总务库管理制度

总务库管理制度一、总则（一）目的为加强公司总务库的管理，规范物资的采购、存储、发放及使用流程，确保物资的安全与完整，合理控制库存水平，降低运营成本，提高公司整体运营效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有总务库物资的管理，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、维修材料、清洁用品等。（三）职责分工1.总务库管理部门负责总务库的日常管理工作，包括物资的验收、入库、存储、发放、盘点等。制定和执行总务库物资的采购计划，根据库存情况和实际需求，及时补充物资。建立健全总务库物资管理台账，详细记录物资的出入库情况、库存数量、存放位置等信息。定期对总务库进行盘点，确保账实相符，发现问题及时上报并处理。2.使用部门根据实际工作需要，提前向总务库管理部门提交物资领用申请。负责本部门领用物资的使用和保管，合理使用物资，避免浪费和损坏。配合总务库管理部门进行物资盘点工作，提供相关物资使用情况的信息。3.财务部门负责审核总务库物资采购的预算和费用报销，确保费用支出的合理性和合规性。定期与总务库管理部门核对账目，监督物资采购和使用情况。参与总务库物资盘点工作，对盘点结果进行财务审核。二、物资采购管理（一）采购计划制定1.总务库管理部门应定期（每月/每季度）对库存物资进行盘点和分析，结合各部门的物资需求情况，预测物资消耗趋势，制定物资采购计划。2.采购计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等信息，并根据实际情况进行动态调整。3.在制定采购计划时，应充分考虑物资的市场供应情况、价格波动因素以及公司的库存成本控制目标，确保采购计划的合理性和可行性。（二）供应商选择与管理1.建立合格供应商名录，总务库管理部门应通过多种渠道（如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等）收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行评估和审核，选择符合公司要求的供应商纳入合格供应商名录。2.定期对供应商进行评估和考核，总务库管理部门应每年至少对供应商进行一次全面评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.与供应商签订采购合同，采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。在签订合同前，应严格审核合同条款，确保合同的合法性、有效性和完整性。（三）采购流程1.采购申请：使用部门根据实际工作需要，填写物资采购申请表，详细注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交至总务库管理部门。2.采购审批：总务库管理部门收到采购申请表后，对申请内容进行审核，核实物资需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要物资的采购申请，应报相关领导审批。3.采购执行：经审批通过后，总务库管理部门根据采购计划和供应商名录，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商沟通采购事宜，签订采购合同，并跟踪物资的生产进度和交货情况。4.物资验收：物资到货后，总务库管理部门应组织相关人员（如采购人员、使用部门人员等）按照采购合同和质量标准对物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等方面。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，及时与供应商沟通协商，要求其退换货或采取其他补救措施。三、物资入库管理（一）入库准备1.总务库管理部门应根据物资的类别和特性，合理安排仓库存储空间，确保物资存放安全、整齐、有序。2.准备好物资入库所需的验收工具和设备，如计量器具、检测仪器等，并确保其准确性和可靠性。3.制定物资入库流程和标准，明确验收人员的职责和工作要求。（二）验收流程1.核对送货单：物资到货后，验收人员首先核对送货单与采购合同的一致性，包括物资的名称、规格、型号、数量、供应商等信息。2.外观检查：对物资的外观进行检查，查看是否有损坏、变形、受潮等情况。3.数量清点：按照送货单和采购合同的要求，对物资的数量进行逐一清点，确保数量准确无误。4.质量检验：对于需要进行质量检验的物资，按照相关质量标准和检验方法进行检验，确保物资质量符合要求。5.填写验收记录：验收人员在验收过程中，应详细填写物资验收记录，记录物资的名称、规格、型号、数量、供应商、验收情况等信息。验收记录应经验收人员签字确认后存档。（三）入库手续办理1.验收合格的物资，验收人员应及时办理入库手续，填写物资入库单。物资入库单应包括物资的名称、规格、型号、数量、入库日期、存放位置等信息。2.物资入库单经验收人员、仓库管理人员签字确认后，一联交财务部门作为记账凭证，一联交采购部门留存，一联仓库留存作为库存管理依据。3.仓库管理人员应根据物资入库单，将物资存放至指定的仓库位置，并按照物资的类别和特性进行分类存放，同时更新库存台账，确保库存信息的准确性和及时性。四、物资存储管理（一）仓库布局与规划1.总务库应根据物资的类别、用途、存储条件等因素进行合理的布局和规划，设置不同的存储区域，如办公用品区、办公设备区、劳保用品区、维修材料区、清洁用品区等。2.每个存储区域应设置明显的标识牌，标明区域名称和存放物资的类别，便于物资的查找和管理。3.仓库内应保持通风良好、干燥清洁，温度和湿度应符合物资存储要求。对于易受潮、易腐蚀、易燃易爆等特殊物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的防护措施。（二）库存盘点1.定期盘点：总务库管理部门应定期（每月/每季度/每年）对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点人员的职责、盘点范围、盘点方法和时间安排等。2.盘点方法：盘点可采用实地盘点法，即对库存物资进行逐一清点核实。在盘点过程中，应认真记录物资的实际数量、规格、型号、存放位置等信息，并与库存台账进行核对。3.盘点结果处理：盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，详细说明盘点情况、账实差异及原因分析等。对于账实不符的情况，应及时查明原因，并采取相应的调整措施。如属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。（三）库存安全管理1.仓库应配备必要的安全设施和设备，如消防器材、防盗报警装置、通风设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.仓库管理人员应严格遵守仓库安全管理制度，严禁无关人员进入仓库。在仓库内严禁吸烟、明火作业等，确保仓库安全。3.对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。同时，应建立危险物资管理制度，加强对危险物资的采购、存储、使用、运输等环节的管理。五、物资发放管理（一）发放原则1.按需发放原则：物资发放应根据使用部门的实际工作需要进行，严格控制发放数量，避免浪费。2.审批原则：所有物资的发放均需经过审批，审批流程应按照公司相关规定执行。对于重要物资或金额较大的物资发放，应报相关领导审批。3.先进先出原则：物资发放应遵循先进先出的原则，确保库存物资的质量和有效期。（二）发放流程1.领用申请：使用部门根据实际工作需要，填写物资领用申请表，详细注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交至总务库管理部门。2.审批：总务库管理部门收到领用申请表后，对申请内容进行审核，核实物资需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要物资的领用申请，应报相关领导审批。3.发放：经审批通过后，总务库管理部门根据领用申请表的要求，办理物资发放手续。发放人员应按照先进先出的原则，从库存中挑选相应的物资进行发放，并填写物资发放登记表，记录物资的名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人、发放日期等信息。物资发放登记表应经发放人员和领用人签字确认后存档。4.账务处理：物资发放后，财务部门应根据物资发放登记表及时进行账务处理，减少库存物资账面价值，并记录相应的费用支出。六、物资使用与报废管理（一）物资使用管理1.使用部门应合理使用领用的物资，按照物资的用途和操作规程进行使用，避免因使用不当造成物资损坏或浪费。2.对于贵重物资或关键设备，使用部门应指定专人负责管理和使用，并建立相应的使用档案，记录物资的使用情况、维护保养记录等信息。3.定期对物资的使用情况进行检查和评估，发现问题及时采取措施进行处理，确保物资的正常使用和性能完好。（二）物资报废管理1.报废申请：物资因损坏、老化、过期等原因无法继续使用时，使用部门应填写物资报废申请表，详细注明物资的名称、规格、型号、数量、购置日期、报废原因等信息，并提交至总务库管理部门。2.鉴定审批：总务库管理部门收到报废申请表后，应组织相关人员（如技术人员、财务人员等）对报废物资进行鉴定，核实报废原因的真实性和合理性。对于金额较大或重要物资的报废申请，应报相关领导审批。3.报废处理：经审批通过后，总务库管理部门负责对报废物资进行处理。报废物资的处理方式可包括变卖、捐赠、回收等，处理过程中应严