高校涉外管理制度

高校涉外管理制度一、总则（一）目的为规范我校涉外活动，加强国际交流与合作的管理，保障学校和师生的合法权益，促进学校的国际化发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校与国外及港澳台地区的高校、科研机构、企业等组织开展的各类交流合作活动，包括但不限于师生交流、学术合作、科研项目合作、国际会议举办等。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和相关政策，维护国家主权、安全和利益。2.坚持平等互利、友好合作的原则，尊重对方的文化、习俗和法律。3.注重效益，确保交流合作活动对学校教学、科研和人才培养等方面有积极推动作用。4.规范管理，明确职责，确保各项涉外活动有序进行。二、管理机构与职责（一）学校涉外工作领导小组1.组成由学校党委书记、校长担任组长，分管外事工作的校领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。2.职责（1）统筹规划学校涉外工作，制定学校涉外工作的方针政策和发展战略。（2）审议学校重大涉外合作项目和协议，决策涉外工作中的重要事项。（3）协调解决学校涉外工作中的重大问题，监督检查涉外工作制度的执行情况。（二）国际交流与合作处1.职责（1）归口管理学校的涉外事务，负责制定和完善学校涉外管理制度，并组织实施。（2）拓展国际交流渠道，建立和维护与国外及港澳台地区高校、科研机构、企业等的合作关系。（3）组织和协调学校各类涉外交流合作项目的申报、审批、实施和管理工作。（4）负责学校师生出国（境）交流项目的组织、审核和报批工作，办理相关手续。（5）负责接待来访的国外及港澳台地区的团组和人员，安排学校领导和师生的外事活动。（6）负责学校涉外活动的信息收集、整理和报送工作，做好外事宣传和文化交流工作。（7）会同有关部门做好涉外人员的安全教育和管理工作。（三）相关职能部门1.教务处负责涉外教学交流项目的教学安排、课程设置、学分认定等教学管理工作。2.科研处负责涉外科研合作项目的申报、立项、管理和验收等科研管理工作，指导科研人员开展国际科研合作。3.学生工作部（处）负责学生出国（境）交流项目的选拔、思想政治教育和管理工作，协助国际交流与合作处做好学生出国（境）手续办理和行前教育等工作。4.财务处负责涉外交流合作项目经费的预算编制、审核、报销和财务管理工作，确保经费使用合规、合理。5.保卫处负责涉外活动的安全保卫工作，制定安全保卫方案，保障涉外人员和活动的安全。（四）二级学院（部）1.职责（1）负责本单位涉外交流合作项目的策划、组织和实施，配合学校职能部门做好相关工作。（2）审核本单位师生参与涉外交流合作项目的申请，对参与人员进行思想政治教育和业务指导。（3）协助学校做好涉外活动的接待和安排工作，配合学校处理涉外突发事件。三、师生出国（境）管理（一）因公出国（境）1.审批程序（1）出访人员所在单位根据学校年度外事工作计划和本单位实际情况，提出因公出国（境）申请，填写《因公出国（境）审批表》，并提交相关材料。（2）国际交流与合作处对申请材料进行初审，提出审核意见后报学校涉外工作领导小组审批。（3）经学校批准后，出访人员按照国家有关规定办理护照、签证等手续，并向国际交流与合作处备案。2.出访任务要求（1）出访人员应明确出访目的和任务，制定详细的出访计划，确保出访活动与学校的教学、科研和学科建设等工作紧密结合。（2）出访人员应遵守外事纪律和所在国家（地区）的法律法规，尊重当地的文化习俗，维护国家和学校的形象。3.经费管理（1）因公出国（境）经费由学校财务处统一管理，严格按照国家和学校的相关规定执行。（2）出访人员应根据出访任务和实际需要，合理编制经费预算，经所在单位和学校审批后执行。（3）出访结束后，出访人员应及时办理经费报销手续，提交出访报告和经费使用情况说明。（二）因私出国（境）1.审批程序（1）教职工因私出国（境），应提前向所在单位提出申请，填写《教职工因私出国（境）审批表》，并提交相关材料。（2）所在单位对申请材料进行审核，签署意见后报国际交流与合作处审批。（3）国际交流与合作处审批通过后，教职工按照国家有关规定办理护照、签证等手续，并向国际交流与合作处备案。2.相关规定（1）教职工因私出国（境）应妥善安排好工作，确保不影响学校的正常教学、科研和管理工作。（2）教职工在国（境）外期间应遵守外事纪律和所在国家（地区）的法律法规，保持与学校的联系，及时报告个人情况。3.学生因私出国（境）（1）学生因私出国（境），应提前向所在学院提出申请，填写《学生因私出国（境）审批表》，并提交相关材料。（2）所在学院对申请材料进行审核，签署意见后报学生工作部（处）审批。（3）学生工作部（处）审批通过后，学生按照国家有关规定办理护照、签证等手续，并向学校备案。（4）学生在国（境）外期间应遵守外事纪律和所在国家（地区）的法律法规，保持与学校和学院的联系，及时报告个人情况。同时，应按照学校的要求办理休学、复学等手续。四、涉外交流合作项目管理（一）项目申报1.国际交流与合作处定期发布涉外交流合作项目申报通知，各单位根据通知要求组织申报。2.申报单位应认真填写项目申报书，明确项目的目标、内容、实施计划、经费预算等，并提供相关证明材料。3.国际交流与合作处对申报项目进行初审，提出审核意见后报学校涉外工作领导小组审批。（二）项目审批1.学校涉外工作领导小组对申报项目进行审议，根据学校的发展战略和实际情况，决定是否批准项目立项。2.经批准立项的项目，由国际交流与合作处与申报单位签订项目任务书，明确双方的权利和义务。（三）项目实施1.项目实施单位应按照项目任务书的要求，认真组织实施项目，确保项目按时、按质、按量完成。2.项目实施过程中，如遇重大问题或需要调整项目内容，项目实施单位应及时向国际交流与合作处报告，并按照学校的相关规定办理变更手续。3.国际交流与合作处负责对项目实施情况进行跟踪检查和指导，协调解决项目实施过程中出现的问题。（四）项目验收1.项目完成后，项目实施单位应及时向国际交流与合作处提交项目验收申请，并提供项目总结报告、经费使用情况报告、成果证明材料等相关验收材料。2.国际交流与合作处组织相关专家对项目进行验收，验收合格的项目予以结题，验收不合格的项目应限期整改，整改后仍不合格的项目予以撤销。3.项目验收结果作为学校对项目实施单位和项目负责人进行考核评价的重要依据。五、涉外活动接待管理（一）接待计划制定1.国际交流与合作处根据来访团组的情况和学校的工作安排，制定详细的接待计划，明确接待规格、接待人员、活动安排、经费预算等。2.接待计划经学校相关领导审批后实施。（二）接待组织实施1.国际交流与合作处负责接待来访团组的具体组织工作，协调相关职能部门和二级学院（部）做好接待安排。2.接待人员应热情友好、礼貌周到，按照接待计划安排好来访团组的参观考察、学术交流、会议洽谈等活动。3.接待过程中，应注重宣传学校的办学理念、学科优势、科研成果等，展示学校的良好形象。（三）接待经费管理1.接待经费由学校财务处统一管理，严格按照国家和学校的相关规定执行。2.接待人员应根据接待计划和实际需要，合理编制经费预算，经所在单位和学校审批后执行。3.接待结束后，接待人员应及时办理经费报销手续，提交接待总结报告和经费使用情况说明。六、外事安全管理（一）安全教育1.国际交流与合作处会同保卫处等相关部门，定期组织师生开展外事安全教育培训，提高师生的外事安全意识和防范能力。2.外事安全教育培训内容包括国家外事政策法规、外事纪律、安全常识、应急处置等。（二）安全防范措施1.出访人员和来访团组在出国（境）前和入境后，应及时向学校国际交流与合作处报告行程安排和联系方式，保持与学校的沟通联系。2.出访人员在国（境）外期间应遵守所在国家（地区）的法律法规，注意人身安全和财产安全，避免发生意外事故。3.接待来访团组时，应加强安全保卫工作，制定安全保卫方案，确保来访人员的人身和财产安全。4.学校各单位应加强对外事活动场所的安全管理，配备必要的安全设施和设备，确保外事活动的安全进行。（三）突发事件应急处置1.学校制定外事突发事件应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置程序等。2.一旦发生外事突发事件，相关单位应立即启动应急预案，及时报告学校，并采取有效措施进行处置，最大限度地减少损失和影响。3.学校相关部门应及时向上级主管部门报告外事突发事件的情况，并配合做好后续的处理工作。七、外事档案管理（一）档案收集1.国际交流与合作处负责收集、整理学校涉外活动中形成的各类文件、资料、照片、音像等档案材料。2.各单位和出访人员、来访团组应积极配合国际交流与合作处做好档案材料的收集工作，及时将相关材料移交国际交流与合作处。（二）档案整理与归档1.国际交流与合作处按照档案管理的有关规定，对收集到的档案材料进行分类、整理、编目和装订。2.整理后的档案材料应及时归档，建立健全档案管理制度，确保档案的完整、准确和安全。（三）档案查阅与利用1.学校师生因工作需要查阅外事档案，应填写《外事档案查阅申请表》，经所在单位负责人签字同意后，到国际交流与合作处查阅。