企业合同章管理制度

企业合同章管理制度总则目的为加强公司合同章的管理，规范合同章的使用流程，维护公司合法权益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在签订各类合同、协议、意向书等具有法律约束力文件时，对合同章的使用管理。基本原则1.依法合规原则：合同章的使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.专人专管原则：合同章由专人负责保管，确保印章安全。3.审批使用原则：严格履行审批手续，未经批准不得擅自使用合同章。4.用章登记原则：对每次用章情况进行详细登记，以备查询和追溯。合同章的刻制与启用合同章的刻制1.公司合同章的刻制由[具体负责部门]统一办理，需填写《合同章刻制申请表》，详细注明合同章的用途、样式、规格等信息。2.申请表经公司法定代表人或授权代表签字批准后，交由指定的具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.刻制完成的合同章，需进行印模留存，并由专人核对印模与申请表上的样式是否一致。合同章的启用1.合同章刻制完成后，由[保管部门]填写《合同章启用申请表》，附上印模，经公司法定代表人或授权代表签字批准后启用。2.启用日期即为合同章正式投入使用的日期，自启用之日起，原有的相关印章停止使用。3.《合同章启用申请表》及印模留存档案，由[保管部门]妥善保管，以备查阅。合同章的保管保管部门及人员1.公司合同章由[指定保管部门]负责保管，保管部门应指定专人担任合同章保管人。2.保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司合同管理规定，严格遵守印章保管和使用制度。保管要求1.合同章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，实行双人保管（如有需要），确保印章安全。2.保管人不得擅自将合同章转借他人使用，如因特殊情况需要委托他人代管，需经公司法定代表人或授权代表书面批准，并办理交接手续。3.保管人应定期对合同章进行检查，确保印章完好无损，如发现印章损坏或遗失，应立即报告公司领导，并采取相应的补救措施。合同章的使用使用流程1.申请：合同承办部门在签订合同前，应填写《合同用章申请表》，详细注明合同名称、编号、签订对方名称、合同金额、付款方式、用章期限等信息，并附上合同草案或相关文件。2.审核：《合同用章申请表》由合同承办部门负责人审核签字后，提交至[审核部门]进行审核。审核部门应重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性，以及与公司业务的关联性等，提出审核意见。3.审批：经审核通过的《合同用章申请表》，按照公司审批权限规定，依次提交相关领导审批。审批人应根据公司利益和风险评估，对合同进行最终审定，并签署审批意见。4.用章：审批通过后，合同承办部门凭《合同用章申请表》及审批文件，到合同章保管人处办理用章手续。保管人应对申请表及审批文件进行再次核对，确认无误后，在用章登记本上登记用章信息，包括用章日期、合同名称、编号、对方名称、用章人等，并在用章处加盖合同章。5.盖章要求：合同章应加盖在合同规定的盖章处，确保印章清晰、端正，不得模糊、重叠或加盖在其他无关位置。如合同有多页，应在骑缝处加盖合同章。使用限制1.合同章只能用于公司对外签订的合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件，不得用于其他任何用途。2.严禁在空白合同、协议、纸张等上加盖合同章。如因特殊情况需要先加盖印章的，必须经公司法定代表人或授权代表书面批准，并在盖章后及时填写合同内容。3.未经公司书面授权，任何部门和个人不得擅自使用合同章对外提供担保、抵押、质押等法律文件。合同章的停用与销毁停用情形1.因公司名称变更、业务调整等原因，原合同章不再适用时，应及时办理停用手续。2.合同章因损坏、遗失等原因无法继续使用时，应立即停用。停用流程1.合同章保管人填写《合同章停用申请表》，详细说明停用原因，并附上相关证明材料。2.《合同章停用申请表》经公司法定代表人或授权代表签字批准后，合同章保管人将合同章交回[指定部门]。3.[指定部门]对停用的合同章进行封存，并在公司内部发布停用通知，告知各部门不再使用该合同章。销毁1.对于停用的合同章，经公司领导批准后，由[指定部门]负责组织销毁。2.销毁合同章时，应填写《合同章销毁申请表》，详细记录销毁的合同章名称、编号、销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人、监销人签字确认。3.合同章销毁方式可采用切割、粉碎等物理方法，确保印章无法复原，防止印章被非法使用。4.销毁过程应进行拍照或录像留存，作为销毁证据。销毁完成后，《合同章销毁申请表》及相关影像资料由[保管部门]存档保管。监督与检查内部审计监督1.公司内部审计部门定期对合同章的使用和管理情况进行审计检查，重点审查合同章的保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。2.审计部门应根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。日常监督检查1.合同章保管部门负责人应定期对合同章的保管和使用情况进行自查，确保印章管理工作符合制度要求。2.公司各部门应配合合同章保管部门及内部审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。违规处理违规行为界定1.未经批准擅自使用合同章的。2.在空白合同、协议、纸张等上加盖合同章的。3.超越授权范围使用合同章的。4.因保管不善导致合同章遗失、损坏或被盗用的。5.其他违反合同章管理制度的行为。处理措施1.对于违规使用合同章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用合同章给公司造成经济损失或法律纠纷的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。3.对于因保管不善导致合同章遗失、损坏或被盗用的保管人，公司将根据情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚，并要求其采取措施挽回损失。如因保管人故意或重大过失导致上述情况发生的，公司有权解除与其签订的劳动合同，并要求其承