供应管理制度

供应管理制度一、总则（一）目的为加强公司物资供应管理，规范采购流程，确保物资及时、准确、优质供应，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有物资的采购、供应、库存管理等相关活动。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司生产、经营和项目需求，合理确定物资采购数量和规格，避免盲目采购。2.质量优先原则：确保所采购物资符合国家相关标准和公司要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。3.成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过优化采购流程、谈判议价等方式，降低采购成本。4.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益。5.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。二、采购管理（一）采购计划1.需求预测各部门应根据生产计划、销售计划、项目进度等，提前做好物资需求预测，并定期向采购部门提交物资需求计划。2.采购计划制定采购部门根据各部门提交的物资需求计划，结合库存情况，制定月度、季度和年度采购计划。采购计划应明确物资名称、规格、数量、需求时间等内容。3.计划调整因生产计划变更、市场需求变化等原因需要调整采购计划的，相关部门应及时通知采购部门，采购部门根据实际情况进行调整。（二）供应商管理1.供应商选择供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行筛选和评估。评估内容包括供应商资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。实地考察：对于潜在的重要供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的实际情况。供应商选定：采购部门根据供应商评估结果，选定合格供应商，并与之签订采购合同。2.供应商评估与考核定期评估：采购部门每年对供应商进行一次定期评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。动态考核：在采购过程中，采购部门对供应商的表现进行动态考核，对于出现质量问题、交货延迟等情况的供应商，及时进行整改或淘汰。评估结果应用：根据供应商评估结果，采购部门调整采购策略，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于不合格的供应商减少或停止合作。（三）采购流程1.采购申请各部门根据物资需求计划，填写采购申请表，注明物资名称、规格、数量、需求时间、用途等内容，并提交给采购部门。2.采购审批采购部门对采购申请表进行审核，对于金额较大或重要物资的采购申请，应提交公司领导审批。3.采购实施采购部门根据审批后的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。采购人员与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.到货验收物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备。物资到货时，采购人员、仓库管理人员、使用部门人员等共同对物资进行验收，验收内容包括物资数量、规格、质量等。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，及时与供应商协商处理。5.付款结算采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，提交财务部门审核。财务部门审核无误后，按照合同约定进行付款结算。三、供应管理（一）物资储备1.库存规划采购部门根据物资需求计划、采购周期、市场供应情况等，制定合理的物资库存规划，确定各类物资的安全库存、最高库存和最低库存。2.库存管理仓库管理：仓库管理人员负责物资的入库、存储、保管和发放等工作。仓库应保持整洁、通风良好，物资应分类存放，标识清晰。库存盘点：仓库管理人员定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的物资，应及时查明原因，进行处理。库存预警：当库存物资低于最低库存时，仓库管理人员应及时通知采购部门进行补货；当库存物资高于最高库存时，采购部门应暂停采购，合理安排物资使用。（二）物资配送1.配送计划根据各部门的物资需求，采购部门制定物资配送计划，明确配送时间、地点、物资名称、规格、数量等内容。2.配送实施采购部门安排专人负责物资配送工作，确保物资按时、准确送达指定地点。在配送过程中，应做好物资的保护工作，避免物资损坏。3.配送记录物资配送人员应做好配送记录，记录配送时间、地点、物资名称、规格、数量、接收人等信息，以备查询。（三）紧急供应1.紧急需求识别在生产、经营过程中，如出现紧急物资需求，相关部门应及时通知采购部门。2.紧急采购流程采购部门接到紧急需求通知后，应立即启动紧急采购流程。在确保物资质量的前提下，优先选择能够快速供货的供应商进行采购。紧急采购的审批程序可适当简化，但需事后补办相关手续。3.应急措施对于紧急供应的物资，采购部门应协调供应商加快生产和配送进度，确保物资及时供应。同时，相关部门应做好应急物资的使用和管理工作，避免浪费。四、质量控制（一）质量标准1.明确物资质量标准采购部门应根据公司需求和国家相关标准，明确各类物资的质量标准，并在采购合同中予以明确。2.质量标准更新随着市场和技术的发展，采购部门应及时更新物资质量标准，确保所采购物资符合最新要求。（二）质量检验1.进货检验物资到货时，采购部门应按照质量标准进行进货检验。检验内容包括物资外观、尺寸、性能等。对于重要物资，应委托专业检测机构进行检验。2.过程检验在物资采购和供应过程中，采购部门应加强对物资质量的过程检验，确保物资质量符合要求。对于发现的质量问题，及时与供应商协商处理。3.验收记录质量检验人员应做好检验记录，记录检验时间、物资名称、规格、数量、检验结果等信息。检验记录应妥善保存，以备查询。（三）质量问题处理1.问题反馈对于验收不合格的物资，质量检验人员应及时填写质量问题反馈单，通知采购部门和供应商。2.原因分析采购部门组织相关人员对质量问题进行原因分析，确定问题产生的原因。3.处理措施根据质量问题原因分析结果，采购部门与供应商协商制定处理措施，如退货、换货、补货、降价等。对于因质量问题给公司造成损失的，采购部门应要求供应商承担相应的赔偿责任。4.跟踪整改采购部门对供应商的整改情况进行跟踪，确保问题得到彻底解决。整改完成后，对物资进行重新检验，合格后方可办理入库手续。五、成本控制（一）成本预算1.采购成本预算编制采购部门根据采购计划和市场价格走势，编制采购成本预算。采购成本预算应包括物资采购价格、运输费用、税费等内容。2.成本预算审核财务部门对采购成本预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。（二）价格管理1.市场调研采购部门定期进行市场调研，了解物资市场价格动态，为采购定价提供参考依据。2.价格谈判采购人员在采购过程中，应与供应商进行充分的价格谈判，争取最优惠的采购价格。对于重要物资的采购，应组织相关部门进行联合谈判。3.价格调整根据市场价格变化和公司成本控制要求，采购部门及时调整采购价格。（三）成本分析与控制1.成本分析定期对采购成本进行分析，对比预算成本和实际成本，找出成本差异原因。成本分析内容包括采购价格、采购数量、运输费用、库存成本等方面。2.成本控制措施根据成本分析结果，采取相应的成本控制措施，如优化采购流程、降低库存水平、提高采购效率等。对于成本超支的情况，及时进行整改，确保采购成本控制在预算范围内。六、合同管理（一）合同签订1.合同起草采购部门根据采购业务需求，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.合同审核采购合同起草完成后，提交公司法律部门和财务部门进行审核。法律部门审核合同的合法性和合规性，财务部门审核合同的付款条款和财务风险。3.合同签订经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。（二）合同执行1.合同跟踪采购部门负责合同执行的跟踪工作，及时了解供应商的生产进度、交货情况等。对于出现的问题，及时与供应商沟通协调，确保合同顺利执行。2.变更管理如因市场变化、公司需求调整等原因需要变更采购合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订变更协议。变更协议应明确变更的内容、时间、双方责任等。3.付款管理财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。采购部门应及时向财务部门提供合同执行情况和付款申请，确保付款工作的顺利进行。（三）合同终止1.合同期满终止采购合同期满后，如双方不再续签合同，合同自然终止。2.提前终止如因不可抗力、供应商违约等原因需要提前终止采购合同的，采购部门应按照合同约定办理相关手续，并及时通知相关部门。3.终止后的清理采购合同终止后，采购部门应及时清理合同档案，对合同执行情况进行总结分析，为今后的采购工作提供参考。七、信息管理（一）供应商信息管理1.信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商注册资料、产品目录、报价单、业绩证明等。2.信息录入与维护采购部门将收集到的供应商信息录入公司供应商管理系统，并定期进行维护更新，确保信息的准确性和完整性。3.信息共享供应商信息在公司内部相关部门之间实现共享，以便各部门在采购、质量控制、供应商评估等工作中能够及时获取所需信息。（二）采购信息管理1.采购订单管理采购部门通过公司采购管理系统下达采购订单，采购订单应明确物资名称、规格、数量、价格、交货期、供应商等信息。采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况。2.采购记录管理采购部门做好采购记录的管理工作，采购记录应包括采购申请、采购订单、验收报告、付款记录等。采购记录应妥善保存，以备查询和审计。3.数据分析与报告采购部门定期对采购信息进行分析，生成采购分析报告。采购分析报告应包括采购金额、采购数量、采购价格、供应商分布等内容，为公司决策提供参考依据。八、监督与考核（一）内部监督1.审计监督公司审计部门定期对物资供应管理工作进行审计，检查采购流程的合规性、合同执行情况、成本控制效果等。2.财务监督财务部门对物资采购资金的使用情况进行监督，确保资金使用合理、合规。（二）考核评价1.考核指标设定采购部门制定物资供应管理工作考核指标，包括采购成本控制、物资供应及时性、物资质量合格率、供应商管理水平等方面。