邮政行政接待管理制度

邮政行政接待管理制度总则目的为规范邮政行政接待工作，提高接待水平和服务质量，展示邮政企业良好形象，加强与内外部客人的沟通与交流，特制定本制度。适用范围本制度适用于邮政企业总部及各分支机构行政接待工作的管理。原则1.热情周到原则：以热情、礼貌、周到的服务接待每一位客人，让客人感受到邮政的友好与尊重。2.对口接待原则：根据客人的来访目的和性质，由相应的部门或人员负责接待，确保接待工作的针对性和专业性。3.勤俭节约原则：在保证接待效果的前提下，合理控制接待费用，杜绝铺张浪费。4.安全保密原则：确保客人的人身安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止信息泄露。接待职责分工接待管理部门邮政企业总部设立专门的行政接待管理部门，负责统筹协调全公司的行政接待工作，制定接待计划，审核接待费用，监督接待工作的执行情况等。各部门职责1.业务部门：负责与对口业务相关客人的接待工作，包括业务洽谈、项目对接等，向行政接待管理部门提供必要的接待信息。2.综合管理部门：协助行政接待管理部门做好接待工作的组织实施，负责安排会议室、车辆、餐饮等后勤保障工作。3.财务部门：负责审核接待费用的报销，确保费用支出符合规定。4.安全保卫部门：负责客人来访期间的安全保卫工作，维护办公区域的秩序。接待分类及标准重要来访接待1.接待对象：党和国家领导人、上级主管部门重要领导、重要客户等。2.接待流程行政接待管理部门接到通知后，立即向公司领导汇报，制定详细的接待方案，明确接待规格、陪同人员、活动安排等。各相关部门按照接待方案做好各项准备工作，包括会议室布置、资料准备、车辆安排、餐饮安排等。接待过程中，严格按照接待方案组织实施，确保接待工作的顺利进行。接待结束后，及时总结接待工作经验，向公司领导汇报。3.接待标准住宿：根据客人身份和接待规格，安排相应档次的酒店，确保房间设施齐全、环境舒适。餐饮：安排具有地方特色或邮政特色的餐饮，注重菜品质量和服务水平，体现邮政的热情与诚意。交通：根据客人数量和活动安排，合理安排车辆，确保交通便利、安全。礼品：赠送具有邮政特色的纪念品或礼品，礼品应体现邮政的企业文化和品牌形象。一般来访接待1.接待对象：上级主管部门一般工作人员、兄弟单位来访人员、普通客户等。2.接待流程由对口业务部门提前与客人沟通，确定来访目的、时间、人数等信息，并向行政接待管理部门报备。行政接待管理部门根据报备信息，安排接待人员和相关事宜，如会议室、车辆、餐饮等。接待人员负责迎接客人，引导客人参观公司，介绍公司基本情况和业务开展情况，安排与对口业务部门的交流洽谈。接待结束后，接待人员向行政接待管理部门反馈接待情况。3.接待标准住宿：一般安排经济实惠的酒店或招待所，确保客人住宿安全、舒适。餐饮：根据实际情况安排工作餐，注重菜品质量和卫生。交通：根据客人数量和活动安排，合理安排车辆，确保交通便利。礼品：可赠送具有一定纪念意义的小礼品，如邮政明信片、邮票等。内部会议接待1.接待对象：公司内部召开的各类会议参会人员。2.接待流程会议组织部门提前向行政接待管理部门提交会议接待申请，包括会议时间、地点、人数、会议议程等信息。行政接待管理部门根据申请信息，安排会议室布置、资料准备、餐饮安排等。会议期间，安排专人负责会议服务，如茶水供应、设备维护等，确保会议顺利进行。3.接待标准会议室布置：根据会议规模和性质，合理布置会议室，配备必要的会议设备，如投影仪、音响等。餐饮：根据会议时间和参会人数，安排相应的工作餐或茶歇。其他：为参会人员提供必要的文具、资料等。接待流程接待申请1.接待部门或人员在接到客人来访通知后，应及时填写《邮政行政接待申请表》，详细说明客人基本情况、来访目的、来访时间、接待规格、接待预计费用等信息。2.将填写好的申请表提交给行政接待管理部门审核。行政接待管理部门根据接待申请内容，结合公司接待规定和实际情况进行审核，审核通过后报公司领导审批。接待准备1.制定接待方案：根据公司领导审批意见，行政接待管理部门会同接待部门制定具体的接待方案，明确接待流程、接待人员职责、活动安排、安全保障等内容。2.通知相关部门：行政接待管理部门将接待方案通知各相关部门，各部门按照方案要求做好各项准备工作。3.安排接待人员：根据客人身份和接待规格，确定陪同人员和接待工作人员，并明确其职责分工。接待人员应提前与客人取得联系，了解客人行程安排和特殊需求。4.准备相关资料：准备好公司宣传资料、业务介绍资料、会议资料等，以便向客人展示公司形象和业务情况。5.安排会议室和车辆：根据接待需要，提前预订合适的会议室，并安排好车辆接送客人。6.准备餐饮和礼品：根据接待标准和客人喜好，安排好餐饮，并准备好相应的礼品。迎接客人1.接待人员提前到达指定地点迎接客人，主动与客人打招呼，帮助客人提拿行李，引导客人上车。2.在车辆行驶过程中，接待人员向客人介绍公司基本情况、沿途风光及本次接待活动的安排等。参观交流1.根据接待方案，安排客人参观公司办公区域、生产车间、业务展示厅等，向客人介绍公司发展历程、企业文化、业务范围、产品特色等情况。2.在参观过程中，解答客人提出的问题，与客人进行互动交流，增进客人对公司的了解和认识。会议洽谈1.根据客人来访目的，安排与对口业务部门进行会议洽谈。会议前，确保会议室设备正常运行，资料准备齐全。2.会议过程中，安排专人负责会议记录，做好会议服务工作。会议结束后，及时整理会议纪要，向相关领导汇报。餐饮安排1.根据接待标准和客人饮食习惯，合理安排餐饮。用餐时，注意餐桌礼仪，引导客人有序就餐。2.提前了解客人特殊饮食需求，如清真、素食等，确保餐饮安排符合客人要求。送别客人1.接待活动结束后，安排车辆将客人送至机场、车站或其他指定地点。2.与客人握手道别，感谢客人来访，欢迎客人再次光临。客人离开后，及时清理客人遗留物品，并向行政接待管理部门反馈接待情况。接待费用管理预算编制1.行政接待管理部门每年根据公司业务发展情况和接待工作实际需要，编制年度接待费用预算，报公司领导审批。2.接待费用预算应明确各项接待费用的支出标准和范围，包括住宿费、餐饮费、交通费、礼品费、会议室租赁费用等。费用报销1.接待活动结束后，接待人员应及时整理接待费用发票和相关凭证，填写《邮政行政接待费用报销单》，并附上接待申请表、接待方案、发票等资料，按照公司财务报销流程进行报销。2.财务部门对报销凭证进行审核，严格按照公司费用报销规定和接待标准进行把关，确保费用支出合理合规。对不符合规定的报销凭证，不予报销。费用控制1.行政接待管理部门定期对接待费用支出情况进行统计分析，及时发现和解决费用控制中存在的问题。2.在接待工作中，严格执行接待标准，杜绝超标准接待和浪费现象。如因特殊情况需要调整接待标准，应提前报公司领导审批。接待安全与保密安全保障1.安全保卫部门负责客人来访期间的安全保卫工作，制定安全保卫方案，确保办公区域的安全秩序。2.加强对办公区域的巡查，特别是客人活动场所的安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.提醒客人注意保管个人财物，确保客人财物安全。保密工作1.接待人员应严格遵守公司保密制度，不得向客人泄露公司机密信息。2.在接待过程中，涉及公司机密资料的提供和使用，应按照公司保密规定进行审批和管理，确保机密资料的安全。3.接待结束后，及时清理和归还涉及公司机密的资料和物品，防止机密信息泄露。监督与考核监督检查1.行政接待管理部门定期对各部门接待工作进行监督检查，检查内容包括接待方案执行情况、接待标准落实情况、接待费用使用情况、安全保密措施执行情况等。2.对监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。整改情况纳入公司绩效考核体系。考核评价1.建立接待工作考核评价机制，对接待部门和接待人员的工作表现进行考核评价。考核评价指标包括接待服务质量、接待费用控制、安全保密工作等方面。2.根据考核评价结果，对表现优秀