厅合同管理制度

厅合同管理制度（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得违反法律法规的强制性条款。2.平等自愿原则：合同双方在签订合同时应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.协商一致原则：合同条款应经过双方充分协商，达成一致意见，确保合同内容明确、具体、可行。4.防范风险原则：在签订合同前，应对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行全面审查，评估合同风险，并采取相应的防范措施。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理委员会作为合同管理的决策机构，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会下设合同管理办公室，挂靠在公司法务部，负责合同管理的日常工作。（二）职责分工1.合同管理委员会职责审议重大合同的签订、变更、终止等事项；协调解决合同签订、履行过程中出现的重大问题；对合同管理工作进行监督和指导。2.合同管理办公室职责负责制定和完善合同管理制度；组织合同文本的起草、审核、签订、备案等工作；对合同履行情况进行跟踪、检查和监督；处理合同纠纷，参与合同诉讼、仲裁等活动；建立和管理合同档案。3.业务部门职责负责本部门业务范围内合同的洽谈、起草、初审等工作；按照合同约定履行义务，及时向合同管理办公室通报合同履行情况；协助合同管理办公室处理合同纠纷。4.法务部门职责负责对合同文本进行法律审核，提出法律意见和建议；参与合同纠纷的处理，提供法律支持；对合同管理工作进行法律指导。5.财务部门职责负责对合同涉及的财务条款进行审核，提出财务意见和建议；按照合同约定办理款项收付手续，对合同执行情况进行财务监督；协助合同管理办公室处理合同纠纷。三、合同的签订（一）合同签订流程1.合同洽谈：业务部门负责与合同对方进行洽谈，就合同的主要条款达成初步意向。2.合同起草：业务部门根据洽谈结果起草合同文本，合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。3.合同审核：合同文本起草完成后，应依次提交业务部门负责人、法务部门、财务部门进行审核。审核部门应在[X]个工作日内提出审核意见，业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.合同签订：经审核通过的合同文本，由业务部门负责人、法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。合同签订后，业务部门应将合同副本及时送交合同管理办公室备案。（二）合同签订的注意事项1.合同对方的主体资格审查：业务部门应要求合同对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件，核实其主体资格是否合法有效。2.合同条款的明确性：合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清、歧义或漏洞。对于重要条款，应进行详细约定，确保双方权利义务明确。3.合同的审批权限：严格按照公司规定的合同审批权限进行审批，未经审批的合同不得签订。4.合同的签字盖章：合同签字盖章应符合公司规定的程序和要求，确保合同签字盖章的真实性和有效性。四、合同的履行（一）履行原则合同双方应按照合同约定全面履行自己的义务，遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责对本部门签订合同的履行情况进行跟踪和监督，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.合同管理办公室定期对合同履行情况进行检查和通报，对履行过程中出现的重大问题及时协调解决。3.各部门应积极配合合同管理办公室的工作，提供合同履行情况的相关资料和信息。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同对方，并按照合同约定办理相关手续。解除合同应签订书面协议，明确双方的权利义务。五、合同纠纷的处理（一）纠纷预防1.在合同签订前，应充分了解合同对方的资信状况和履约能力，评估合同风险，采取相应的防范措施。2.在合同履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，及时沟通协调，避免纠纷的发生。3.加强对合同管理人员的培训，提高其法律意识和业务水平，增强防范合同纠纷的能力。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并提供相关证据材料。2.合同管理办公室会同法务部门对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，业务部门与合同对方进行协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。4.在纠纷处理过程中，应及时收集、整理相关证据材料，确保公司合法权益得到有效维护。六、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同副本送交合同管理办公室，合同管理办公室负责收集、整理合同相关资料，包括合同文本、补充协议、往来信函、会议纪要、履行记录、纠纷处理文件等。（二）档案整理与归档合同管理办公室对收集到的合同资料进行分类整理，按照合同编号、签订时间、合同名称等顺序进行编号装订，建立合同档案。合同档案应一式两份，一份由合同管理办公室保存，一份交档案室存档。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到合同管理办公室查阅。2.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人、合同管理办公室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。3.查阅、借阅合同档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借、丢失合同档案。七、合同管理的信息化建设（一）建立合同管理信息系统公司应建立合同管理信息系统，实现合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止、纠纷处理、档案管理等全过程信息化管理。合同管理信息系统应具备合同模板管理、流程审批、电子签章、数据统计分析等功能。（二）数据录入与维护业务部门应及时将合同相关信息录入合同管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。合同管理办公室负责对合同管理信息系统的数据进行维护和更新，定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。（三）系统安全管理加强合同管理信息系统的安全管理，设置不同的用户权限，确保系统数据的安全。定期对系统进行安全检查和漏洞修复，防止数据泄露和系统故障。八、监督与考核（一）监督检查1.合同管理委员会定期对公司合同管理工作进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同纠纷处理情况等。2.合同管理办公室不定期对各部门合同管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价机制，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订数量、合同履行情况、合同纠纷处理情况、合同档案管理情况等。2.考核评价结