落实厂家供应管理制度

落实厂家供应管理制度总则目的本制度旨在规范公司与厂家之间的供应合作关系，确保原材料、零部件及产品的稳定供应，提高供应效率，保障产品质量，降低采购成本，加强供应商管理，实现公司与厂家的互利共赢，共同推动公司业务的持续发展。适用范围本制度适用于公司所有与厂家的供应合作业务，包括但不限于原材料采购、零部件加工、成品供应等环节。涉及的厂家涵盖各类供应商，包括但不限于长期合作供应商、战略供应商、临时供应商等。基本原则1.合法合规原则：公司与厂家的合作必须遵守国家法律法规、政策以及行业规范，确保交易行为合法、合规、有效。2.质量第一原则：优先选择能够提供高质量产品和服务的厂家，确保所采购的物资和服务符合公司产品质量要求，满足客户需求。3.公平公正原则：在与厂家的合作过程中，秉持公平、公正的态度，建立透明、公开的合作机制，确保双方权利和义务对等，机会均等。4.合作共赢原则：强调与厂家建立长期稳定的合作关系，通过共同努力，实现资源共享、优势互补，共同应对市场挑战，实现互利共赢的发展目标。5.成本效益原则：在保证产品质量和供应及时性的前提下，通过科学合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本，提高公司整体经济效益。厂家选择与评估厂家开发1.市场调研：采购部门应定期进行市场调研，收集潜在厂家的信息，包括厂家的生产能力、产品质量、价格水平、服务能力、行业口碑等，建立潜在厂家信息库。2.厂家推荐：鼓励公司内部各部门根据业务需求推荐潜在厂家。推荐时应提供详细的厂家资料，包括公司简介、产品目录、联系方式等，并说明推荐理由。3.初步筛选：采购部门对潜在厂家进行初步筛选，根据公司设定的基本标准，如生产资质、经营范围、生产规模、产品质量认证等，排除不符合要求的厂家，确定进入进一步评估的厂家名单。厂家评估1.评估指标设定：制定全面、科学的厂家评估指标体系，包括但不限于产品质量、价格、交货期、服务水平、技术能力、生产管理、环保要求、财务状况等方面。2.评估方法：采用多种评估方法对厂家进行综合评估，如实地考察、样品检验、数据分析、问卷调查、供应商自评、行业评价等。实地考察应包括对厂家生产现场、质量管理体系、仓储物流等方面的考察；样品检验应按照公司相关标准对厂家提供的样品进行严格检测；数据分析应收集厂家的历史交易数据，对其供应绩效进行分析评估。3.评估周期：定期对厂家进行评估，原则上每年进行一次全面评估，对于重点厂家或出现重大质量、交货等问题的厂家，应及时进行专项评估。4.评估报告：评估结束后，采购部门应撰写详细的评估报告，对厂家的各项评估指标进行打分和评价，提出评估结论和改进建议。评估报告应提交给公司相关领导和部门，作为厂家选择和管理的重要依据。厂家选择1.选择决策：根据评估结果，采购部门会同相关部门进行厂家选择决策。对于符合公司要求的厂家，按照公司规定的流程签订合作协议，明确双方的权利和义务。2.合同签订：合同应明确产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保双方的合作有章可循。合同签订前，应进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。采购计划与订单管理采购计划制定1.需求预测：销售部门应定期向采购部门提供产品销售预测数据，包括市场需求趋势、订单预订情况等。采购部门结合公司库存状况、生产计划等因素，综合分析后制定采购计划。2.采购计划审核：采购计划应提交给公司相关领导和部门进行审核，确保采购计划符合公司业务需求和战略规划，与公司的生产能力、资金状况等相匹配。3.采购计划调整：根据市场变化、生产计划变更等因素，及时对采购计划进行调整。调整后的采购计划应重新进行审核和审批。订单下达1.订单生成：采购部门根据采购计划，向选定的厂家下达采购订单。订单应明确产品规格、数量、交货期、交货地点等详细信息。2.订单确认：厂家收到订单后，应及时进行确认，并反馈订单接受情况。如厂家对订单内容有异议，应在规定时间内与采购部门沟通协商，达成一致意见后再行确认。3.订单跟踪：采购部门应建立订单跟踪机制，及时掌握厂家的生产进度、质量控制情况、物流配送情况等。对于订单执行过程中出现的问题，应及时与厂家沟通协调，采取有效措施解决，确保订单按时、按质、按量完成。产品质量控制质量标准制定1.明确质量要求：公司应制定明确的产品质量标准，包括原材料、零部件及成品的质量标准。质量标准应符合国家法律法规、行业标准以及公司产品设计要求。2.质量标准沟通：在与厂家签订合作协议时，应明确产品质量标准，并要求厂家严格按照标准进行生产。同时，应定期与厂家沟通质量标准的执行情况，如有变更，应及时通知厂家。检验与验收1.进货检验：采购的物资到货后，质量检验部门应按照公司质量标准进行检验。检验内容包括外观、尺寸、性能、质量证明文件等。对于关键物资或重要零部件，应进行严格的抽检或全检。2.验收标准：制定明确的验收标准，对于检验合格的物资，办理入库手续；对于检验不合格的物资，应及时通知采购部门与厂家协商处理，如退货、换货、补货等。3.质量问题处理：如发现厂家供应的产品存在质量问题，采购部门应及时与厂家沟通，要求厂家采取整改措施，如召回不合格产品、进行返工处理等。同时，应评估质量问题对公司生产和销售的影响，要求厂家承担相应的损失。质量改进1.定期质量评估：采购部门会同质量检验部门定期对厂家的产品质量进行评估，分析质量数据，总结质量问题，提出改进建议。2.质量培训与辅导：对于质量问题较多或质量提升需求较大的厂家，公司可组织质量培训或提供技术辅导，帮助厂家提高质量管理水平。3.质量奖惩机制：建立质量奖惩机制，对于产品质量优秀的厂家给予奖励，如增加订单量、提高付款比例等；对于产品质量不合格的厂家给予惩罚，如减少订单量、降低付款比例、直至终止合作关系等。交货期管理交货期约定1.明确交货时间：在与厂家签订合作协议时，应明确约定产品的交货期。交货期应合理、明确，充分考虑厂家的生产能力和物流运输时间等因素。2.交货期调整：如因特殊原因需要调整交货期，厂家应提前通知采购部门，并说明调整的原因和预计调整后的交货时间。采购部门应根据实际情况评估调整交货期对公司生产和销售的影响，如同意调整，应及时与相关部门沟通协调。交货期跟踪与监控1.建立跟踪机制：采购部门应建立交货期跟踪机制，定期与厂家沟通生产进度，掌握产品的实际生产情况和预计交货时间。对于临近交货期的订单，应重点跟踪监控。2.预警与协调：如发现厂家可能无法按时交货，采购部门应及时发出预警，并与厂家沟通协调，要求厂家采取措施加快生产进度，确保按时交货。如厂家确实无法按时交货，应要求厂家提供延迟交货的原因和预计新的交货时间，并评估延迟交货对公司的影响，及时采取应对措施，如调整生产计划、安排紧急采购等。价格管理价格确定1.价格谈判：采购部门应与厂家进行价格谈判，根据市场行情、产品成本、质量水平、交货期等因素，争取合理的采购价格。谈判过程中应充分了解厂家的价格构成和成本情况，掌握市场价格动态，确保公司获得有利的采购价格。2.价格审批：谈判确定的采购价格应按照公司规定的审批流程进行审批，确保价格的合理性和合规性。审批通过后，与厂家签订的合作协议中应明确价格条款。价格调整1.价格调整依据：根据市场原材料价格波动、厂家生产成本变化、产品质量改进、交货期延迟等因素，采购部门可与厂家协商调整采购价格。2.价格调整程序：价格调整应提前通知厂家，并按照公司规定的审批流程进行审批。经双方协商一致后，签订价格调整协议，明确调整后的价格及生效时间等条款。付款管理付款政策制定1.明确付款方式：公司应制定明确的付款政策，包括付款方式、付款期限等。付款方式可根据实际情况选择银行转账、支票、汇票等；付款期限应根据与厂家的合作情况、行业惯例等因素合理确定。2.付款审批流程：建立严格的付款审批流程，确保付款的准确性和合规性。付款申请应经采购部门、财务部门等相关部门审核，按照公司规定的审批权限进行审批。付款执行1.按时付款：财务部门应按照付款审批结果，按时向厂家支付货款。如因特殊原因需要延迟付款，应提前与厂家沟通协商，取得厂家的同意。2.付款记录与核对：财务部门应建立完善的付款记录，定期与厂家核对付款金额和付款时间等信息，确保双方账目一致。如发现付款差异，应及时查明原因并进行处理。供应商关系管理沟通与协调1.定期沟通机制：建立公司与厂家的定期沟通机制，采购部门应定期与厂家召开供应会议，沟通合作进展情况、存在的问题及解决方案等。会议应形成纪要，明确下一步工作安排和责任分工。2.日常沟通渠道：建立多种日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，方便双方及时沟通协调工作。对于重要事项或紧急问题，应及时通过正式渠道进行沟通和处理。合作激励1.建立激励机制：制定供应商合作激励机制，对表现优秀的厂家给予奖励，如授予优秀供应商称号、提供优先合作机会、给予价格优惠、增加订单量等。激励机制应明确激励标准和评选方式，确保公平、公正、公开。2.共同发展：鼓励与厂家开展深度合作，共同进行技术研发、产品改进、成本控制等方面的工作，实现互利共赢、共同发展。合作监督与评价1.监督机制：建立对厂家合作的监督机制，定期对厂家的供应绩效、质量控制、交货期执行、价格合理性等方面进行监督检查。对于发现的问题，及时要求厂家整改，并跟踪整改情况。2.合作评价：定期对厂家的合作情况进行评价，评价结果作为厂家选择、订单分配、价格调整、合作延续等方面的重要依据。对于评价不合格的厂家，应采取相应的措施，如警告、减少订单量、终止合作关系等。风险管理风险识别与评估1.风险识别：对与厂家合作过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于市场风险、质量风险、交货期风险、价格风险、法律风险、供应商破产风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。风险应对措施1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的风险，如供应商破产风险等，应考虑采取风险规避措施，如更换供应商、寻找替代产品等。2.风险降低：对于可控制的风险，如质量风险、交货期风险等，应采取相应的风险降低措施，如加强质量检验、建立交货期跟踪机制、增加备用供应商等。3.风险转移：对于部分风险，如价格风险等，可通过签订价格调整条款、套期保值等方式进行风险转移，将风险部分或全部转移给厂家或其他机构。4.风险接受：对于低风险且影响较小的风险，如一些轻微的质量问题或交货期延迟等，在评估风险成本与收益后，可选择风险接受，但应密切关注风险变化情况，及时采取应对措施。信息管理供应商信息管理1.信息收集与整理：采购部门负责收集、整理厂家的基本信息、生产经营情况、产品质量信息、价格信息、交货期信息、售后服务信息等，并建立供应商信息档案。2.信息更新与维护：定期对供应商信息档案进行更新和维护，确保信息的准确性和及时性。如厂家的联系方式、生产地址、经营范围、产品价格等发生变化，应及时进行更新。采购信息管理1.采购计划管理：采购部门应建立采购计划管理系统，对采购计划的制定、审核、调整等过程进行信息化管理，确保采购计划的科学性和合理性。2.订单管理：通过订单管理系统对采购订单的下达、确认、跟踪、变更、结算等环节进行全程管理，提高订单处理效率和准确性。3.信息共享：实现采购部门与其他相关部门之间的信息共享，如销售部门、质量检验部门、财务部门等，确保各部