供应商档案管理制度

供应商档案管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司供应商档案管理工作，确保供应商信息的完整性、准确性和安全性，加强对供应商的评估与管理，保障公司采购活动的顺利进行，提高采购质量，降低采购成本，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司所有与采购活动相关的供应商档案管理，包括原材料供应商、零部件供应商、服务供应商等。3.职责分工采购部门负责供应商的开发、筛选、评估与日常管理，收集和整理供应商相关资料。牵头组织供应商档案的建立、更新与维护工作，确保档案信息的及时性和准确性。根据采购需求和供应商表现，提出供应商档案调整的建议。质量管理部门参与供应商的评估工作，提供供应商质量方面的相关信息和意见。协助采购部门对供应商的质量表现进行跟踪和评价，将质量问题反馈至采购部门作为供应商档案更新的依据。财务部门负责审核供应商的财务状况，提供相关财务数据和信用评估意见。根据采购合同执行情况，监督供应商的付款和收款情况，对财务异常的供应商及时通知采购部门。法务部门审核采购合同及与供应商相关的法律文件，确保公司权益得到法律保障。对涉及供应商的法律纠纷提供法律支持和建议，维护公司合法权益。档案管理部门负责供应商档案的集中保管，确保档案的安全和完整。按照规定的档案管理流程，对供应商档案进行分类、编号、存储和检索，为各部门提供档案查阅服务。二、供应商档案的建立1.供应商信息收集基本信息供应商名称、注册地址、法定代表人、联系电话、传真号码、电子邮箱等。营业执照注册号、税务登记证号、组织机构代码证号等相关证照信息。业务信息经营范围、主营产品或服务、生产能力、产能利用率等。销售业绩、市场份额、客户群体等情况。质量信息质量管理体系认证情况（如ISO9001等）。产品质量标准、检测设备、检测流程等。过往产品质量检验报告、不合格品处理记录等。财务信息资产负债表、利润表、现金流量表等财务报表。银行信用等级、贷款情况、财务状况稳定性等。合作信息与公司过往合作的项目、采购金额、交货期、付款方式等。合作过程中的评价，包括产品质量、交货及时性、售后服务等方面的反馈。2.信息收集渠道供应商自荐：供应商主动向公司提交相关资料，介绍自身情况和合作意向。市场调研：采购人员通过市场走访、行业展会、网络搜索等方式获取供应商信息。行业推荐：来自行业协会、合作伙伴、客户等的推荐。供应商数据库：参考公司已有的供应商数据库，挖掘潜在合作供应商。3.供应商初步筛选采购部门根据公司采购需求和供应商信息收集情况，对供应商进行初步筛选。筛选标准可包括但不限于供应商的生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。对于初步筛选合格的供应商，采购部门填写《供应商信息登记表》，详细记录供应商的基本信息、业务信息等，并提交至相关部门进行进一步评估。4.供应商评估成立评估小组：由采购部门牵头，联合质量管理部门、财务部门、法务部门等相关人员组成评估小组，对供应商进行全面评估。评估内容与方法质量评估：质量管理部门通过审核供应商质量管理体系文件、实地考察生产现场、查看产品质量检验记录等方式，对供应商的产品质量进行评估。可采用打分制，设定各项质量指标的权重，综合计算供应商的质量得分。价格评估：采购部门收集供应商的报价信息，与市场价格进行比较，评估其价格合理性。同时，考虑采购数量、付款方式等因素对成本的影响。价格评估可根据价格优势程度给予相应得分。交货期评估：参考供应商过往的交货记录，评估其交货及时性。对于按时交货率高的供应商给予较高得分，反之则相应扣分。售后服务评估：通过与供应商沟通、查阅过往服务记录等方式，了解供应商的售后服务能力和水平。包括响应速度、解决问题的能力、客户满意度等方面，进行综合评价并打分。财务评估：财务部门对供应商的财务状况进行分析，评估其偿债能力、盈利能力、资金流动性等。可参考财务比率分析、信用评级等结果，给予财务状况评估得分。法务评估：法务部门审核供应商的法律合规情况，包括是否存在法律纠纷、合同履行能力等方面。对于法律风险较低的供应商给予较高得分，反之则相应扣分。评估结果汇总：评估小组根据各项评估内容的得分情况，汇总计算供应商的综合评估得分。根据综合得分对供应商进行排序，确定不同等级的供应商，如优秀供应商、合格供应商、待改进供应商等。5.档案建立采购部门根据供应商评估结果，为合格及以上等级的供应商建立档案。档案内容应包括供应商信息登记表、评估报告、合作合同、产品质量检验报告、付款记录等相关资料。档案管理部门按照规定的档案编号规则，为每个供应商档案赋予唯一编号，并将档案资料进行分类整理、装订成册，存储于专门的档案存储区域。三、供应商档案的更新与维护1.定期更新采购部门应定期（至少每年一次）对供应商档案进行全面更新。更新内容包括供应商的基本信息、业务信息、质量信息、财务信息、合作信息等方面的变化情况。在更新过程中，采购人员应与供应商进行沟通核实，确保档案信息的准确性。同时，收集最新的产品质量检验报告、财务报表等资料，及时补充到供应商档案中。2.动态更新在日常合作过程中，如发现供应商的信息发生变更或出现新的情况，采购部门应及时进行记录并更新供应商档案。对于供应商的质量问题、交货延迟、售后服务投诉等负面信息，应详细记录事件经过、处理结果及对公司造成的影响等，并作为供应商档案更新的重要依据。同时，根据事件严重程度，对供应商进行相应的警告、暂停合作或淘汰等处理。若供应商在业务拓展、技术升级、管理改进等方面有积极变化，采购部门也应及时将相关信息更新到供应商档案中，以便全面了解供应商的发展情况。3.更新流程采购人员填写《供应商档案更新申请表》，详细说明需要更新的内容及原因，并附上相关证明材料。将申请表提交至采购部门负责人审核，审核通过后，交至档案管理部门进行档案信息的修改和补充。档案管理部门更新完成后，应及时通知相关部门查阅更新后的供应商档案信息。四、供应商档案的查阅与使用1.查阅权限采购部门、质量管理部门、财务部门、法务部门等相关人员因工作需要，可查阅供应商档案。查阅人员应填写《供应商档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门进行查阅。其他部门如需查阅供应商档案，应向采购部门提出申请，由采购部门根据实际情况决定是否提供查阅，并报公司分管领导审批。2.查阅规定查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅供应商档案，不得擅自将档案带出指定地点。查阅过程中，应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、调换档案内容。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘录的内容、用途等信息。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《供应商档案查阅登记表》上签字确认。3.使用限制供应商档案仅供公司内部使用，未经公司书面同意，任何人员不得将档案信息泄露给外部单位或个人。档案信息的使用应仅限于与公司采购活动相关的业务目的，不得用于其他非业务用途。五、供应商档案的保管与保密1.保管要求档案管理部门应设置专门的档案存储区域，确保供应商档案存放环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。对供应商档案进行分类存放，建立档案索引目录，便于快速查找和检索。同时，定期对档案进行清查核对，确保档案的完整性和准确性。对于电子档案，应进行备份存储，并采用加密、访问控制等技术手段，保障电子档案的安全性。备份数据应定期进行恢复测试，确保数据可恢复性。2.保管期限供应商档案的保管期限根据相关法律法规和公司实际情况确定。一般情况下，与供应商合作期间的档案应妥善保管，合作结束后，根据业务需要和法律规定，至少再保管[x]年。对于涉及重要采购项目、重大质量问题或法律纠纷的供应商档案，应适当延长保管期限，直至问题完全解决或法律时效期满。3.保密措施公司全体员工应对供应商档案信息严格保密，签订保密协议，明确保密责任和义务。档案管理部门应制定严格的档案借阅制度，限制档案的查阅范围和权限，对查阅和借阅情况进行详细记录。在档案存储区域设置必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等，防止未经授权的人员进入档案存储区域。对涉及供应商商业秘密、技术机密等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、专人保管等。六、供应商档案的清理与销毁1.清理原则定期对供应商档案进行清理，确保档案的有效性和必要性。清理工作应遵循"保留有用、清理冗余"的原则，避免档案资料的过度堆积。对于保管期限已满且无继续保存价值的供应商档案，按照规定的程序进行销毁处理。2.清理流程档案管理部门每年年初制定供应商档案清理计划，明确清理范围、清理标准和清理时间安排。根据清理计划，档案管理部门对供应商档案进行逐一清查，确定需要清理的档案清单。将拟清理的档案清单提交至采购部门、质量管理部门、财务部门、法务部门等相关部门进行审核，征求各部门对档案清理的意见。经各部门审核同意后，档案管理部门组织对拟销毁的供应商档案进行整理和造册，填写《供应商档案销毁申请表》，详细记录档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。将《供应商档案销毁申请表》提交至公司分管领导审批，审批通过后，由档案管理部门会同采购部门等相关人员在指定地点对档案进行销毁，并填写《供应商档案销毁记录》