信用社档案管理制度

信用社档案管理制度总则目的为加强信用社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在信用社经营管理、业务发展、风险防控等方面的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于信用社各级机构及全体员工在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种载体的档案。基本原则1.统一领导、分级管理原则：信用社档案工作实行统一领导，由联社办公室（或综合管理部门）负责统筹管理，各部门、各分支机构负责本部门、本机构档案的收集、整理、保管等具体工作，并接受联社档案管理部门的监督指导。2.集中保管原则：重要档案应集中存放在联社指定的档案库房，便于统一管理和查阅利用。3.规范管理原则：档案管理应遵循国家有关法律法规和行业标准，建立健全各项管理制度，确保档案管理工作规范化、标准化。4.安全保密原则：严格保密措施，确保档案信息不泄露，保障档案实体安全，防止档案损毁、丢失。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为信用社各项工作提供便捷、高效的档案利用服务。档案管理机构及职责联社档案管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定信用社档案管理制度并组织实施。2.负责联社机关各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.指导、监督和检查各分支机构及各部门的档案工作，组织开展档案业务培训和考核。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，提高档案管理的信息化水平。5.开发利用档案资源，为信用社经营决策、业务发展、内部管理等提供档案信息支持。6.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案实体安全。分支机构及部门档案管理人员1.负责本机构、本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.按照联社档案管理要求，定期将整理好的档案移交联社档案管理部门。3.负责本机构、本部门档案的临时保管和日常查阅利用工作，并做好登记记录。4.协助联社档案管理部门开展档案清查、盘点、鉴定等工作。档案的收集与整理收集范围1.综合管理类：包括联社及各机构的行政公文、会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、安全保卫等方面的文件材料。2.业务经营类：涵盖信贷业务、财务管理、风险管理、审计监督、金融市场、电子银行等各类业务活动中形成的文件、合同、报表、凭证、台账等资料。3.客户关系类：如客户基本信息、信贷档案、金融服务记录、客户投诉处理等相关材料。4.科技信息类：包括信息系统建设、网络设备管理、软件开发、数据备份等方面的技术文档。5.其他类：如宣传资料、荣誉证书、对外合作协议、法律事务文件等具有保存价值的材料。收集要求1.各部门、各分支机构应明确专人负责档案收集工作，确保档案形成后及时收集，不得积压、散失。2.收集的档案应真实、完整、准确，字迹清晰，载体形式符合要求。对破损、褪色的文件材料应及时进行修复或复制。3.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。同时，应建立相应的元数据，对电子文件的背景信息、来源等进行详细记录。整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，采用科学合理的分类方法和编号体系。整理方法1.分类：一般按照年度机构保管期限类别进行分类。例如，先按年度划分，再按联社机关、各分支机构等机构区分，然后根据保管期限分为永久、定期（如30年、10年等），最后按照不同类别进一步细分，如综合管理类、业务经营类等。2.编号：为每份档案或每组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和查询。编号可采用数字编码、字母与数字组合等方式。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等项目，以便快速检索和查阅。档案的保管库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、防火防盗的地点。库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防光、防高温等防护设施。2.库房内应配备温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案架（柜）应排列整齐，便于通风和存取档案。档案应分类存放，不同保管期限、不同类别、不同密级的档案应分开存放。4.库房应设置专门的出入口，安装门禁系统，严格限制无关人员进入。库房内严禁烟火，配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护。档案实体保管1.档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，核对档案数量、编号、保管期限等信息，确保账实相符。如发现档案短缺、损坏、丢失等情况，应及时查明原因并报告处理。2.对纸质档案应按照档案整理要求进行排列上架，保持整齐有序。对电子档案应进行定期备份，存储在不同介质上，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。3.档案存放应便于查找和利用，对常用档案应设置专门的存放区域，提高查阅效率。同时，应建立档案存放位置索引，方便快速定位档案。档案保管期限1.信用社档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为30年、10年。2.永久保管的档案主要包括：信用社章程、营业执照、税务登记证、重要合同协议、年度财务决算报告、人事任免文件、重大事件记录等。3.保管期限为30年的档案一般有：各类中长期信贷档案、重要业务往来文件、大额资金交易记录等。4.保管期限为10年的档案如：一般性业务文件、短期信贷档案、一般性报表等。5.档案保管期限从文件形成次年1月1日起计算。档案鉴定与销毁1.联社档案管理部门应定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定。成立由档案管理人员、业务部门人员、审计人员等组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。3.档案销毁清册应注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等详细信息，并经鉴定小组负责人审核签字。4.档案销毁应严格按照规定程序进行。经联社分管领导批准后，在指定地点由专人负责监督销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁过程中应确保档案信息无法恢复，防止档案资料泄露。5.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行相应的标注，同时在纸质档案目录中注明销毁情况。档案的查阅与利用查阅权限1.内部查阅：信用社员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅涉及机密、绝密级档案的，还需经联社分管领导批准。2.外部查阅：司法机关、监管部门等因工作需要查阅信用社档案的，应出具正式公函，并经联社合规部门审核、分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅过程中不得摘抄、复制、拍照等，如需特殊处理，应另行办理审批手续。查阅登记1.档案管理部门应对每一次档案查阅进行详细登记，记录查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、审批情况等信息。2.查阅登记应采用纸质和电子两种方式同时记录，确保信息准确、完整、可追溯。利用方式1.档案管理部门应根据查阅人的需求，提供档案原件或复印件。如需复印，应经档案管理人员核对无误后，在复印件上加盖"与原件核对一致"章，并注明复印日期。2.对涉及重要机密或不宜公开的档案，应限制查阅范围，严格按照审批要求提供相关内容。查阅人不得擅自扩大查阅范围或泄露档案内容。3.为方便员工查阅利用档案，档案管理部门应逐步推进档案数字化建设，建立档案信息数据库，实现档案的在线查阅和检索。同时，应提供必要的技术支持和培训，确保员工能够熟练使用档案管理信息系统。档案的信息化管理信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用、统计等业务流程的信息化管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务质量，为信用社业务发展提供更加便捷、高效的档案信息支持。3.确保档案信息的安全存储和有效利用，防止档案信息泄露和丢失，保障信用社档案管理工作的规范化、科学化发展。系统功能要求1.档案录入功能：能够实现档案数据的快速录入，支持多种格式文件的上传，包括扫描件、电子文档等，并自动提取文件中的关键信息进行索引。2.分类管理功能：按照档案分类标准，对各类档案进行分类存储和管理，方便用户快速查找和浏览。3.检索查询功能：提供多种检索方式，如按关键词、日期、编号、类别等进行检索，能够快速定位到所需档案，并显示档案的详细信息。4.权限管理功能：设置不同的用户角色和权限，对档案的查阅、修改、删除等操作进行严格权限控制，确保档案信息安全。5.统计分析功能：能够对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，存储在不同介质和地点，并具备数据恢复功能，以应对数据丢失或损坏等情况。数据安全管理1.建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件发生。2.对档案管理信息系统的用户账号进行严格管理，定期更换密码，严禁使用弱密码。用户登录系统应进行身份认证，确保用户身份的真实性和合法性。3.采用加密技术对档案数据进行加密存储和传输，确保档案信息在存储和传输过程中的安全性。4.定期对档案管理信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。同时，制定应急预案，应对突发安全事件，确保档案信息系统的稳定运行。监督与检查监督机制1.联社档案管理部门负责对信用社各级机构及各部门的档案管理工作进行日常监督检查，定期或不定期对档案收集、整理、保管、利用等环节进行抽查。2.建立档案管理工作内部审计制度，定期对档案管理工作进行专项审计，检查档案管理制度的执行情况、档案管理工作的规范性和档案信息的安全性等。3.鼓励员工对档案管理工作中的违规行为进行监督举报，对举报属实的给予相应奖励。检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅利用、鉴定销毁等环节是否符合规定要求。2.档案管理工作的质量，如档案资料的完整性、准确性、系统性，档案整理的规范性，档案编目的准确性等。3.档案库房的管理情况，包括库房设施设备的运行状况、温湿度控制、安全防护措施等。4.档案信息化建设情况，如档案管理信息系统的运行稳定性、数据安全性、功能完整性等。5.档案利用服务情况，是否及时、准确地为用户提供档案查阅利用服务，用户满意度等。整改落实1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。被检查单位应针对问题制定具体的整改措施，认真进行整改。2.整改完成后