公设备管理制度

公设备管理制度一、总则1.目的为了加强公司办公设备的管理，规范办公设备的采购、使用、维护、报废等流程，提高办公设备的使用效率，降低办公成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公设备的管理，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、空调、办公家具等。3.管理原则遵循"统一管理、分级负责、合理配置、高效使用、定期维护、及时更新"的原则，确保办公设备满足公司业务需求，为公司的正常运营提供有力支持。二、职责分工1.行政部门负责办公设备管理制度的制定、修订和完善，并监督执行。统筹办公设备的采购、选型、配置规划，根据公司需求和预算，提出合理的采购建议。建立办公设备台账，记录设备的购置、使用、维护、调配、报废等情况。组织办公设备的验收、入库、发放、调配等工作。定期组织办公设备的盘点清查，确保账实相符。负责联系专业维修服务商，安排办公设备的日常维修、保养和故障排除工作。对办公设备的使用情况进行监督检查，及时发现和纠正违规使用行为。2.使用部门负责本部门办公设备的日常使用、保管和清洁维护工作，确保设备正常运行。配合行政部门做好办公设备的采购需求调研和选型工作，提供相关技术参数和使用要求。及时向行政部门反馈办公设备的使用状况和故障情况，协助维修人员进行维修。负责本部门办公设备的资产安全，防止设备丢失、损坏或被盗。按照规定办理办公设备的领用、归还、内部调配等手续。3.财务部门负责办公设备采购资金的预算编制、审核和支付管理。对办公设备的购置、维修、报废等费用进行核算和监督，确保费用支出合理合规。参与办公设备的盘点清查工作，协助核实资产价值。三、办公设备采购管理1.采购申请各部门根据工作需要，如需新增办公设备或更换现有设备，应提前填写《办公设备采购申请表》，详细说明设备名称、型号、规格、数量、用途、预算等信息，并经部门负责人签字确认后提交至行政部门。行政部门对各部门提交的采购申请进行汇总审核，结合公司办公设备配置标准和预算情况，提出审核意见，报公司领导审批。2.采购流程经公司领导审批同意的采购申请，由行政部门负责组织实施采购。采购人员应通过多种渠道进行市场调研，选择性价比高、质量可靠、售后服务好的供应商进行采购。采购人员与供应商签订采购合同，明确设备规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款，并确保合同条款符合公司要求和法律法规规定。对于金额较大或重要的办公设备采购项目，应按照公司相关规定进行招标采购或邀请招标采购，确保采购过程公开、公平、公正。3.验收与入库办公设备到货后，行政部门应及时组织使用部门、采购人员等相关人员进行验收。验收内容包括设备的规格、型号、数量、外观、性能、随机附件等是否与合同约定相符。验收合格的办公设备，由行政部门办理入库手续，填写《办公设备入库单》，并将设备存放至指定仓库或办公区域。验收不合格的设备，应及时与供应商联系退换货事宜。四、办公设备使用管理1.领用与发放使用部门根据工作需要，填写《办公设备领用申请表》，经部门负责人签字后到行政部门领取办公设备。行政部门按照申请表发放设备，并在《办公设备台账》上记录领用情况。领用人员应在《办公设备领用登记表》上签字确认，领取设备时需检查设备外观及配件是否齐全，如有问题应及时向行政部门反映。2.使用规范办公设备使用人员应严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备设置或拆卸设备部件。严禁在办公设备上安装与工作无关的软件或游戏，不得利用办公设备从事违法违规活动。保持办公设备的清洁卫生，定期对设备进行擦拭和保养，防止灰尘、污渍等影响设备性能。下班前应关闭办公设备电源，妥善保管设备及相关配件，防止设备损坏或丢失。3.维修与保养办公设备出现故障时，使用人员应及时向行政部门报修，填写《办公设备维修申请表》，说明故障现象、发生时间等情况。行政部门接到维修申请后，应及时联系专业维修服务商进行维修。对于一般性故障，维修人员应尽快到达现场进行维修；对于复杂故障，应及时协调解决，确保设备尽快恢复正常使用。行政部门应建立办公设备维修档案，记录每次维修的时间、内容、维修费用等信息。定期对办公设备进行保养维护，如清洁设备、更换耗材、检查设备性能等，确保设备处于良好运行状态。行政部门应制定办公设备保养计划，并组织实施。4.借用与归还因工作需要借用办公设备的，借用部门应填写《办公设备借用申请表》，经借用部门负责人和设备所属部门负责人签字同意后，到行政部门办理借用手续。借用人员应按照规定时间归还借用设备，归还时需确保设备完好无损，如有损坏应照价赔偿。行政部门在设备归还后，应及时在《办公设备台账》上记录归还情况。5.内部调配公司内部各部门之间因工作需要调配办公设备的，由调出部门填写《办公设备内部调配申请表》，经调出部门和调入部门负责人签字同意后，报行政部门办理调配手续。行政部门负责组织设备的调配工作，并在《办公设备台账》上更新设备所属部门信息。五、办公设备资产管理1.台账管理行政部门应建立完善的办公设备台账，详细记录每台办公设备的基本信息（包括设备名称、型号、规格、购置日期、购置价格、使用部门等）、使用状况、维修保养情况、调配情况、报废情况等。办公设备台账应定期更新，确保账实相符。如有设备信息变更或设备增减变动，应及时在台账中进行记录。2.盘点清查行政部门应定期组织办公设备的盘点清查工作，每年至少进行一次全面盘点。盘点内容包括设备数量、设备状态、设备存放地点等，确保账实相符。盘点结束后，行政部门应编制《办公设备盘点报告》，对盘点结果进行总结分析。如发现账实不符情况，应及时查明原因，提出处理意见，并报公司领导审批。3.报废管理办公设备因使用年限已久、技术落后、损坏无法修复等原因，确需报废的，由使用部门填写《办公设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、购置时间、使用情况等，并附上设备照片。行政部门对报废申请进行初步审核，组织相关技术人员对设备进行鉴定，确认是否符合报废条件。审核通过后，报公司领导审批。经公司领导批准报废的办公设备，由行政部门负责统一处理。对于有残值的设备，应按照相关规定进行变卖处理，变卖收入上缴公司财务。六、办公设备耗材管理1.耗材采购办公设备耗材（如打印机墨盒、硒鼓、复印纸、打印纸等）由行政部门统一采购。行政部门应根据各部门的使用情况，结合库存数量，定期编制耗材采购计划，经公司领导审批后进行采购。采购人员应选择质量可靠、价格合理的耗材供应商，签订采购合同，并确保耗材的供应及时性和质量稳定性。2.耗材领用各部门根据工作需要，填写《办公设备耗材领用申请表》，经部门负责人签字后到行政部门领取耗材。行政部门按照申请表发放耗材，并在《办公设备耗材台账》上记录领用情况。领用人员应在《办公设备耗材领用登记表》上签字确认，领用后需妥善保管耗材，防止浪费和丢失。3.耗材使用管理办公设备使用人员应按照操作规程合理使用耗材，避免浪费。如发现耗材使用异常情况，应及时向行政部门反馈。行政部门应定期统计各部门的耗材使用情况，分析耗材消耗规律，采取有效措施降低耗材成本。七、办公设备安全管理1.网络安全对于连接网络的办公设备，应采取必要的网络安全防护措施，如安装防火墙、杀毒软件、加密设备等，防止网络攻击、病毒感染、数据泄露等安全事件发生。办公设备使用人员应设置强密码，并定期更换密码。严禁在办公设备上使用弱密码或共享账号。严格控制办公设备的网络访问权限，未经授权不得随意接入外部网络或共享网络资源。2.数据安全重要办公设备的数据应定期进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。办公设备使用人员应妥善保管个人账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。如需他人使用设备，应在监督下进行操作，并及时清理操作记录。对于涉及公司机密数据的办公设备，应采取加密存储、访问控制等安全措施，确保数据安全。3.实体安全办公设备应放置在安全、干燥、通风的环境中，避免阳光直射、潮湿、灰尘等对设备造成损害。加强对办公区域的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，防止办公设备被盗或损坏。对于贵重办公设备或关键岗位使用的办公设备，可采取额外的安全防护措施，如安装防盗报警装置、设置专人保管等。八、监督与考核1.监督检查行政部门应定期对办公设备的使用情况进行监督检查，检查内容包括设备的使用规范、维护保养、安全管理等方面。对于发现的问题，应及时督促相关部门和人员进行整改。公司领导有权对办公设备管理情况进行不定期抽查，对发现的违规行为和管理漏洞提出批评和改进意见。2.考核评价建立办公设备管理考核评价机制，对各部门办公设备管理工作进行量化考核。考核指标包括设备完好率、设备利用率、维修费用控制、耗材