印鉴管理制度

印鉴管理制度总则目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴的使用流程，保障公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司的各类印鉴，包括但不限于公司公章、法定代表人私章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章等。基本原则1.依法依规原则：印鉴的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和公司内部规定。2.专人负责原则：明确印鉴管理责任人，确保印鉴使用安全、规范。3.审批授权原则：印鉴使用必须经过严格的审批流程，获得相应授权。4.登记备案原则：对印鉴的使用情况进行详细登记备案，便于追溯和查询。印鉴的刻制与启用印鉴刻制1.公司因业务需要刻制印鉴时，由需求部门填写《印鉴刻制申请表》，详细说明刻制印鉴的名称、用途、样式等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政管理部门。2.行政管理部门审核《印鉴刻制申请表》，确保申请事项符合公司规定和业务需求。审核通过后，报公司分管领导审批。3.经公司分管领导审批同意后，行政管理部门统一安排具有资质的刻章单位进行印鉴刻制。4.新刻制的印鉴必须与公司在公安机关备案的印鉴样式一致，确保印鉴的合法性和规范性。印鉴启用1.印鉴刻制完成后，行政管理部门负责将新印鉴移交至印鉴保管人，并填写《印鉴启用登记表》，详细记录印鉴名称、启用日期、保管人等信息。2.印鉴保管人在收到新印鉴后，应立即检查印鉴的外观和质量，如发现问题及时与行政管理部门沟通解决。3.新印鉴启用前，原印鉴如有需要应同时废止，并在《印鉴启用登记表》中注明废止日期和原因。4.印鉴启用后，相关信息应及时在公司内部进行通报，确保各部门和人员知晓。印鉴的保管保管责任人1.公司公章、法定代表人私章由行政管理部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部门指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。2.印鉴保管人应具备高度的责任心，严格遵守印鉴保管规定，确保印鉴安全。保管要求1.印鉴保管人应将印鉴存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。2.印鉴保管人不得擅自将印鉴转借他人使用，如因工作需要必须转借时，应经印鉴使用部门负责人和分管领导批准，并办理相关借用手续。3.节假日期间，印鉴保管人如需离开工作岗位，应将印鉴移交至公司指定的临时保管人员，并办理交接手续。4.印鉴保管人应定期对印鉴进行检查，如发现印鉴有损坏、遗失等情况，应及时报告行政管理部门，并采取相应的措施进行处理。印鉴的使用使用范围1.公司公章主要用于以公司名义对外签订的合同、协议、文件、报表等；法定代表人私章主要用于办理公司财务结算、银行开户等业务；合同专用章主要用于签订各类合同；财务专用章主要用于公司财务核算、资金收付等业务；发票专用章主要用于开具发票。2.部门章主要用于本部门内部的文件、通知、报表等的盖章，不得对外使用。使用流程1.申请：使用印鉴时，由使用部门填写《印鉴使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、盖章位置等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政管理部门（涉及财务、合同等业务的，还需分别经财务部门、合同管理部门审核）。2.审核：行政管理部门对《印鉴使用申请表》进行审核，重点审核用印事项是否符合公司规定和业务需求，用印文件是否已经相关领导审批等。审核通过后，报公司分管领导审批。3.授权：经公司分管领导审批同意后，行政管理部门在《印鉴使用申请表》上注明授权意见，并将申请表交予印鉴保管人。4.用印：印鉴保管人根据行政管理部门的授权意见，对用印文件进行核对，确认无误后，在规定的位置加盖印鉴，并在《印鉴使用登记表》上详细记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、盖章位置、使用人等信息。5.留存：用印完成后，印鉴保管人应将《印鉴使用申请表》和用印文件原件留存归档，以备查阅。特殊情况用印1.如遇紧急情况，无法按照正常流程办理用印审批手续时，使用部门可通过电话或其他方式向公司分管领导报告，经领导口头同意后，可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同用印，除按照正常流程审批外，还需经公司总经理办公会或董事会审议通过后方可用印。印鉴的停用与销毁停用1.因公司名称变更、业务调整、印鉴损坏等原因，需要停用印鉴时，由行政管理部门填写《印鉴停用申请表》，详细说明停用原因、停用印鉴名称等信息，并经公司分管领导审批。2.经公司分管领导审批同意后，行政管理部门负责通知印鉴保管人停止使用印鉴，并将停用印鉴收回。3.印鉴保管人在收到停用印鉴后，应及时在《印鉴使用登记表》中注明停用日期，并将停用印鉴妥善保管。销毁1.对于停用的印鉴，由行政管理部门定期进行清理，提出销毁意见，并填写《印鉴销毁申请表》，详细说明销毁印鉴名称、销毁原因等信息。2.《印鉴销毁申请表》经公司分管领导审批同意后，由行政管理部门会同审计部门、财务部门等相关人员共同对印鉴进行销毁。3.印鉴销毁过程应进行全程录像，并由参与销毁的人员在《印鉴销毁登记表》上签字确认。4.销毁后的印鉴相关资料应留存公司档案部门备案，以备查阅。监督与检查内部审计公司内部审计部门定期对印鉴管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查印鉴的保管、使用、审批等环节是否符合规定，是否存在违规使用印鉴的情况。行政管理部门检查行政管理部门不定期对印鉴的保管和使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。违规处理1.对于违反印鉴管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印鉴给公司造成经济损失或其