高管备案管理制度

高管备案管理制度一、总则（一）目的为加强对公司高级管理人员（以下简称"高管"）的管理，规范高管备案工作，确保公司治理结构的完善和运营的合规性，根据国家法律法规及相关监管要求，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司董事会成员、监事会成员、总经理、副总经理、财务负责人等高级管理人员。（三）基本原则1.依法合规原则高管备案工作应严格遵守国家法律法规、规范性文件以及监管部门的要求，确保备案信息真实、准确、完整、合法。2.及时准确原则高管人员发生变动或相关信息发生变更时，应及时办理备案手续，保证备案信息与实际情况一致，不得延误或隐瞒。3.保密原则对备案过程中涉及的公司商业秘密、高管个人隐私等信息予以严格保密，防止信息泄露。二、备案管理机构及职责（一）备案管理部门公司人力资源部作为高管备案工作的归口管理部门，负责组织、协调和办理高管备案的具体工作。（二）职责分工1.人力资源部负责收集、整理高管备案所需的各类资料，确保资料的真实性和完整性。按照规定的程序和要求，及时向相关部门报送备案材料，并跟踪备案进展情况。建立高管备案档案，妥善保管备案资料，以备查阅。定期对高管备案情况进行梳理和总结，及时发现问题并提出改进措施。2.高管所在部门协助人力资源部做好本部门高管备案资料的准备工作，提供准确、详细的信息。负责督促本部门高管及时办理备案手续，确保备案工作的顺利进行。3.法务合规部门对高管备案材料进行合规性审查，确保备案内容符合法律法规和公司规定。为备案工作提供法律咨询和指导，协助解决备案过程中遇到的法律问题。三、备案内容及要求（一）任职备案1.备案时间高管任职后[X]个工作日内，公司应向相关部门办理任职备案手续。2.备案材料公司出具的任职文件，明确高管的任职职位、职责、任期等信息。高管的身份证明文件（身份证、护照等）复印件。高管的学历、学位证书复印件。高管的简历，包括工作经历、主要业绩等。法律、行政法规、部门规章规定的其他相关材料。3.备案程序人力资源部负责填写高管任职备案表，连同上述备案材料一并提交法务合规部门进行合规性审查。经法务合规部门审查通过后，人力资源部将备案材料报送至相应的备案机关，并按照要求进行网上申报或现场提交。备案机关对备案材料进行审核，如无异议，予以备案登记；如有问题，将反馈意见，公司应根据反馈意见及时补充或修改备案材料，重新报送备案。（二）变更备案1.变更情形高管在任职期间发生下列情形之一的，公司应及时办理变更备案手续：职位变动，如晋升、降职、调动等。任期届满不再续任。辞职、免职、撤职等原因离职。个人信息发生变更，如姓名、联系方式、身份证号码等。2.备案时间职位变动、任期届满不再续任、辞职、免职、撤职等原因离职的，应在变动或离职后[X]个工作日内办理变更备案手续；个人信息发生变更的，应在变更后[X]个工作日内办理备案手续。3.备案材料因职位变动办理变更备案的，需提供公司出具的职位变动文件及相关说明材料。因任期届满不再续任、辞职、免职、撤职等原因离职办理变更备案的，需提供公司出具的离职文件及相关证明材料。个人信息发生变更办理备案的，需提供变更后的身份证明文件（身份证、护照等）复印件、学历、学位证书复印件及相关说明材料。法律、行政法规、部门规章规定的其他相关材料。4.备案程序参照任职备案程序执行，即先由人力资源部填写高管变更备案表，提交法务合规部门审查，通过后报送备案机关。（三）备案信息公开1.公开内容公司应按照相关法律法规和监管要求，在规定的时间和渠道内，将高管备案信息向社会公开。公开内容包括高管的姓名、职位、任职时间、学历、工作经历等基本信息。2.公开渠道公司官方网站设立高管信息专栏，定期更新高管备案信息。按照证券监管部门的要求，在指定的信息披露媒体上披露高管备案信息。3.公开时间任职备案信息应在高管任职后[X]个工作日内公开；变更备案信息应在办理变更备案手续后[X]个工作日内公开。四、备案流程（一）准备阶段1.人力资源部收到高管任职或变更的通知后，及时与高管本人及所在部门沟通，明确备案事项和所需材料清单。2.高管本人或所在部门按照要求准备备案材料，并提交给人力资源部。（二）审核阶段1.人力资源部对备案材料进行初步审核，检查材料的完整性和准确性。2.将初步审核通过的备案材料提交法务合规部门进行合规性审查。3.法务合规部门对备案材料进行严格审查，重点审查备案内容是否符合法律法规和公司规定，确保不存在法律风险和合规问题。如发现问题，及时反馈给人力资源部，要求补充或修改材料。（三）报送阶段1.经法务合规部门审查通过的备案材料，由人力资源部按照规定的格式和要求进行整理和装订。2.人力资源部确定备案报送的方式（网上申报或现场提交），并按照备案机关的要求填写相关表格和文件。3.在规定的时间内，将备案材料报送至相应的备案机关。对于网上申报的，确保申报信息准确无误；对于现场提交的，安排专人负责送达，并留存送达凭证。（四）跟踪反馈阶段1.人力资源部负责跟踪备案机关的审核进度，及时了解备案情况。2.如备案机关提出反馈意见，人力资源部应及时与法务合规部门沟通，分析研究反馈意见，制定整改措施。3.组织相关人员对备案材料进行补充或修改，确保备案材料符合要求后，重新报送备案机关。（五）归档阶段1.备案手续办理完成后，人力资源部将备案材料原件及相关文件进行整理归档，建立高管备案档案。2.备案档案应包括备案申请表、任职文件、身份证明、学历学位证书、简历、备案机关的审核意见等资料，按照档案管理的要求进行分类存放，便于查阅和保管。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对高管备案工作进行审计检查，重点检查备案程序是否合规、备案材料是否真实完整、信息公开是否及时准确等。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反备案管理制度的行为，按照公司相关规定进行严肃处理。（二）外部监督1.积极配合监管部门的监督检查，如实提供高管备案信息及相关资料。2.对于监管部门提出的问题和要求，及时整改落实，并将整改情况报告监管部门。六、责任追究（一）责任认定1.因高管本人原因导致备案信息虚假、不准确、不完整，或未按时办理备案手续，给公司造成不良影响或法律风险的，高管本人应承担相应责任。2.因公司相关部门或工作人员在备案工作中敷衍塞责、弄虚作假、故意延误等原因，导致备案工作出现问题的，相关责任人应承担相应责任。（二）责任追究方式1.对高管本人的责任追究方式包括但不限于警告、罚款、降职、免职等。2.对公司相关部门或工作人员的责任追究方式包括但不限于批评教育、警告、罚款、绩效扣分、解除劳动合同等。3.对于因备案工作失误给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。七、附则（一）解释权