审批章管理制度

审批章管理制度一、总则（一）目的为加强公司审批章的管理，规范审批章的使用流程，确保公司各类审批文件的合法性、严肃性和安全性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构所有审批章的管理与使用。（三）审批章定义本制度所指审批章是指公司在各类业务审批过程中使用的具有法律效力的印章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。二、审批章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制审批章时，由使用部门填写《审批章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、规格、用途、数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.《审批章刻制申请表》报分管领导审核，经公司法定代表人批准后，交行政管理部门统一办理刻制手续。（二）刻制流程1.行政管理部门根据批准的《审批章刻制申请表》，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.印章刻制完成后，行政管理部门应及时组织相关人员对印章的规格、样式、文字等进行核对，确保印章符合要求。3.核对无误后，行政管理部门在印章启用登记表上进行登记，并注明启用日期、使用部门、保管人等信息。（三）启用1.审批章启用前，行政管理部门应将印章的启用通知以书面形式发送至各相关部门，并在公司内部公告栏进行公示。2.审批章正式启用后，方可按照本制度规定的流程进行使用。三、审批章的保管（一）保管原则1.审批章应实行专人保管制度，确保印章的安全。2.保管人应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管人职责1.负责审批章的日常保管工作，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.按照本制度规定的使用流程，认真审核用印申请，确保用印文件的合法性、真实性和完整性。3.在用印过程中，严格监督用印情况，确保印章使用规范、准确。4.定期对审批章进行检查和维护，如发现印章有损坏或异常情况，应及时报告行政管理部门，并按照规定进行处理。（三）保管地点1.行政公章、合同专用章等重要审批章应存放在公司指定的保险柜内，并由专人负责保管保险柜钥匙。2.财务专用章、法人章等印章应按照财务管理制度的规定，由财务部门指定专人分别保管。（四）印章交接1.审批章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《审批章交接登记表》，详细记录印章的名称、规格、数量、交接日期、交接双方等信息。2.交接双方应在行政管理部门相关人员的监督下进行印章交接，并在《审批章交接登记表》上签字确认。3.交接完成后，行政管理部门应及时更新印章保管人信息。四、审批章的使用（一）使用范围1.行政公章主要用于公司对外发布的各类公文、函件、证明、授权委托书等文件的盖章。2.合同专用章主要用于公司签订的各类合同、协议等文件的盖章。3.财务专用章主要用于公司财务收支、结算、票据等方面的盖章。4.法人章主要用于公司法定代表人授权的相关文件的盖章。（二）使用流程1.用印申请申请人填写《用印申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。涉及重大事项或金额较大的合同用印，还需报分管领导和公司法定代表人审批。2.审核用印申请提交后，由保管人按照本制度规定对用印申请进行审核，重点审核用印事项的合法性、真实性和完整性。对于不符合规定的用印申请，保管人应拒绝盖章，并向申请人说明理由。3.用印经审核同意用印的申请，保管人应在用印前再次核对用印文件的内容，确保无误后，在用印位置加盖相应的审批章，并在《用印登记表》上详细记录用印情况，包括用印日期、用印文件名称、文号、用印份数、用印人等信息。用印完成后，保管人应及时将印章归位存放，并将用印文件返还申请人。（三）特殊情况用印1.紧急情况下（如因不可抗力等原因无法按照正常流程审批）需要用印的，经部门负责人电话请示分管领导同意后，可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印时，应通过传真、邮件等方式将用印申请及相关文件发送至公司，经审批同意后，由当地分支机构按照本制度规定的流程进行用印，并将用印情况及时反馈至公司总部。五、审批章的停用与销毁（一）停用原因1.因公司机构调整、业务变更等原因，审批章不再使用。2.审批章损坏无法正常使用。3.其他需要停用审批章的情况。（二）停用流程1.当出现审批章停用情况时，由使用部门填写《审批章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.《审批章停用申请表》报分管领导审核，经公司法定代表人批准后，交行政管理部门办理停用手续。3.行政管理部门在审批章停用后，应及时将停用通知以书面形式发送至各相关部门，并在公司内部公告栏进行公示。（三）销毁流程1.对于停用的审批章，行政管理部门应按照规定进行销毁处理，确保印章不再被使用。2.销毁前，行政管理部门应填写《审批章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、规格、数量、销毁原因等信息，并经分管领导审核，公司法定代表人批准。3.审批通过后，行政管理部门应选择具有资质的销毁单位进行销毁，并在销毁现场进行监督，确保销毁过程合规。4.销毁完成后，行政管理部门应在《审批章销毁登记表》上记录销毁情况，包括销毁日期、销毁单位、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。六、审批章使用的监督与检查（一）监督机制1.公司设立审批章使用监督小组，由行政管理部门、审计部门等相关人员组成，负责对审批章的使用情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组有权查阅与审批章使用相关的文件、记录等资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）检查内容1.审批章的保管是否安全，是否存在被盗用、丢失或损坏的情况。2.用印申请是否按照规定流程进行审批，用印文件是否合法、真实、完整。3.用印记录是否完整、准确，是否及时登记在用印登记表上。4.审批章的使用是否符合规定的使用范围，有无超范围用印的情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用审批章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用审批章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应