系用印管理制度

系用印管理制度一、总则（一）目的为规范公司印章的使用管理，保障公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司。公司所有印章的刻制、启用、保管、使用、更换、废止等事项均适用本制度。（三）印章分类1.公司公章：是公司对外行使权力的象征，用于以公司名义发出的各类文件、信函、合同、协议、证明等。2.法定代表人章：用于特定的财务、合同等文件，与公司公章配合使用。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、通知等。6.业务专用章：如人力资源部的招聘专用章、市场部的活动专用章等，用于特定业务范围内的文件。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，提交公司分管领导审批。审批通过后，由行政部门统一安排印章刻制，选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时与印章制作单位进行核对，确保印章内容准确无误。同时，行政部门应留存印章制作单位的相关资质证明及印章印模备案。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附上印章印模。经公司法定代表人或其授权代表签字批准后，方可启用。2.行政部门应将印章启用信息以书面形式通知相关部门和人员，并在公司内部进行公示。同时，行政部门应建立印章启用台账，记录印章启用的时间、名称、印模等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.公司印章实行专人保管制度，确保印章安全。严禁将印章交由非授权人员保管。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。（二）保管职责1.公司公章：由公司行政部门指定专人保管。保管人员应确保公章存放安全，未经授权不得擅自使用。2.法定代表人章：由法定代表人或其授权的专人保管。保管人员应根据公司法定代表人的指示使用印章。3.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管。保管人员应严格按照财务制度使用印章，确保财务业务的准确性和安全性。4.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管。保管人员应根据合同审批流程使用印章，确保合同签订的合法性和有效性。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管。保管人员应在部门范围内使用印章，并对印章使用的规范性负责。6.业务专用章：由相关业务部门指定专人保管。保管人员应按照业务规定使用印章，确保业务文件的真实性和有效性。（三）保管要求1.印章保管人员应设立专门的印章保管箱或保险柜，将印章存放其中，并妥善保管钥匙。2.印章保管人员不得将印章带出公司办公区域。如因工作需要确需带出的，须经公司分管领导批准，并办理相关借用手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏或遗失的情况，应及时报告并采取相应措施。4.印章保管人员因工作变动或其他原因不能继续保管印章时，应及时办理印章交接手续。交接手续应在公司行政部门或相关部门的监督下进行，确保印章交接清楚、责任明确。四、印章的使用（一）使用流程1.填写用印申请表：用印人应根据用印事项填写《用印申请表》，详细说明用印文件名称、文号、用印内容、用印份数、用印日期等信息，并签字确认。2.审批：一般性文件用印，经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。重要文件、合同、协议等用印，需经部门负责人、公司分管领导审核签字后，报公司法定代表人或其授权代表审批。涉及财务、人事等重要事项的用印，除按上述流程审批外，还需相关部门负责人会签。3.用印：用印申请表经审批通过后，用印人携带申请表及相关文件到印章保管人员处用印。印章保管人员应认真核对用印申请表与文件内容是否一致，审批手续是否齐全。核对无误后，在用印申请表上加盖"已用印"章，并在用印文件上加盖相应印章。用印时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。4.登记：印章保管人员在用印后，应及时在《印章使用登记表》上进行登记，记录用印日期、用印文件名称、文号、用印份数、用印人等信息。（二）使用范围1.公司公章：用于以公司名义发出的各类文件、信函、合同、协议、证明等。2.法定代表人章：用于特定的财务、合同等文件，与公司公章配合使用。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：用于部门内部文件、通知等。6.业务专用章：用于特定业务范围内的文件，如人力资源部的招聘专用章用于招聘相关文件，市场部的活动专用章用于市场活动相关文件等。（三）禁止使用情况1.未经公司法定代表人或其授权代表批准，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公司印章。2.不得为与公司业务无关的单位或个人加盖公司印章。3.不得在虚假或违法的文件上加盖公司印章。五、印章的更换与废止（一）印章更换1.因印章磨损、损坏或其他原因需要更换印章时，由印章保管人员填写《印章更换申请表》，详细说明印章更换原因，并附上原印章印模。经公司行政部门审核后，报公司分管领导审批。2.审批通过后，由行政部门统一安排印章更换事宜。新印章刻制完成后，按照印章启用流程启用新印章，并同时废止原印章。3.印章更换后，行政部门应及时通知相关部门和人员，并对公司内部的相关文件、资料等进行印章更新。（二）印章废止1.印章因磨损、损坏、使用期满或其他原因不再使用时，由印章保管人员填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因，并附上印章印模。经公司行政部门审核后，报公司分管领导审批。2.审批通过后，印章保管人员应将废止印章及时交回公司行政部门。行政部门应将废止印章进行封存，并在公司内部进行公示。3.印章废止后，公司行政部门应建立印章废止台账，记录印章废止的时间、名称、印模等信息。同时，行政部门应将印章废止信息通知相关部门和人员，确保废止印章不再被使用。六、印章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章使用情况进行定期监督检查。审计部门可根据工作需要对印章使用情况进行不定期审计。（二）检查内容1.印章保管是否安全，保管人员是否严格遵守保管制度。2.印章使用流程是否规范，审批手续是否齐全。3.印章使用范围是否符合规定，有无违规使用印章的情况。4.印章登记记录是否完整、准确，是否及时更新。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违