公章保管理制度

公章保管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章的保管与使用管理，保障公司公章的安全与正确使用，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构。（三）定义1.公章：指公司法定名称章、合同专用章、财务专用章等代表公司对外行使权力的印章。2.保管人：指负责具体保管公章的人员。二、公章的种类及用途（一）法定名称章用于公司各类文件、信函、证明等的签署，代表公司的正式名称和法定身份。（二）合同专用章专门用于签订各类经济合同、协议等，明确公司在合同中的权利和义务。（三）财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动，是财务往来的重要标识。（四）其他专用章根据公司业务需要，可能还会有其他专用章，如发票专用章、报关专用章等，其用途按相关规定执行。三、公章的保管（一）保管原则1.专人保管原则：公章必须指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。2.安全保管原则：保管人应将公章存放在安全可靠的地方，确保公章不受损坏、遗失或被盗用。3.分离保管原则：公章保管人与公章使用审批人应相互分离，形成有效的监督机制。（二）保管职责1.法定名称章保管人职责负责法定名称章的日常保管，确保印章安全。严格按照本制度规定的程序和审批权限使用法定名称章。对法定名称章的使用情况进行登记，定期向部门负责人汇报。发现法定名称章遗失、被盗用等异常情况，应立即报告公司领导，并采取相应的措施。2.合同专用章保管人职责负责合同专用章的日常保管，妥善存放印章，防止丢失或损坏。依据合同审批流程，在合同上加盖合同专用章，并确保盖章位置准确、清晰。对合同专用章的使用进行详细登记，记录合同编号、签订日期、对方单位名称等信息。定期核对合同专用章使用记录与合同档案，确保印章使用与合同签订情况一致。3.财务专用章保管人职责负责财务专用章的保管，确保印章安全存放，防止印章被盗用或误用。严格按照财务制度和审批流程使用财务专用章，如开具支票、汇票、收据等。对财务专用章的每一次使用进行详细登记，包括使用日期、用途、金额等信息。定期将财务专用章使用情况向财务负责人汇报，协助财务审计工作。（三）保管地点及设施1.公章应存放在专门的保险柜或安全的印章保管箱内，保险柜或保管箱应设置在安全可靠的办公室内。2.保管地点应安装监控设备，确保公章存放区域24小时处于监控之下。3.保险柜或保管箱应配备两把以上不同钥匙，由保管人及指定的授权人员分别保管，开启时需两人同时在场。（四）公章的交接1.公章保管人因工作调动、离职等原因需要交接公章时，必须办理严格的交接手续。2.交接手续应包括：填写公章交接清单，详细记录交接的公章种类、数量、交接时间、交接双方姓名等信息；双方当面核对公章的完整性和可用性；交接清单由交接双方及监交人签字确认。3.监交人应由公司办公室或人力资源部门指定，确保交接过程的公正、透明。四、公章的使用（一）使用原则1.严格审批原则：公章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。2.用途明确原则：公章使用应明确用途，确保用于公司正常的业务活动。3.登记备案原则：每次公章使用都应进行详细登记，记录使用时间、使用人、用途、文件名称等信息，以备查询和追溯。（二）使用流程1.填写公章使用申请表使用人应根据公章使用的具体情况，填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的原因、用途、文件名称、涉及金额等信息。申请表应包括申请人姓名、部门、申请日期等基本信息。2.审批《公章使用申请表》应按照公司规定的审批权限进行审批。一般情况下，申请使用法定名称章、合同专用章、财务专用章等重要公章，需经部门负责人、分管领导、总经理等多层审批。审批人应认真审核申请表内容，确保公章使用符合公司规定和业务需求。对于不符合规定或存在疑问的申请，审批人应拒绝批准，并说明理由。3.盖章经审批通过后，保管人应在申请人在场的情况下，按照申请表上注明的用途和文件内容，在相应的文件或合同上加盖公章。盖章位置应准确、清晰，确保公章与文件内容相符。4.登记公章使用后，保管人应及时在《公章使用登记簿》上进行登记，记录使用时间、使用人、用途、文件名称、文件编号、盖章份数、审批人等详细信息。登记信息应与《公章使用申请表》内容一致，以便日后查询和核对。（三）特殊情况的处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程申请公章使用时，使用人应电话向部门负责人和分管领导汇报，经同意后可先行使用公章，但事后必须及时补办审批手续，并在《公章使用登记簿》上注明原因和补办情况。2.异地使用公章时，应通过传真或扫描等方式将《公章使用申请表》及相关文件发送给公司总部或当地分支机构的审批人进行审批。审批通过后，由当地分支机构的公章保管人按照本制度规定的流程进行盖章，并及时将盖章后的文件复印件传回公司总部备案。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用公章时，由公司办公室或相关部门提出申请，经公司领导批准后执行。2.公章停用后，保管人应立即将公章交回公司办公室，并在《公章保管登记表》上注明停用日期和原因。3.公司办公室应对停用的公章进行妥善保管，防止公章被误用或丢失。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的公章，由公司办公室组织相关人员进行鉴定，确认可以销毁后，填写《公章销毁申请表》，报公司领导批准。2.公章销毁应采取适当的方式进行，确保公章无法恢复使用。一般情况下，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。3.公章销毁过程应由公司办公室指定专人负责监督，并在《公章销毁登记表》上记录销毁时间、销毁方式、监督人等信息。4.销毁后的《公章销毁申请表》和《公章销毁登记表》应作为公司档案进行保存，以备查阅。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对公章的保管与使用情况进行审计，检查是否存在违规使用公章的行为，以及公章保管和登记制度的执行情况。（二）日常检查公司办公室应不定期对公章的保管情况进行检查，确保公章存放安全，保管人严格履行保管职责。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不