镇发文管理制度

镇发文管理制度一、总则（一）目的为了规范镇发文管理工作，提高公文处理效率和质量，确保公文传达准确、及时、有效，促进镇各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于镇机关各部门、各行政村（社区）在工作中形成、传递、处理的各类公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.准确规范原则公文的格式、内容、语言表达等应符合国家法律法规、党的方针政策以及公文处理的相关规定，确保准确无误、规范严谨。2.及时高效原则公文处理应注重时效，严格按照规定的程序和时限要求进行传递、办理，做到急事急办、特事特办，提高工作效率。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强公文的安全保密管理，防止公文在传递、处理过程中出现失密、泄密等问题。4.精简实用原则发文应注重必要性和实效性，严格控制发文数量和篇幅，避免重复发文、冗长繁琐，做到言简意赅、务实管用。二、发文流程（一）拟稿1.承办部门负责公文的拟稿工作。拟稿人应根据工作需要和有关要求，认真撰写公文内容，确保公文主题明确、内容完整、逻辑清晰、语言通顺。2.拟稿时应使用规范的公文格式，准确标注发文机关、标题、主送机关、正文、附件、发文日期、印章等要素。涉及多个部门的公文，由主办部门负责牵头拟稿，并征求相关部门意见。3.拟稿人应在公文初稿上注明拟稿部门、拟稿人、联系电话以及拟稿日期。（二）审核1.拟稿完成后，由拟稿部门负责人对公文内容、格式、文字表述等进行初审，审核无误后签署意见并报送镇分管领导审核。2.镇分管领导应认真审核公文内容，重点审查公文的必要性、可行性、合法性以及与党的路线方针政策和上级文件精神的一致性，对审核中发现的问题提出修改意见或建议。审核通过后签署意见并报送镇主要领导审批。3.涉及重大事项、重要政策、敏感问题或多部门联合发文的公文，须经镇党委会议或镇长办公会议审议通过后，方可进行下一步流程。（三）签发1.公文经审核通过后，由镇主要领导签发。镇主要领导应根据公文内容和工作实际，认真履行签发职责，对公文的质量和效力负责。2.签发后的公文应注明签发人姓名、签发日期。如遇镇主要领导外出等特殊情况，可根据授权由其他领导代签，但事后应及时向镇主要领导汇报。（四）编号与登记1.公文签发后，由镇党政办公室负责统一编号登记。编号应按照一定的规则进行编制，确保公文编号的唯一性和连续性。2.登记内容包括公文编号、发文日期、发文机关、标题、主送机关、抄送机关、密级、紧急程度、份数、附件等信息。登记完成后，将公文原件及相关材料移送文印室进行印制。（五）印制1.文印室应按照公文格式要求和审核签发后的电子文稿进行印制，确保公文印制质量清晰、规范、美观。2.印制过程中应严格控制公文的印刷数量，避免浪费。对涉密公文应按照保密规定进行印制，采取相应的保密措施，确保公文安全。3.公文印制完成后，文印室应及时将印制好的公文进行清点、整理，并送交镇党政办公室进行分发。（六）分发1.镇党政办公室负责公文的分发工作。分发时应根据公文的主送机关、抄送机关等信息，准确无误地将公文送达相关单位或个人。2.对需要紧急送达的公文，应通过专人送达、机要通信、传真等方式及时传递，确保公文能够及时到达收件人手中。3.对于重要公文或涉密公文，应严格按照保密规定进行分发，确保公文传递过程中的安全保密。三、发文格式规范（一）公文用纸1.公文用纸一般采用A4型纸，尺寸为210mm×297mm。2.张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（二）排版规格1.正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。2.公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。3.主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排"附件"二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如"附件：1.XXXXX"）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。6.成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。7.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（三）装订要求公文应左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当：1.订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；2.无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；3.骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。包本装订的公文应当：1.包本厚度宜为20mm~30mm；2.无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；3.封面与书芯吻合，包紧，包面平展，封面内侧不粘页；4.后背平整，不空泡，无折角、亏空；5.裁切规格符合标准，误差不超过±1mm。四、发文类别及要求（一）通知1.通知是传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文等使用的文种。2.通知应明确发文目的、通知事项、执行要求等内容，语言简洁明了，条理清晰。涉及工作安排的通知，应注明具体的时间、地点、人员等信息，确保执行部门能够准确理解和落实。3.对于重要通知或涉及多个部门的通知，应在正文开头简要说明通知的背景和重要性，以便执行部门重视并认真执行。（二）报告1.报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的文种。2.报告应实事求是，内容真实可靠，数据准确无误。报告事项应条理清楚，重点突出，不得夸大或隐瞒事实。3.报告一般分为工作报告、情况报告、答复报告等。工作报告应全面总结工作进展情况、取得的成绩、存在的问题及下一步工作计划；情况报告应及时反映工作中出现的新情况、新问题；答复报告应针对上级机关的询问进行准确、详细的答复。（三）请示1.请示是向上级机关请求指示、批准时使用的文种。2.请示应一事一请，不得在一份请示中同时请示多个事项。请示内容应明确、具体，理由充分，有明确的解决方案或建议。3.请示应按照隶属关系和职权范围逐级行文，一般不得越级请示。如遇特殊情况需要越级请示的，应同时抄送被越过的机关。（四）批复1.批复是答复下级机关请示事项时使用的文种。2.批复应针对请示事项进行明确答复，态度鲜明，意见具体。批复内容应符合党的方针政策和法律法规，与请示事项紧密相关。3.批复应及时发出，避免拖延影响工作。对于请示事项涉及多个部门的，应与相关部门沟通协调后再行批复。（五）函1.函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的文种。2.函应根据不同的用途，准确使用文种，如商洽函、询问函、答复函、请求批准函等。函的内容应简洁明了，针对性强，语言得体。3.发函时应明确主送机关，必要时抄送相关机关。复函应针对来函内容进行逐一答复，不得遗漏重要事项。五、发文审核要点（一）内容审核1.公文内容是否符合国家法律法规、党的方针政策以及上级文件精神，是否与镇的中心工作和发展战略相一致。2.公文主题是否明确，观点是否正确，内容是否完整、准确、详实，数据是否可靠。3.公文提出的措施和要求是否具有可操作性，是否符合实际情况，是否能够有效解决问题。（二）格式审核1.公文格式是否符合国家规定的标准和要求，如纸张大小、排版规格、字体字号、页码标注等。2.公文各要素是否齐全，标注是否规范，如发文机关标识、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。3.公文排版是否整齐、美观，页面布局是否合理，有无错别字、语病、标点符号使用不当等问题。（三）程序审核1.公文拟稿、审核、签发等程序是否符合规定，是否经过必要的审批环节，签字手续是否齐全。2.涉及多个部门的公文，是否经过充分协商、会签，意见是否一致，有无分歧或矛盾。3.公文是否按照规定的流程进行编号、登记、印制、分发，各环节之间的衔接是否顺畅。六、发文存档与查阅（一）存档1.镇党政办公室负责公文的存档工作。公文办理完毕后，应及时将公文原件、相关材料以及电子文稿进行整理归档，确保公文档案的完整性和准确性。2.存档公文应按照年度、保管期限、发文类别等进行分类整理，编制目录索引，便于查找和利用。3.对于重要公文或具有长期保存价值的公文，应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存档，并做好备份工作，防止档案丢失或损坏。（二）查阅1.因工作需要查阅公文档案的，应填写《公文查阅申请表》，注明查阅事由、查阅范围、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报镇党政办公室审核。2.镇党政办公室应根据申请内容，严格审核查阅资格和查阅范围，对符合要求的申请予以批准，并指定专人负责提供查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅公文档案，不得擅自将公文带出查阅地点，不得在公文上涂改、标记、污损、抽取、撤换、抄录等。查阅完毕后，应及时归还公文档案，并办理归还手续。4.涉及国家机密、工作秘密等敏感公文的查阅，应严格按照保密规定进行审批和管理，确保公文安全。七、发文保密规定（一）保密范围1.镇发文过程中涉及的国家机密、工作秘密、商业秘密以及个人隐私等信息，均属于保密范围。2.具体保密事项包括但不限于重要决策、政策文件、统计数据、人事任免、财务信息、项目规划、业务资料等。（二）保密措施1.加强对拟稿、审核、签发、编号、登记、印制、分发等各个环节的保密管理，明确各环节工作人员的保密职责，签订保密责任书。2.对涉密公文应严格按照保密规定进行印制，采取加密存储、专人传递、专柜保管等措施，防止涉密信息泄露。3.在公文传递过程中，应选择安全可