借支款报销管理制度

借支款报销管理制度一、总则（一）目的为加强公司借支款的管理，规范借支行为，明确借支流程和报销要求，确保公司资金的合理使用与安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务需要的借支款及报销业务。（三）基本原则1.计划性原则：借支款应根据工作需要和预算安排进行申请，确保资金使用的合理性和计划性。2.专款专用原则：借支款必须用于预先申请的特定公务事项，不得挪作他用。3.及时报销原则：借支款项应在规定时间内办理报销手续，结清借支。4.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚假报销。二、借支款管理（一）借支申请1.员工因公务需要借支款项时，应填写《借支款申请表》，详细注明借支事由、金额、预计还款日期等信息。2.借支申请必须经部门负责人审核同意，明确借支款项的必要性和合理性，并签署意见。3.涉及大额借支（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的，还需报公司分管领导或总经理审批。（二）借支审批1.财务部门收到《借支款申请表》后，对借支金额、还款计划等进行审核。2.审核通过后，财务部门根据审批意见办理借支款项的支付手续。借支款项原则上通过银行转账方式支付至员工个人银行账户，特殊情况需现金支付的，须经财务负责人批准。（三）借支额度与期限1.借支额度应根据员工岗位、工作性质和实际需要合理确定，具体标准如下：普通员工单次借支额度一般不超过[x]元，月度累计借支额度不超过[x]元。部门负责人单次借支额度一般不超过[x]元，月度累计借支额度不超过[x]元。特殊情况需超出上述额度的，须经公司总经理特批。2.借支期限一般不得超过[x]天，如有特殊情况需要延长借支期限的，借款人应提前向财务部门提出申请，并经原审批领导同意。（四）借支跟踪与催还1.财务部门应定期对员工借支款项进行跟踪，及时提醒借款人按时还款或办理报销手续。2.对于逾期未还或未办理报销手续的借支款项，财务部门有权从借款人工资中扣除相应金额，直至结清借支。三、报销管理（一）报销凭证要求1.报销凭证必须是合法有效的发票或财政部门监制的收据，发票应具备以下要素：发票抬头必须为公司全称、发票号码、开票日期、服务内容、金额、发票专用章等。2.对于无法取得正式发票的特殊情况，需提供相关证明材料，并经财务部门审核同意后方可报销。3.报销凭证应整洁、清晰，不得涂改、挖补。如有错误，应由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位印章。（二）报销流程1.借款人完成公务事项后，应及时整理相关报销凭证，并填写《费用报销单》。报销单应详细注明报销事由、金额、所附凭证张数等信息。2.将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证提交至部门负责人审核。部门负责人应根据实际情况对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，报销单据提交至财务部门。财务部门对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核。4.财务审核通过后，报销单据报公司分管领导或总经理审批。审批通过后，财务部门办理报销款项的支付手续。（三）报销期限1.员工应在借支款项使用完毕后的[x]个工作日内办理报销手续。2.对于跨年度的借支款，借款人应在次年[x]月[x]日前办理完毕报销手续。（四）报销方式1.报销款项原则上通过银行转账方式支付至员工个人银行账户。2.如因特殊情况需要现金支付的，须经财务负责人批准。四、特殊情况处理（一）借支款项用途变更1.借款人如需变更借支款项用途，应提前向财务部门提出书面申请，并经原审批领导同意。2.财务部门审核同意后，办理相关变更手续。（二）借支款项遗失1.如借支款项支付后发生遗失情况，借款人应及时向财务部门报告，并提供相关证明材料。2.财务部门核实情况后，根据实际情况进行处理。如确需补办报销手续的，应按照本制度规定的流程办理。（三）多人共同借支1.因公务需要多人共同借支款项的，应指定一名负责人，由负责人统一办理借支和报销手续。2.报销时，应将所有参与借支人员的费用明细分别列出，并经所有借支人员签字确认。五、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门有权对借支款及报销业务进行定期或不定期的审计检查，确保借支款的使用符合本制度规定，报销凭证真实、合法、有效。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的借支款及报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于：责令限期改正、通报批评、扣减绩效奖金、解除劳动合同等。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，公司将依法追究相关人员的赔偿责