难款呆账管理制度

难款呆账管理制度总则制度目的本制度旨在规范公司难款呆账的管理，加强风险防范，提高资金使用效率，保障公司财务健康和正常运营。通过明确难款呆账的认定标准、处理流程及责任追究等，确保公司能够及时、有效地应对可能出现的款项回收困难情况，最大程度减少损失。适用范围本制度适用于公司与客户发生的各类应收款项，包括但不限于销售货款、服务费用、租金等，无论款项的形成原因是基于何种业务合同或交易行为，只要出现符合难款呆账认定条件的情况，均按照本制度执行。基本原则1.依法合规原则难款呆账的管理必须严格遵守国家法律法规和财务会计准则，确保公司的处理行为合法合规，避免法律风险。2.风险控制原则将难款呆账管理纳入公司整体风险管理体系，通过建立有效的预警机制和处理流程，降低款项无法收回的风险，保障公司资产安全。3.责任明确原则明确各部门及相关人员在难款呆账管理中的职责，确保责任落实到人，避免出现推诿扯皮现象，提高工作效率和效果。4.积极清收原则对于难款呆账，公司应采取积极主动的措施进行清收，尽最大努力减少损失。在清收过程中，要综合运用各种手段，包括协商、法律诉讼等，确保款项回收。难款呆账的认定标准逾期账龄标准1.一般情况下，逾期超过[X]天的应收款项，可初步认定为难款。2.对于账龄较长且多次催款无果的款项，如逾期超过[X]个月或[X]年以上的，应重点关注并进一步评估是否符合呆账认定条件。客户经营状况恶化1.客户出现连续亏损、资金链断裂、停产停业等严重经营困境，导致其无法按时足额支付款项。2.客户涉及重大法律纠纷、诉讼案件，其资产被查封、冻结或已进入破产清算程序，可能影响款项回收。客户信用状况恶化1.客户出现恶意拖欠货款行为，经多次沟通协商仍拒不履行付款义务。2.客户信用评级大幅下降，如从正常评级降至不良评级，且有明显迹象表明其还款能力严重受损。其他特殊情况1.因不可抗力因素导致客户无法履行付款义务，如自然灾害、政府政策调整等，且该情况持续影响客户经营及款项支付能力达[X]个月以上。2.经过公司内部审计或外部审计机构审查，发现存在款项支付异常、交易真实性存疑等问题，导致款项回收存在重大风险。难款呆账的管理职责分工销售部门1.负责客户信用评估与管理，在业务开展前对客户进行全面的信用调查和评估，确保选择信用良好的客户合作。2.签订销售合同或服务协议时，明确付款条款、结算方式等重要内容，并跟踪合同执行情况，及时提醒客户按时付款。3.负责难款呆账的前期催收工作，制定具体的催收计划，与客户保持密切沟通，了解款项逾期原因，积极协商解决方案。财务部门1.定期对应收款项进行账龄分析，及时发现逾期款项，并向销售部门反馈。2.协助销售部门进行催收工作，提供相关财务数据和信息支持，分析客户还款能力和财务状况。3.根据难款呆账的认定标准，对符合条件的款项进行初步认定，并组织相关部门进行审核。4.负责难款呆账的财务核算和账务处理，准确记录呆账损失情况。法务部门1.为公司难款呆账管理提供法律咨询和支持，协助制定合法有效的催收策略和措施。2.对涉及法律纠纷的难款呆账，负责起草法律文书、参与诉讼或仲裁活动，维护公司合法权益。3.审查销售合同、服务协议等相关业务文件，确保合同条款合法合规，为款项回收提供法律保障。风险管理部门1.负责对难款呆账管理工作进行风险评估和监控，制定风险预警指标和机制。2.定期对难款呆账的处理情况进行分析和总结，提出改进建议和措施，完善公司风险管理体系。3.参与难款呆账的审核工作，从风险管理角度提供专业意见和建议。难款呆账的处理流程预警阶段1.财务部门每月定期生成应收款项账龄分析报告，对逾期超过规定天数的款项进行重点标注，发送给销售部门及相关领导。2.销售部门收到账龄分析报告后，立即对逾期款项进行梳理，了解客户逾期原因，并在[X]个工作日内制定初步的催收计划，报上级领导审批。催收阶段1.销售部门按照审批后的催收计划，通过电话、邮件、函件等方式与客户进行沟通，了解款项逾期情况，明确告知客户还款要求和期限，并记录沟通情况。2.对于多次沟通仍未还款的客户，销售部门应上门拜访，与客户面对面协商解决方案，争取达成还款协议。在上门拜访过程中，注意收集客户经营状况、财务状况等相关信息，为后续评估提供依据。3.根据客户实际情况，销售部门可采取灵活多样的催收方式，如协商分期还款、提供延期付款优惠政策等，以促使客户尽快还款。审核认定阶段1.当催收工作持续[X]个月仍无明显进展，且客户还款意愿和能力较差时，销售部门应填写难款呆账认定申请表，详细说明款项逾期情况、催收过程、客户经营及财务状况等，并提交相关证明材料。2.财务部门收到申请表后，对申请款项的财务数据进行核实，结合客户信用评级、历史交易记录等信息，对款项是否符合难款呆账认定标准进行初步审核。3.风险管理部门从风险管理角度对申请款项进行评估，分析可能存在的风险因素及对公司的影响程度，并提出风险评估意见。4.法务部门对涉及难款呆账的业务合同、往来文件等进行法律审查，判断公司在款项回收过程中的法律风险和诉讼可行性，并提供法律意见。5.由销售部门、财务部门、风险管理部门、法务部门组成的难款呆账审核小组，对申请款项进行集中审核。审核小组应充分讨论，综合各部门意见，根据难款呆账认定标准，做出是否认定为难款呆账的决定。审核结果报公司管理层审批。处理阶段1.若款项被认定为难款呆账，财务部门应按照公司财务制度和相关会计准则，对呆账损失进行账务处理，及时确认损失金额。2.销售部门继续负责与客户保持联系，尝试通过各种方式清收款项。对于有一定回收希望的难款，可采取委托专业催收机构进行催收、以物抵债等方式处理。3.对于确实无法收回的呆账，经公司管理层批准后，可按照相关规定进行核销。核销后的呆账应实行账销案存管理，继续保留追索权，并定期对已核销呆账进行跟踪检查，一旦发现客户有还款能力或其他可收回款项的线索，应及时恢复催收。4.在难款呆账处理过程中，若涉及法律诉讼或仲裁，法务部门应积极组织相关证据材料，代表公司参与诉讼或仲裁活动，争取最大程度挽回损失。难款呆账的跟踪与监督建立跟踪台账财务部门应设立难款呆账跟踪台账，详细记录每笔难款呆账的基本信息、处理过程、催收进展、回收情况等。跟踪台账应定期更新，确保信息的及时性和准确性。定期汇报制度1.销售部门每周向财务部门汇报难款呆账的催收进展情况，包括与客户沟通情况、采取的催收措施及取得的成效等。2.财务部门每月汇总难款呆账跟踪台账信息，形成难款呆账管理月报，向公司管理层及相关部门汇报。月报内容应包括难款呆账的总体情况、处理进度、存在问题及下一步工作计划等。3.对于重大难款呆账项目，由销售部门牵头组织相关部门召开专题会议，及时汇报项目进展情况，共同商讨解决方案，确保难款呆账管理工作顺利推进。监督检查机制1.公司内部审计部门定期对难款呆账管理工作进行审计检查，重点审查难款呆账的认定标准执行情况、处理流程合规性、责任落实情况等，发现问题及时督促整改。2.风险管理部门对难款呆账管理工作进行实时监控，根据风险预警指标，及时发现潜在风险，并提出风险防控建议。对于风险较大的难款呆账项目，应重点关注并参与处理过程。责任追究制度责任认定原则1.对于因主观故意或重大过失导致难款呆账形成的相关责任人，应严肃追究责任。2.责任认定应遵循实事求是、客观公正的原则，根据责任人在款项形成及回收过程中所承担的职责和过错程度，确定相应的责任。责任追究情形1.销售部门在客户信用评估环节未认真履行职责，对客户信用状况调查不实，导致与信用不良客户合作，从而引发难款呆账的。2.销售部门在签订销售合同或服务协议时，未明确付款条款、结算方式等重要内容，或对合同执行情况跟踪不力，导致款项逾期未及时催收的。3.销售部门在难款呆账催收过程中，未按照规定的催收流程和措施执行，消极对待催收工作，致使款项回收错过最佳时机的。4.财务部门在应收款项管理方面存在疏忽，未及时进行账龄分析、预警提醒，或在难款呆账审核认定过程中把关不严，导致不符合条件的款项被误认定或未及时发现应认定的难款呆账的。5.法务部门在业务合同审查、法律风险防控等方面工作不到位，导致合同条款存在漏洞或法律风险，影响款项回收的。6.其他因个人原因导致难款呆账形成或扩大损失的行为。责任追究方式1.批评教育：对于情节较轻、未给公司造成重大损失的责任人，给予批评教育，责令其做出书面检讨，并提出整改措施。2.经济处罚：根据责任人的过错程度和造成的损失大小，扣发一定比例的绩效奖金、工资等，作为经济处罚。经济处罚金额应与损失金额挂钩，原则上不低于损失金额的[X]%。3.岗位调整：对于因工作失误导致难款呆账形成的责任人，可根据情况进行岗位调整，降职、降薪或调至其他岗位工作。4.法律追究：对于因故意行为导致难款呆账形成，给公司造成重大损失的责任人，公司将依法追究其法律责任，通过