公司招采管理制度

公司招采管理制度一、总则（一）目的为规范公司招采工作流程，确保招采活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、工程发包、服务采购等招采活动。（三）基本原则1.合法性原则：招采活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平。3.公开透明原则：招采信息、程序、结果等应向相关方公开，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、招采组织与职责（一）招采决策机构1.采购委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议重大招采项目的采购策略、预算、供应商选择等关键事项，做出决策。2.采购领导小组组成：由采购部门负责人及相关业务部门负责人组成。职责：负责对一般性招采项目进行审核和指导，协调解决招采过程中的问题。（二）采购执行部门1.采购部门职责：负责制定采购计划和预算，组织实施招采活动。收集、整理供应商信息，建立供应商库。与供应商进行商务谈判、签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责采购文件的编制、存档等工作。2.需求部门职责：提出物资、工程或服务的需求申请，明确规格、数量、质量等要求。参与供应商考察、评标等招采环节，提供专业意见。协助采购部门进行合同验收工作。（三）监督部门1.审计部门职责：对招采活动进行审计监督，检查招采程序的合规性、采购成本的合理性等，提出审计意见和建议。2.监察部门职责：对招采活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护招采秩序。三、招采流程（一）需求提出1.需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，报分管领导审批。对于重大采购项目，需经采购委员会审议通过。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购需求，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、预算金额等。2.采购计划报采购领导小组审核，经审核通过后实施。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理、分类和筛选，建立供应商库。2.供应商考察根据采购项目的要求，采购部门会同需求部门等相关人员对潜在供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产能力、质量控制、信誉状况、售后服务等方面。填写《供应商考察报告》，记录考察情况和评价意见。3.供应商评估与准入采购部门组织相关人员对考察合格的供应商进行综合评估，评估指标包括价格、质量、交货期、售后服务等。根据评估结果，确定合格供应商名单，报采购领导小组审批后纳入供应商库。对于新准入的供应商，采购部门与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。4.供应商日常管理采购部门定期对供应商进行绩效评估，评估内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）采购方式选择1.公开招标适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的项目。招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购部门组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。采购部门向中标候选人发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目。招标程序：参照公开招标程序，由采购部门向特定的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。谈判程序：采购部门成立谈判小组，确定参加谈判的供应商名单。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案。谈判小组进行多轮谈判，根据谈判情况确定成交供应商，并与其签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因，报采购领导小组审批。经审批通过后，与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价程序：采购部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商报价。供应商在规定时间内提交报价文件。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。（五）采购文件编制1.根据采购方式和项目要求，采购部门编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件格式、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、售后服务等条款，确保供应商能够准确理解采购需求。3.采购文件编制完成后，报采购领导小组审核，经审核通过后发布。（六）招标、投标与开标1.公开招标和邀请招标采购部门发布招标公告或投标邀请书后，供应商按照要求报名并购买招标文件。供应商在规定时间内编制投标文件，并在投标截止时间前将投标文件送达指定地点。采购部门在规定时间和地点组织开标会议，当众开启投标文件，宣布投标人名称、投标价格、交货期等主要内容。2.竞争性谈判采购部门向确定的参加谈判的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。供应商按照谈判文件的要求编制响应文件，并在规定时间内提交。采购部门组织谈判会议，与供应商进行谈判，要求供应商进行报价和技术方案阐述。（七）评标与定标1.评标对于招标项目，采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门代表、技术专家、经济专家等组成。评标委员会按照招标文件规定的评标标准，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况。2.定标采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并通知未中标供应商。（八）合同签订与执行1.合同签订中标供应商确定后，采购部门与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，应报法律部门审核，确保合同的合法性和有效性。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货或提供服务。需求部门协助采购部门进行合同验收工作，对验收合格的物资或服务进行确认。如供应商出现违约行为，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（九）验收与付款1.验收采购项目完成后，需求部门组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括物资或服务的规格、数量、质量等方面。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并签字确认。2.付款采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，报财务部门审核。财务部门审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。四、招采预算管理（一）预算编制1.采购部门根据采购计划和历史采购数据，结合市场价格变化趋势，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、规格、数量、预计采购金额等内容，并报采购领导小组审核。3.采购领导小组对采购预算草案进行审核，根据公司经营状况和资金情况进行调整，确定最终的采购预算。（二）预算执行与控制1.采购部门严格按照采购预算组织实施招采活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因和金额，报采购领导小组审批。3.财务部门对采购预算的执行情况进行监控，定期与采购部门核对预算执行情况，确保采购支出在预算范围内。五、招采风险管理（一）风险识别1.采购部门会同相关部门对招采活动中可能存在的风险进行识别，包括供应商违约风险、市场价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，分析其产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险等级分为高、中、低三个级别，分别采取不同的风险应对措施。（三）风险应对1.供应商违约风险选择信誉良好、实力较强的供应商，并与其签订详细的合同，明确违约责任。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的绩效，及时发现和解决问题。建立供应商违约应急预案，如寻找替代供应商、调整采购计划等，降低违约风险对公司的影响。2.市场价格波动风险关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化趋势。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况合理调整采购价格。采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。3.质量风险在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强对采购物资或服务的质量检验。要求供应商提供质量保证文件，对质量不合格的产品或服务，按照合同约定进行处理。建立质量追溯机制，对出现质量问题的供应商进行追究和整改。4.法律风险采购活动严格遵守国家法律法规，确保招采程序合法合规。重大采购项目聘请专业法律顾问进行法律审核，防范法律风险。加强对采购人员的法律培训，提高法律意识。六、招采监督与审计（一）监督机制1.审计部门和监察部门定期对招采活动进行监督检查，检查内容包括招采程序的执行情况、采购文件的编制与审核、供应商选择与管理等方面。2.设立举报邮箱和电话，接受公司内部员工和外部供应商的举报，