进场费管理制度

进场费管理制度总则目的为了规范公司进场费的管理，加强对进场费的收支控制，确保公司利益，同时维护与供应商、合作方等相关利益者的良好合作关系，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司所有涉及进场费支付与收取的业务活动，包括但不限于商品采购、场地租赁、广告投放、活动合作等与第三方建立合作关系并涉及进场费的情况。基本原则1.合法性原则：所有进场费的收支活动必须符合国家法律法规和相关政策要求。2.合理性原则：进场费的收取与支付应基于合理的商业目的和市场行情，不得过高或过低，确保公平合理。3.透明性原则：进场费的相关决策、操作流程应保持透明，接受公司内部监督和审计。4.权责明确原则：明确各部门在进场费管理中的职责与权限，避免职责不清导致管理混乱。进场费的定义与分类定义进场费是指公司为获得商品进入特定销售渠道、场地使用权益、广告宣传机会或其他合作机会，向供应商、场地所有者、广告商等合作方支付的一次性费用或按一定期限支付的费用。分类1.商品进场费：供应商为使商品进入公司指定的销售场所（如商场、超市、电商平台等）而支付的费用，包括新品进场费、促销进场费等。2.场地进场费：公司为使用特定场地（如店铺、活动场地、广告位等）而向场地所有者支付的费用。3.广告进场费：公司为在特定媒体、平台上进行广告宣传、推广活动而支付给广告商的费用，如电视广告进场费、网络广告进场费等。4.活动进场费：因参与或举办各类活动（如展会、促销活动、文艺演出等），公司向活动主办方或合作方支付的费用。进场费的决策与审批流程需求提出1.业务部门根据业务发展需要，识别潜在的合作机会，并评估是否需要支付进场费。如因新品推广需要供应商支付新品进场费，或因店铺扩张需要租赁新场地并支付场地进场费等情况，业务部门应详细说明合作事项的背景、目的、预期效果以及进场费支付的必要性。2.填写进场费申请单：业务部门应如实填写进场费申请单，包括合作方信息、合作事项描述、进场费金额、支付方式、预计支付时间等内容。初步审核1.财务部门收到进场费申请单后，对申请金额的合理性进行初步审核。财务人员应根据市场行情、历史数据以及公司财务状况等因素，评估申请金额是否在合理范围内。如发现金额过高或不合理，应及时与业务部门沟通，要求其作出解释或调整申请金额。2.法务部门对合作事项的合法性进行审查：法务人员应审核合作协议（如有）或合作意向书等相关文件，确保合作内容符合法律法规要求，不存在法律风险。如发现合作事项存在法律瑕疵，应及时提出法律意见，要求业务部门进行修正或补充相关法律文件。审批决策1.根据申请金额大小和合作事项的重要性，进场费申请单提交至不同层级的审批人员进行审批。一般情况下，金额较小的进场费申请由部门负责人审批；金额较大的申请需经过分管领导、财务总监、总经理等多层级审批。2.审批人员应综合考虑业务需求、财务状况、法律合规性等因素，对进场费申请进行全面评估，并作出审批决定。如审批通过，在申请单上签署同意意见；如审批不通过，应明确指出不通过的原因，并要求业务部门重新调整或完善申请内容。合同签订1.业务部门在进场费申请获得批准后，与合作方签订正式的合作协议。合作协议应明确双方的权利义务、进场费金额、支付方式、支付时间、服务内容、违约责任等条款，确保双方的权益得到有效保障。2.财务部门参与合同审核：财务人员应重点审核合同中关于进场费支付的条款是否与审批意见一致，支付方式是否符合公司财务制度要求，以及违约责任条款是否明确合理等。如发现合同条款存在问题，应及时与业务部门和法务部门沟通，要求进行修改完善。进场费的支付管理支付流程1.业务部门根据合作协议约定，在进场费支付时间节点前，将填写完整的付款申请单提交至财务部门。付款申请单应附上合作协议、发票（如有）、验收报告（如适用）等相关证明文件。2.财务部门对付款申请单及相关证明文件进行审核：审核内容包括申请金额是否与合作协议一致、发票是否合规、验收报告是否完整等。如审核通过，财务人员在付款申请单上签字确认，并按照公司财务支付流程进行款项支付。3.款项支付方式：根据公司财务制度和合作协议约定，进场费可以采用银行转账、支票、汇票等方式进行支付。如采用银行转账方式，财务人员应确保收款账户信息准确无误；如采用支票支付，应严格按照支票管理规定进行签发和交付。支付记录与档案管理1.财务部门应建立进场费支付台账：详细记录每笔进场费的支付日期、支付金额、支付对象、合作事项、支付凭证号码等信息，以便于查询和核对。2.将付款申请单、合作协议、发票、验收报告等相关文件进行归档保存：档案保存期限应符合公司档案管理规定，确保在需要时能够随时查阅相关资料。进场费的收取管理收取原则1.公司有权根据合作协议约定，向供应商、场地所有者、广告商等合作方收取进场费。收取进场费应遵循公平、公正、公开的原则，不得强制或变相强制合作方支付不合理的进场费。2.在收取进场费前，应确保公司已按照合作协议履行相应的义务，如提供商品销售服务、场地使用权益、广告宣传效果等，否则可能影响进场费的收取。收取流程1.业务部门负责进场费的催缴工作：根据合作协议约定的进场费支付时间，业务部门应提前与合作方沟通，提醒其按时支付进场费。如合作方逾期未支付，业务部门应及时采取催缴措施，如发送催款函、电话沟通等。2.对于逾期未支付的进场费，财务部门协助业务部门进行后续处理。财务人员可以根据合作协议约定，计算逾期违约金（如有），并将相关情况告知合作方。如催缴无果，公司可以通过法律途径追讨进场费。3.收取进场费后，财务部门应开具合法有效的发票，并按照公司财务管理制度进行入账处理。同时，业务部门应将进场费收取情况及时反馈给相关部门，以便于进行后续的业务管理和统计分析。收取记录与档案管理1.财务部门应建立进场费收取台账：记录每笔进场费的收取日期、收取金额、收取对象、合作事项、发票号码等信息，确保收取记录准确完整。2.将收取进场费的相关文件，如合作协议、催款函、发票存根等进行归档保存：以便于日后查询和核对，同时也为公司的财务管理和审计工作提供依据。进场费的监督与审计内部监督1.公司内部审计部门定期对进场费的管理情况进行审计：审查进场费的决策程序是否合规、支付与收取流程是否规范、相关文件是否齐全、费用使用是否合理等。如发现问题，应及时提出审计意见，并要求相关部门进行整改。2.财务部门应定期对进场费的收支情况进行自查：核对进场费支付台账与实际支付情况是否一致，收取台账与实际收取情况是否相符，发票开具与入账是否规范等。如发现差异或问题，应及时查明原因并进行调整。外部审计1.根据公司需要，定期聘请外部审计机构对公司进场费的管理情况进行全面审计。外部审计机构应按照独立、客观、公正的原则，对进场费的收支活动进行审查，并出具审计报告。2.公司应积极配合外部审计工作：提供相关资料和信息，确保审计工作的顺利进行。对于外部审计报告中提出的问题和建议，公司应认真对待，及时采取措施进行整改和完善。违规处理违规行为界定1.业务部门在进场费管理过程中，如有以下行为之一的，视为违规：未按照规定的决策程序和审批流程申请进场费；提供虚假的合作事项信息或夸大预期效果，骗取进场费；与合作方勾结，故意抬高或压低进场费金额，谋取不正当利益；未按照合作协议约定履行义务，导致公司无法正常收取进场费；其他违反进场费管理制度的行为。2.财务部门在进场费支付与收取管理中，如有以下行为之一的，视为违规：未对进场费申请进行严格审核，导致不合理的费用支出；擅自更改进场费支付金额或支付对象；未按照规定开具发票或进行入账处理；隐瞒进场费收支情况，提供虚假财务数据；其他违反财务管理制度和进场费管理规定的行为。违规处理措施1.对于违规行为较轻的，公司将给予警告、通报批评等处理措施，并要求相关责任人限期整改。2.对于违规行为造成公司经济损失的，公司将责令相关责任人赔偿损失，并根据情节轻重给予相应的纪律处分，如降职、撤职等。3.对于严重违规行为，如涉嫌违法犯罪的，公司将依法移交司法机关处理。附则解释权