供应商审计管理制度

供应商审计管理制度一、总则（一）目的为规范公司供应商审计管理工作，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与物资采购、服务外包等相关供应商的审计管理活动。（三）基本原则1.全面性原则：对供应商从资质、生产能力、质量控制、价格、交货期、售后服务等方面进行全面审计。2.客观性原则：审计过程和结果应基于客观事实，公正、公平地评价供应商。3.动态管理原则：根据供应商的表现和市场变化，对供应商进行动态评估和调整。二、审计组织与职责（一）审计小组成立由采购部门、质量部门、技术部门、财务部门等相关人员组成的供应商审计小组。采购部门负责牵头组织审计工作，协调各部门人员参与；质量部门负责对供应商的质量管理体系进行审查；技术部门负责评估供应商的技术能力和产品工艺；财务部门负责审查供应商的财务状况和成本效益。（二）职责分工1.采购部门制定供应商审计计划并组织实施。收集供应商基本信息，包括营业执照、资质证书等。协调审计小组各成员的工作，确保审计工作顺利进行。跟踪审计结果的落实情况，督促供应商整改问题。2.质量部门审查供应商的质量管理体系，包括质量手册、程序文件、检验记录等。对供应商提供的样品进行检验和测试，评估产品质量。检查供应商的质量控制措施，如原材料检验、生产过程监控等。3.技术部门评估供应商的技术研发能力，包括研发设备、技术团队等。审查供应商的产品技术规格、工艺路线等，确保符合公司要求。对供应商的技术改进能力进行考察。4.财务部门审查供应商的财务状况，包括资产负债表、利润表、现金流等。评估供应商的成本结构和价格合理性，分析成本效益。对供应商的付款信用进行调查。三、审计内容（一）资质审计1.审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本证件是否齐全、有效。2.核实供应商的经营范围是否涵盖公司所需采购的物资或服务。3.检查供应商的行业资质证书，如生产许可证、产品认证证书等。（二）生产能力审计1.考察供应商的生产场地、生产设备的数量、性能和先进性。2.评估供应商的生产人员数量、技术水平和操作熟练程度。3.了解供应商的生产计划安排和生产调度能力，确保能够按时满足公司订单需求。（三）质量管理审计1.审查供应商的质量管理体系是否符合ISO等相关标准要求。2.检查供应商的原材料检验记录、生产过程检验记录、成品检验记录等质量文件。3.评估供应商的质量控制手段，如质量检验设备的配备和使用情况。4.考察供应商对质量问题的处理能力和改进措施。（四）价格审计1.分析供应商的报价构成，包括原材料成本、生产成本、运输成本、利润等。2.对比不同供应商的价格水平，评估其价格合理性。3.审查供应商的价格调整机制，了解价格波动对公司采购成本的影响。（五）交货期审计1.了解供应商的生产周期和交货流程。2.评估供应商以往的交货准时率，分析影响交货期的因素。3.考察供应商应对紧急订单的响应能力和处理措施。（六）售后服务审计1.审查供应商的售后服务承诺，包括维修、更换、技术支持等内容。2.了解供应商的售后服务团队规模和技术水平。3.评估供应商处理客户投诉的效率和效果。（七）财务状况审计1.审查供应商的资产负债情况，判断其偿债能力。2.分析供应商的盈利能力，评估其经营稳定性。3.调查供应商的现金流状况，确保其有足够的资金维持正常运营。四、审计流程（一）审计计划制定采购部门根据公司采购需求和供应商情况，每年制定供应商审计计划，明确审计对象、审计时间、审计人员等。审计计划应报公司管理层审批后实施。（二）审计准备1.审计小组各成员根据分工，收集相关资料，了解供应商的基本情况。2.采购部门向供应商发出审计通知，告知审计时间、内容、要求等。3.准备审计所需的文件和表格，如审计检查表、评分标准等。（三）现场审计1.审计小组到供应商现场进行实地考察，按照审计内容进行详细审查。2.与供应商的管理人员、技术人员、质量人员等进行沟通交流，获取相关信息。3.对供应商提供的文件、记录、样品等进行查阅和分析。（四）审计报告撰写审计结束后，审计小组各成员根据审计情况撰写审计报告，报告应包括审计概述、审计发现的问题、评价意见和建议等内容。审计报告由采购部门汇总整理后提交公司管理层。（五）审计结果反馈与整改1.采购部门将审计报告反馈给供应商，要求供应商针对审计发现的问题制定整改计划，并在规定时间内提交整改报告。2.跟踪供应商的整改情况，对整改效果进行评估。如供应商整改不力，可采取暂停合作、降低采购份额等措施。（六）审计档案管理采购部门负责将供应商审计过程中的相关文件、记录、报告等资料进行整理归档，建立审计档案，以备查阅。五、审计评分与结果应用（一）审计评分审计小组根据审计内容和评分标准，对供应商进行评分。评分标准可采用百分制，各项审计内容根据其重要性设定相应的分值。审计结束后，计算供应商的总得分。（二）结果分类根据供应商的审计得分，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、待改进供应商和不合格供应商四类。1.优秀供应商：得分在[x]分以上，表明供应商在各方面表现优秀，可优先选择合作。2.合格供应商：得分在[x][x]分之间，表明供应商基本满足公司要求，可正常合作。3.待改进供应商：得分在[x][x]分之间，表明供应商存在一些问题，需督促其整改，整改合格后可继续合作。4.不合格供应商：得分在[x]分以下，表明供应商存在严重问题，应暂停合作，直至整改合格。（三）结果应用1.采购决策：在采购招标、询价等活动中，优先选择优秀供应商，限制与待改进供应商的合作，禁止与不合格供应商合作。2.供应商激励与约束：对优秀供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等；对待改进供应商提出整改要求，督促其改进；对不合格供应商进行淘汰。3.持续改进：根据供应商审计结果，分析公司采购管理中存在的问题，采取相应措施进行改进，不断提高采购质量和效率。六、审计频率（一）定期审计1.对新开发的供应商，在合作前必须进行全面审计。2.对现有供应商，每年至少进行一次定期审计。3.对于重点供应商或采购金额较大的供应商，每半年进行一次审计。（二）不定期审计1.当供应商出现重大质量问题、交货延迟、价格异常等情况时，应及时进行不定期审计。2.根据公司采购策略调整、市场环境变化等因素，可对部分供应商进行不定期审计。七、监督与检查（一）内部监督公司内部审计部门负责对供应商审计管理制度的执行情况进行监督检查，确保审计工作的规范开展和审计结果的有效应用。（二）外部监督接受公司上级主管部门、行业监管机构等的监督检查，对提出的意见和建议及时进行整改落实。八、培训与宣贯（一）培训计划采购部门会同人力资源部门制定供应商审计相关培训计划，定期组织审计小组成员及相关人员进行培训。（二）培训内容1.供应商审计的法律法规和政策要求。2.审计流程、方法和技巧。3.各审计内容的重点和要点。4.审计报告的撰写和解读。（三）宣