铸造行业采购管理制度

铸造行业采购管理制度总则1.目的为规范铸造行业采购工作流程，加强采购管理，确保采购活动的高效、有序进行，保证所采购物资和服务的质量，降低采购成本，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司铸造生产所需的各类原材料、辅助材料、设备、工具、办公用品等物资及相关服务的采购活动。3.原则按需采购原则：根据公司生产计划和实际需求，合理安排采购，避免盲目采购和积压库存。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司生产要求和质量标准。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。采购组织与职责1.采购部门采购部门职责负责制定和执行公司采购计划，根据生产需求及时采购所需物资和服务。开发、评估、选择合格的供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和要求。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，保证物资按时、按质、按量供应。负责采购物资的验收、入库、付款等工作，配合财务部门做好采购成本核算和控制。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断优化采购流程和管理水平。采购人员职责按照采购计划和工作流程，负责具体的采购业务操作，确保采购任务按时完成。收集、整理供应商信息，进行供应商调查和评估，为供应商的选择提供依据。参与采购谈判，与供应商沟通协调，争取有利的采购条件和价格。负责采购合同的起草、审核、签订和执行跟踪，确保合同的有效履行。及时反馈采购过程中的问题和异常情况，协助解决采购中的困难和纠纷。遵守公司采购制度和相关法律法规，保守采购工作中的商业秘密。2.其他相关部门生产部门根据公司生产计划，提前向采购部门提供准确的物资需求计划，包括物资名称、规格、数量、交货时间等。参与对采购物资的质量检验和验收工作，及时反馈物资质量问题。协助采购部门处理与生产相关的紧急采购需求和问题。质量部门制定采购物资的质量标准和检验规范，参与采购物资的质量检验和验收工作，确保所采购物资符合质量要求。对采购物资的质量问题进行调查和分析，提出处理意见和改进建议。财务部门负责审核采购合同的付款条款，按照公司财务制度办理采购付款手续。参与采购成本的核算和控制，提供财务分析和建议。监督采购资金的使用情况，确保资金安全。采购流程1.采购申请各部门根据生产计划、库存情况等，填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格、型号、数量、需求时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签字确认后报分管领导审批。分管领导根据公司整体情况和预算安排，对采购申请进行审批，批准后的采购申请交采购部门。2.供应商选择与评估采购部门根据采购申请，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。采购人员对筛选后的供应商进行实地考察或问卷调查，了解供应商的实际情况，并填写《供应商评估表》。采购部门组织相关部门（如质量部门、技术部门等）对供应商进行综合评估，评估结果分为合格、不合格和待定。对于合格供应商，建立供应商档案，纳入公司供应商名录；对于不合格供应商，不再考虑其参与公司采购业务；对于待定供应商，视情况进一步跟踪评估。3.采购订单下达采购部门根据审批后的采购申请和选定的供应商，向供应商下达《采购订单》。《采购订单》应明确物资名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购订单下达后，采购人员应及时与供应商沟通确认，确保供应商收到订单并能够按时、按质、按量履行订单。4.采购合同签订对于金额较大、采购周期较长或重要物资的采购，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应按照公司合同管理制度进行起草、审核、签订和备案。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的质量标准、交货时间、验收方式、付款方式、违约责任等条款。在签订采购合同前，采购人员应将合同草本提交相关部门（如法务部门、财务部门等）进行审核，确保合同条款合法合规、符合公司利益。5.采购订单跟踪与催货采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。对于可能影响交货期的问题，采购人员应及时与供应商沟通协调，督促供应商采取措施解决问题，确保按时交货。在交货期临近时，采购人员应向供应商发出催货通知，提醒供应商按时发货。6.物资验收物资到货前，采购部门应通知质量部门、仓库等相关部门做好验收准备工作。物资到货时，采购人员应与供应商共同核对物资的名称、规格、型号、数量、质量等，确保物资与采购订单一致。质量部门按照质量标准对物资进行检验，出具检验报告。对于验收合格的物资，仓库办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。7.采购付款采购物资验收合格且发票收到后，采购部门应填写《付款申请单》，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，提交财务部门审核。财务部门按照公司财务制度对付款申请进行审核，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批后，财务部门办理付款手续，将款项支付给供应商。采购成本控制1.采购预算管理采购部门应根据公司年度生产计划和财务预算，编制年度采购预算，明确采购项目、采购金额、采购时间等。年度采购预算经公司管理层审批后执行，在预算执行过程中，采购部门应严格控制采购支出，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经公司管理层审批后执行。2.价格谈判与成本分析采购人员在采购过程中应与供应商进行充分的价格谈判，争取最优惠的采购价格。采购部门应定期对采购物资的价格进行分析，与市场价格进行对比，评估采购成本的合理性。通过成本分析，发现采购成本过高的原因，采取相应的措施进行改进，如优化采购渠道、降低采购批量、与供应商协商降价等。3.采购成本核算与考核财务部门应建立采购成本核算体系，对采购成本进行准确核算和分析。采购部门应定期对采购成本控制情况进行总结和汇报，公司对采购部门的采购成本控制工作进行考核。将采购成本控制指标纳入采购人员的绩效考核体系，对采购成本控制效果显著的采购人员给予奖励，对采购成本超支的采购人员进行相应的处罚。供应商管理1.供应商开发与准入采购部门根据公司业务需求和供应商评估标准，主动开发新的供应商。新供应商应具备合法的经营资质、良好的信誉、稳定的生产能力和质量保证体系。采购部门对新供应商进行初步筛选和实地考察后，填写《供应商准入申请表》，提交相关部门（如质量部门、技术部门等）进行综合评估。经综合评估合格的新供应商，纳入公司供应商名录，成为公司合格供应商。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等。采购人员根据日常采购业务情况，对供应商进行月度或季度评价，填写《供应商评价表》。采购部门每年组织一次对供应商的全面评估，综合各方面评价结果，对供应商进行等级划分，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，采取警告、暂停合作、取消合作等措施。3.供应商关系维护采购部门应与供应商保持密切的沟通与合作，建立良好的供应商关系。定期与供应商召开沟通会议，反馈公司需求和意见，了解供应商的生产经营情况和市场动态。对于供应商提出的问题和困难，采购部门应及时协助解决，共同应对市场变化和挑战。通过与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，选择多个供应商进行采购，分散风险；与供应商签订详细的合同，明确违约责任，加强对供应商的监督和管理。对于质量风险，加强对采购物资的质量检验和验收，选择质量可靠的供应商，建立质量追溯体系。对于价格波动风险，关注市场价格动态，与供应商协商签订价格调整条款，采取套期保值等方式规避价格风险。对于合同风险，加强合同管理，严格按照合同管理制度进行合同的起草、审核、签订和执行，确保合同的合法性和有效性。3.风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。对风险应对措施的执行效果进行跟踪和评估，根据实际情况及时调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。采购信息化管理1.采购管理系统建设公司应建立采购管理系统，实现采购业务的信息化管理。采购管理系统应涵盖采购申请、供应商管理、采购订单下达、合同管理、订单跟踪、物资验收、采购付款等功能模块。通过采购管理系统，实现采购信息的实时共享和协同工作，提高采购工作效率和管理水平。2.数据维护与管理采购部门应指定专人负责采购管理系统的数据维护和管理工作。及时更新供应商信息、采购订单信息、合同信息等，确保数据的准确性和完整性。定期对采购管理系统的数据进行备份，防止数据丢失。3.信息化应用培训公司应组织采购人员参加采购管理系统的应用培训，使其熟悉系统的操作流程和功能。通过培训，提高采购人员的信息化应用能力，促进采购工作的规范化和信息化。监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购成本控