刻印章管理制度

刻印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章刻制、使用、保管等行为，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司各类印章的管理。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章以及其他具有法律效力或代表公司对外行使权力的专用章。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表需提交至公司行政部门，行政部门对申请事项进行审核，确保确有必要刻制该印章。（二）审批流程1.行政部门审核通过后，将申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和工作需要进行审批，签署意见。2.对于涉及公司重要事务或对外具有重大影响的印章刻制申请，需经公司法定代表人审批。（三）刻制执行1.经审批同意后，行政部门负责联系具有资质的印章刻制单位进行印章刻制。选择刻制单位时，应确保其具备合法经营资质，信誉良好。2.刻制单位应严格按照公司提供的印章样式、规格、材质等要求进行刻制，确保印章质量清晰、规范。3.印章刻制完成后，行政部门应及时组织对印章进行验收。验收内容包括印章外观、文字、尺寸等是否符合要求，同时检查印章印模是否清晰可辨。验收合格后，办理印章交接手续。（四）印章备案1.新刻制的印章，行政部门应及时到当地公安机关进行备案登记，确保印章使用的合法性。2.备案所需材料包括公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明、印章刻制申请表、印章样式等，具体要求按照当地公安机关规定执行。3.行政部门负责保管印章备案回执，并将备案情况记录在公司印章管理台账中。三、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的用途和范围使用印章，严禁超范围、超权限使用印章。2.使用印章应确保真实、合法、有效，不得在空白纸张、合同、协议等文件上加盖印章。3.印章使用必须经过审批，未经批准不得擅自使用印章。（二）使用审批1.印章使用申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并附上相关文件资料。2.《印章使用申请表》需经部门负责人审核签字，确认用印事项的真实性和必要性。3.根据用印事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、资料等用印，由部门负责人审批。涉及合同签订、协议签署等重要事项用印，需经公司分管领导审批；重大合同或协议用印，还需经公司法定代表人审批。财务专用章使用，按照公司财务管理制度规定的审批流程执行，一般由财务负责人审批，重大财务事项用印需经公司分管财务领导审批。其他特殊情况用印，根据公司相关规定或领导指示进行审批。（三）用印登记1.印章管理人员应建立《印章使用登记簿》，对每一次印章使用情况进行详细登记。登记内容包括用印日期、用印部门、申请人、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息。2.用印完毕后，印章管理人员应及时在登记簿上记录相关信息，并要求用印人签字确认。3.《印章使用登记簿》应妥善保管，保存期限为[X]年，以备查阅。（四）印章使用方式1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章原则上应在公司内使用，如确因工作需要携带外出使用，需经公司分管领导批准，并填写《印章外出使用申请表》。2.印章外出使用时，必须由印章管理人员专人携带，确保印章安全。使用完毕后，应及时将印章带回公司，并在《印章外出使用登记簿》上进行登记。3.严禁将印章交由他人代管或代盖，特殊情况需委托他人盖章时，必须经过公司分管领导批准，并办理相关委托手续。四、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，明确印章保管责任人，确保印章安全存放，防止印章丢失、被盗用或滥用。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。3.印章保管人员应妥善保管印章及相关资料，不得随意放置，防止印章受到损坏或遗失。（二）保管地点1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管室，并配备必要的安全防范设施。2.部门章等一般印章可由各部门指定专人保管，存放于部门内安全可靠的地方。（三）保管人员职责1.负责印章的日常保管工作，确保印章存放安全、完好。2.严格按照印章使用审批程序进行用印操作，对不符合规定的用印申请有权拒绝。3.及时记录印章使用情况，定期核对印章使用登记簿与印章实际使用情况是否一致。4.发现印章有损坏、遗失等情况时，应立即向公司行政部门报告，并采取相应的措施。（四）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。2.交接双方应填写《印章交接清单》，详细列出交接的印章名称、数量、规格、启用时间、保管期限等信息，并在清单上签字确认。3.交接过程中，应由公司行政部门派人监交，确保交接工作的顺利进行。交接完毕后，交接清单应一式三份，交接双方各执一份，公司行政部门留存一份。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、名称变更、业务范围变化等原因，印章不再使用的。2.印章损坏无法正常使用的。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用审批印章停用由使用部门或保管人员提出申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并经部门负责人审核签字。申请表提交至公司行政部门，行政部门审核后报公司分管领导审批。（三）停用处理1.经审批同意停用的印章，行政部门应及时通知各相关部门，并收回印章。2.收回的印章应妥善保管，防止丢失或误用。对于损坏的印章，应在《印章管理台账》中注明损坏情况。（四）销毁程序1.对于需要销毁的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并附上拟销毁印章的印模。申请表经公司分管领导审批后，方可进行销毁。2.印章销毁应选择在公司内部进行，由行政部门、审计部门等相关人员共同监督销毁过程。销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法复原。3.销毁完成后，参与销毁的人员应在《印章销毁记录》上签字确认，记录内容包括销毁日期、销毁印章名称、数量、销毁方式等信息。《印章销毁记录》应妥善保管，保存期限为[X]年。六、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责定期对印章管理情况进行检查，检查内容包括印章的刻制、使用、保管、停用与销毁等环节是否符合本制度规定。2.审计部门有权对印章管理情况进行审计监督，对发现的问题提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章管理不善给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责