通行卡管理制度

通行卡管理制度一、总则（一）目的为规范公司通行卡的管理，确保人员、车辆安全有序地进出公司区域，维护公司正常的工作秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、外来访客、车辆以及与公司有业务往来的供应商、承包商等相关人员和车辆。（三）基本原则1.安全第一原则：确保通行卡的使用能够有效保障公司人员、财产和信息安全，防止未经授权的人员和车辆进入公司区域。2.规范管理原则：明确通行卡的申请、发放、使用、回收等流程，做到管理规范、有序。3.便捷高效原则：在保障安全的前提下，尽量简化通行卡办理流程，提高通行效率，减少人员等待时间。二、通行卡分类及功能（一）员工卡1.发放对象：公司正式员工。2.功能：用于员工日常进出公司办公区域、门禁区域等，可开启相应的门禁通道。同时，员工卡还具备考勤功能，通过门禁系统记录员工的上下班时间。（二）访客卡1.发放对象：因工作需要进入公司的外来访客。2.功能：访客凭访客卡进入公司指定的访问区域。访客卡仅限在规定的时间和区域内使用，离开公司时需交回。（三）车辆通行卡1.发放对象：公司内部车辆、经公司批准进入的外部车辆（如供应商车辆、承包商车辆等）。2.功能：车辆通行卡用于车辆进出公司大门及停车场。内部车辆可长期使用，外部车辆根据业务需求按临时或长期方式办理。车辆通行卡可开启公司大门及停车场道闸，实现快速通行。三、通行卡申请与发放（一）员工卡1.新员工入职时，由人力资源部门负责将员工信息录入门禁系统，并通知行政部门为其办理员工卡。2.行政部门根据员工岗位及工作区域分配权限，确保员工能够正常进入相应的工作区域。3.员工卡制作完成后，由行政部门统一发放给员工，并告知员工妥善保管，不得转借他人。（二）访客卡1.访客需提前与公司相关接待部门或人员联系，说明来访事由、时间、人数等信息。2.接待部门或人员在确认访客信息后，填写《访客申请表》，经部门负责人审批后，将申请表交至行政部门。3.行政部门根据申请表为访客办理访客卡，填写访客相关信息，并注明有效期限、访问区域等。4.访客凭有效身份证件到公司前台领取访客卡，领取时需在《访客登记台账》上签字确认。（三）车辆通行卡1.公司内部车辆由车辆所属部门填写《车辆通行卡申请表》，注明车辆信息、使用部门等，经部门负责人审核后，交至行政部门。行政部门核实车辆信息后，为其办理车辆通行卡，并录入门禁系统。车辆通行卡发放给车辆使用人，使用人需妥善保管，不得私自转让。2.外部车辆临时车辆：供应商、承包商等外部车辆因业务需要临时进入公司，由相关业务部门填写《临时车辆通行申请表》，注明车辆信息、来访事由、预计停留时间等，经部门负责人审批后，交至行政部门。行政部门根据申请表为车辆办理临时通行卡，填写临时通行卡相关信息，并注明有效期限。临时车辆通行卡由公司保安在车辆进入公司时发放，车辆离开时收回。长期车辆：对于与公司有长期合作关系的外部车辆，由业务部门提出申请，经公司分管领导审批后，行政部门为其办理长期车辆通行卡。长期车辆通行卡办理流程与内部车辆类似，发放后由车辆使用人妥善保管，按规定使用。四、通行卡使用规范（一）员工卡1.员工应妥善保管员工卡，不得随意损坏、丢失。如发现员工卡丢失或损坏，应及时向行政部门挂失并申请补办。2.员工进入公司区域时，应主动出示员工卡，配合保安人员进行身份验证。通过门禁系统刷卡或扫描指纹等方式开启门禁通道。3.员工不得将员工卡转借他人使用，如有违反，公司将视情节轻重给予相应的处罚。4.员工离职时，应将员工卡交回行政部门，行政部门负责注销该员工卡的门禁权限。（二）访客卡1.访客应在规定的有效期限内使用访客卡，不得超出访问区域和时间范围。2.访客在公司内活动时，应随身携带访客卡，以便保安人员随时查验。3.访客离开公司时，应将访客卡交回公司前台或保安室，由保安人员进行回收登记。4.如访客在访问期间丢失访客卡，应立即向接待部门或保安人员报告，由接待部门协助办理挂失及补办手续。补办费用由访客自行承担。（三）车辆通行卡1.车辆通行卡应放置在车辆前挡风玻璃明显位置，以便保安人员识别。2.内部车辆和长期外部车辆在进出公司大门及停车场时，应减速慢行，主动配合保安人员检查，通过道闸时应保持适当距离，避免碰撞道闸设备。3.临时外部车辆在进入公司前，应先在保安室登记，领取临时停车凭证，并按保安指引停放车辆。离开时，需凭临时停车凭证到保安室缴费后，由保安收回临时停车凭证，开启道闸放行。4.车辆通行卡仅限本车使用，不得转借其他车辆。如有发现转借行为，公司将禁止该车辆进入公司区域，并视情节轻重对相关责任人进行处罚。5.如车辆通行卡丢失或损坏，车主应及时向行政部门挂失并申请补办。补办期间，车辆可凭有效证明（如行驶证、驾驶证等）经保安人员核实身份后进出公司，但需按临时车辆管理规定进行登记和缴费。五、通行卡挂失与补办（一）挂失1.员工发现员工卡丢失或被盗后，应立即通过电话或其他方式向行政部门挂失，告知行政部门员工卡卡号、姓名、丢失时间等信息。2.访客发现访客卡丢失后，应及时向接待部门或保安人员报告，由接待部门协助办理挂失手续。3.车辆通行卡丢失后，车主应尽快向行政部门挂失，并提供车辆相关信息，如车牌号、车主姓名等。（二）补办1.挂失后，行政部门根据挂失情况进行核实，确认无误后为申请人办理补办手续。2.员工卡补办：行政部门收取一定的补办费用（具体费用标准由公司统一规定），重新制作员工卡，并录入门禁系统。补办后的员工卡权限与原卡一致。3.访客卡补办：访客需向接待部门重新提交《访客申请表》，经审批后，行政部门为其补办访客卡，补办费用由访客承担。4.车辆通行卡补办：行政部门核实车辆信息后，收取补办费用，重新制作车辆通行卡，并录入门禁系统。对于长期车辆通行卡补办，还需重新签订相关协议，明确车辆使用期限、通行范围等事项。六、通行卡回收与注销（一）员工卡1.员工离职时，必须将员工卡交回行政部门。行政部门在确认员工离职手续办理完毕后，对员工卡进行回收，并注销其门禁权限。2.如员工因工作岗位调动等原因需要更换员工卡权限，行政部门应及时收回原员工卡，重新制作并发放新的员工卡，同时调整门禁权限。（二）访客卡1.访客离开公司时，应主动将访客卡交回公司前台或保安室。保安人员在确认访客已离开公司区域后，对访客卡进行回收登记，并注销其使用权限。2.如访客在规定时间内未归还访客卡，接待部门应及时与访客联系，督促其归还。如无法联系到访客，公司有权按照规定收取一定的费用，并保留追究相关责任的权利。（三）车辆通行卡1.内部车辆和长期外部车辆在车辆报废、转让或不再使用公司车辆通行卡时，车主应将车辆通行卡交回行政部门。行政部门核实情况后，对车辆通行卡进行回收，并注销其相关权限。2.临时外部车辆在使用完毕后，保安人员应及时收回临时车辆通行卡，并进行登记注销。七、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对通行卡的管理情况进行日常监督检查，确保通行卡的规范使用。同时，公司安全管理部门有权对通行卡的使用情况进行不定期抽查。（二）检查内容1.通行卡的申请、发放、回收等流程是否符合规定。2.员工、访客、车辆是否按照通行卡使用规范使用通行卡。3.保安人员对通行卡的查验工作是否认真负责。（三）违规处理1.对于违反通行卡管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、限制通行等。2.如发现员工将员工卡转借他人使用，第一次给予警告处分，第二次及以上每次罚款[X]元。3.访客未按规定使用访客卡或未按时交回访客卡的，公司将拒绝其再次来访，并根据情况收取一定的费用。4.车辆通行卡