院系档案管理制度VIP

院系档案管理制度一、总则（一）目的为了加强院系档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于院系内各部门、各学科专业在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：院系档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理机构或人员负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映院系各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案材料。3.完整性原则：全面收集、整理与院系工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置院系设立档案管理室，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定院系档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管院系各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.按照规定向学校档案馆移交应归档的档案，并办理相关手续。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.开展档案利用工作，为教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。8.做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。（三）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并在规定时间内移交档案管理室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和督促检查，确保档案工作的顺利开展。3.配合档案管理室做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、课程教案、教学日历、学生成绩册、试卷、实习报告、毕业论文（设计）等。2.科研档案：包括科研项目申请书、任务书、开题报告、研究成果、学术论文、著作、科研奖励等。3.师资队伍建设档案：包括教师个人简历、教学科研成果、进修培训记录、考核评价等。4.学生管理档案：包括学生学籍档案、奖惩记录、综合素质测评、毕业生就业材料等。5.行政管理档案：包括院系工作计划、总结、会议记录、规章制度、各类报表、重要文件等。6.其他档案：包括外事活动档案、校友档案、实物档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照相关标准和规范进行收集和整理，确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和保管期限进行分类，可分为党群类、行政类、教学类、科研类、学生类、外事类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.档案架：用于存放档案，应根据档案的数量和种类合理配置。2.防火设备：如灭火器、消防栓等，确保档案库房的消防安全。3.防潮设备：如除湿机、空调等，控制库房的湿度。4.防虫设备：如防虫药、防虫网等，防止档案被虫蛀。5.防盗设备：如防盗门、防盗窗、监控设备等，保障档案的安全。6.防光设备：如窗帘、遮光布等，避免档案受到阳光直射。7.防尘设备：如吸尘器、空气净化器等，保持库房的清洁。（三）档案保管期限1.永久保管：凡是反映院系主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案期限分为30年、10年。具体保管期限根据档案的重要程度和利用价值确定。（四）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。2.建立档案保管账目，定期对档案进行核对和清点，确保档案的数量和质量。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，保证档案的完整性。4.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。五、档案的利用（一）利用范围1.教学人员利用档案进行教学研究、编写教材、备课等。2.科研人员利用档案开展科研项目申报、研究、成果鉴定等工作。3.管理人员利用档案进行决策参考、工作指导、政策制定等。4.学生利用档案查阅个人学籍、成绩、奖惩等信息。5.其他需要利用档案的单位或个人。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：对于确需借出档案的，应严格履行借阅手续，明确借阅期限和归还时间，并要求借阅者妥善保管档案，不得转借、复印、涂改、损坏档案。3.出具证明：档案管理室可根据利用者的要求，出具档案证明材料，证明材料应加盖档案管理室印章。（三）利用程序1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、内容和范围等。2.档案管理人员对利用申请表进行审核，符合利用条件的，予以批准。3.利用者按照档案管理人员指定的地点和方式进行查阅或借阅档案。4.利用结束后，利用者应及时归还档案，并在档案利用登记表上签字确认。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和利用。2.重要档案的利用应经院系领导批准，并在档案管理人员的监督下进行。3.档案原件一般不外借，如有特殊情况需要外借的，应报院系领导批准，并采取必要的保护措施。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由院系分管领导、档案管理室负责人、各部门兼职档案员等组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定原则1.从实际出发，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值进行鉴定。2.全面分析档案的内容、来源、形式等因素，准确判断档案的价值。3.严格按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其价值。2.分析比较法：与同类档案进行比较，分析其价值大小。3.专家咨询法：听取专家意见，对档案的价值进行评估。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经院系领导审批后，报学校档案馆备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.监销人员在档案销毁后，应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，按照规定上报学校档案馆。3.档案统计数据应作为档案管理工作的重要依据，为档案管理决策提供支持。（二）移交工作1.院系应按照学校档案馆的要求，定期向学校档案馆移交应归档的档案。2.