外单位管理制度

外单位管理制度总则1.目的本管理制度旨在规范与外单位的合作行为，明确双方权利与义务，确保合作顺利开展，维护公司合法权益，促进公司与外单位的共同发展。2.适用范围本制度适用于公司与所有外单位（包括但不限于供应商、承包商、合作伙伴、服务提供商等）之间的各类合作业务。3.基本原则合法合规：合作行为必须遵守国家法律法规及相关政策要求。平等互利：双方在合作中应遵循平等、自愿、公平、等价有偿的原则，实现互利共赢。诚实守信：合作双方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的合作关系。严格管理：公司对外单位合作进行全过程严格管理，确保合作项目按计划推进，达到预期目标。合作单位选择与准入1.合作需求评估各部门根据业务发展需要，提前进行合作需求评估，明确合作项目的目标、内容、要求及预期效果等，形成合作需求报告，报公司管理层审批。2.合作单位筛选建立合作单位信息库：收集潜在合作单位的基本信息，包括企业概况、经营范围、资质证书、业绩情况、信誉评价等，建立信息库并定期更新。初步筛选：根据合作需求，从信息库中筛选出符合基本条件的潜在合作单位，向其发送合作意向书，要求其提供详细合作方案及报价。实地考察：对初步筛选出的合作单位进行实地考察，了解其实际运营状况、生产能力、技术水平、管理团队等情况，评估其是否具备合作条件。综合评估：组织相关部门及专业人员对合作单位的合作方案、报价、实地考察情况等进行综合评估，确定合作候选单位名单。3.合作单位准入审批提交申请：合作候选单位确定后，由业务部门填写《外单位合作准入申请表》，附上合作单位详细资料、合作方案、评估报告等，报公司管理层审批。审批流程：管理层根据申请材料进行审核，必要时可组织相关人员进行会审。审批通过后，合作单位方可进入公司合作单位名录，获得合作准入资格。合作合同管理1.合同起草与审核合同起草：合作业务确定后，由业务部门负责起草合作合同文本，明确双方权利义务、合作内容、价格条款、质量标准、交付时间、验收方式、违约责任等关键条款。合同审核：合同文本起草完成后，提交公司法务部门进行法律审核，确保合同内容合法合规；同时提交财务部门进行财务审核，评估合同财务风险；必要时还需提交相关专业部门进行专业性审核，提出修改意见。修改完善：业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同条款准确、清晰、完整，避免潜在法律纠纷和财务风险。2.合同签订授权签约：合同文本经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与合作单位签订合作合同。授权代表应持有公司法定代表人签署的授权委托书，明确授权范围和期限。合同盖章：合同签订后，按照公司印章管理规定进行盖章，确保合同生效。3.合同执行与跟踪任务分解：业务部门将合同约定的合作任务进行分解，明确责任人和时间节点，制定详细的项目执行计划。进度跟踪：定期对合作项目执行情况进行跟踪检查，及时掌握项目进展动态，协调解决合作过程中出现的问题。如发现合作单位存在违约行为或可能影响合同履行的问题，应及时采取措施进行纠正和处理。信息沟通：建立与合作单位的定期沟通机制，保持信息畅通，及时交流合作进展情况、存在的问题及解决方案等。4.合同变更与解除变更申请：合作过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，由业务部门提出合同变更申请，说明变更原因、内容及对合作项目的影响，附上相关证明材料。审批流程：合同变更申请经业务部门负责人审核后，提交公司管理层审批。重大合同变更还需经法务部门审核同意。变更签订：合同变更申请获得批准后，双方就变更内容协商一致，并签订书面合同变更协议。解除程序：如因不可抗力、合作单位严重违约或其他原因需要解除合同，由业务部门提出合同解除申请，说明解除原因及依据，附上相关证明材料。经法务部门审核、公司管理层审批后，向合作单位发出书面解除通知，并按照合同约定办理相关手续。外单位人员管理1.人员资质审核提供资料：合作单位应向公司提供参与合作项目的人员名单、简历、资质证书等相关资料，确保人员具备完成合作任务所需的专业技能和工作经验。审核备案：公司对合作单位提供的人员资料进行审核，对于关键岗位人员的资质证书等进行查验核实，并将人员信息进行备案管理。2.人员培训与教育安全培训：对于进入公司作业区域的外单位人员，公司负责组织进行安全培训教育，使其熟悉公司安全规章制度、作业环境及安全风险防范措施等。培训合格后方可上岗作业。业务培训：根据合作项目需要，业务部门可对外单位人员进行相关业务培训，使其了解公司业务流程、技术要求、质量标准等，确保其能够按照公司要求完成合作任务。3.人员行为规范遵守规定：外单位人员在公司作业期间，必须遵守公司的各项规章制度，服从公司的统一管理和指挥。着装标识：外单位人员应按照公司要求统一着装，佩戴明显的标识牌，以便于识别和管理。禁止行为：严禁外单位人员在公司内从事与合作项目无关的活动，禁止吸烟、酗酒、赌博等违法违纪行为；不得擅自进入公司限制区域；不得泄露公司商业秘密和技术信息等。外单位作业安全管理1.安全协议签订在与外单位签订合作合同的同时，必须签订《外单位安全管理协议》，明确双方的安全责任、安全管理要求、安全事故处理等条款，确保外单位作业安全管理有章可循。2.安全交底作业前交底：在合作项目作业前，公司业务部门应向外单位进行安全交底，详细介绍作业现场的安全状况、危险因素、安全防范措施及应急处置要求等，并形成书面记录。动态交底：在作业过程中，如作业环境、作业内容等发生变化，应及时向外单位进行动态安全交底，确保外单位人员始终了解作业现场安全风险及防范措施。3.安全监督检查定期检查：公司安全管理部门定期对外单位作业现场进行安全监督检查，重点检查安全管理制度执行情况、安全防护设施配备情况、人员操作规范情况等，发现问题及时下达整改通知书，要求外单位限期整改。不定期抽查：安全管理部门不定期对外单位作业现场进行抽查，对发现的安全隐患及时督促外单位进行整改，确保作业现场安全。隐患整改跟踪：建立外单位安全隐患整改跟踪机制，对整改情况进行跟踪复查，直至隐患消除。对整改不力的外单位，按照合同约定进行严肃处理。4.应急管理应急预案制定：外单位应根据合作项目特点和作业现场实际情况，制定相应的安全生产应急预案，并报公司备案。应急演练：外单位应定期组织应急演练，提高应急处置能力。公司可根据实际情况，要求外单位参与公司组织的联合应急演练，检验和提升整体应急协同能力。应急响应：发生安全事故时，外单位应立即启动应急预案进行应急处置，并及时向公司报告。公司应按照应急预案迅速组织救援，配合相关部门做好事故调查处理工作。外单位质量管理1.质量标准明确在合作合同中明确质量标准和验收规范，要求外单位按照标准和规范提供产品或服务。质量标准应具体、明确、可衡量，具有可操作性。2.质量控制措施过程监控：业务部门对外单位产品生产或服务提供过程进行质量监控，定期检查质量控制文件执行情况、生产工艺操作情况、原材料检验情况等，发现质量问题及时要求外单位整改。检验检测：按照合同约定的质量标准和验收规范，对外单位提供的产品或服务进行检验检测。可采用自行检验、委托第三方检测机构检测等方式，确保产品或服务质量符合要求。3.验收管理验收申请：外单位完成合作任务后，应向公司提交验收申请，附上相关质量证明文件、检验检测报告等资料。验收组织：公司业务部门组织相关专业人员成立验收小组，按照合同约定的验收标准和程序对外单位提供的产品或服务进行验收。验收结论：验收小组根据验收情况出具验收报告，明确验收结论。验收合格的，双方办理相关结算和交接手续；验收不合格的，要求外单位限期整改，直至验收合格。如因质量问题给公司造成损失的，外单位应承担相应赔偿责任。外单位费用结算与支付管理1.费用预算与合同约定费用预算编制：业务部门在合作项目启动前，根据合作内容、工作量、市场价格等因素编制费用预算，报公司管理层审批。费用预算应明确各项费用明细及金额，作为合同签订和费用控制的依据。合同约定支付条款：在合作合同中明确费用结算方式、支付时间节点、支付比例等支付条款，确保费用支付有合同依据。2.费用结算流程结算申请：外单位按照合同约定完成合作任务并经公司验收合格后，向公司提交费用结算申请，附上相关证明材料，如发票、验收报告、工作量清单等。审核流程：业务部门对结算申请进行初审，核实合作任务完成情况、费用计算准确性等；财务部门进行复审，审核发票合规性、费用支付范围及金额等；必要时，审计部门进行审计监督。支付审批：经业务部门、财务部门审核通过后，结算申请提交公司管理层审批。审批通过后，财务部门按照合同约定办理费用支付手续。3.支付方式与时间支付方式：根据合作单位性质和合同约定，可采用银行转账、支票、汇票等支付方式。原则上应通过银行转账方式支付，确保资金支付安全、规范。支付时间：严格按照合同约定的支付时间节点进行支付，不得无故拖延。如因特殊情况需要调整支付时间，应提前与合作单位沟通协商，并取得对方同意。外单位考核与评价1.考核评价指标设定合作项目完成情况：包括合作任务按时完成率、质量达标率、成本控制情况等。安全管理情况：如安全事故发生率、安全制度执行情况、安全隐患整改情况等。质量管理情况：产品或服务质量合格率、客户满意度等。合同履行情况：是否严格履行合同约定的各项义务，有无违约行为等。配合协作情况：与公司各部门的沟通协作是否顺畅，对公司工作安排的配合程度等。2.考核评价周期定期考核：每季度或每半年对外单位进行一次定期考核评价，形成考核评价报告。项目结束考核：合作项目结束后，及时对外单位进行全面考核评价，作为项目总结和后续合作决策的重要依据。3.考核评价方式资料审查：查阅外单位提交的合作项目资料、工作报告、财务报表、质量检验报告、安全检查记录等，了解其工作开展情况。现场检查：对合作项目作业现场进行实地检查，查看工作进度、质量状况、安全措施落实情况等。客户反馈：收集公司内部相关部门及客户对合作单位的反馈意见，了解其服务质量和满意度。沟通访谈：与外单位相关人员进行沟通访谈，了解其工作思路、合作感受及存在的问题等。4.考核评价结果应用表彰奖励：对于考核评价结果优秀的外单位，给予表彰奖励，如颁发荣誉证书、增加合作机会、给予一定经济奖励等，激励其继续保持良好合作状态。督促整改：对于考核评价结果不达标的外单位，下达整改通知书，要求其限期整改。整改期间，