公司保证金管理制度

公司保证金管理制度一、总则（一）目的为规范公司保证金的管理，保障公司和相关方的合法权益，确保公司各项业务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及与公司发生业务往来的供应商、客户、员工等涉及保证金收取与缴纳的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：保证金的收取、管理和退还应严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.明确透明原则：保证金的收取标准、缴纳方式、管理流程、退还条件等应明确告知相关方，确保信息透明。3.专款专用原则：保证金应专项管理，不得挪作他用。4.风险可控原则：通过对保证金的有效管理，降低公司运营风险，保障资金安全。二、保证金的种类及定义（一）业务保证金1.定义：因业务合作需要，要求供应商或客户缴纳的一定金额的保证金，以确保其履行合同义务。例如，在采购合同中，为保证供应商按时、按质、按量交付货物，要求供应商缴纳履约保证金；在销售合同中，为保证客户按时支付货款，要求客户缴纳预付款保证金等。2.收取标准：根据业务风险评估和合同金额等因素确定，一般为合同金额的一定比例，具体比例由相关业务部门提出建议，报公司领导审批后执行。（二）员工保证金1.定义：为保证员工遵守公司规章制度、履行工作职责，或因特定工作需要，要求员工缴纳的保证金。如员工离职时需归还公司财物、资料等，为确保其按时足额归还，要求缴纳离职保证金；对于涉及重要财务、保密等岗位的员工，为防止其违规行为给公司造成损失，要求缴纳岗位保证金等。2.收取标准：根据岗位风险程度和公司相关规定确定，一般不超过员工月工资的一定倍数，具体倍数由人力资源部门提出建议，报公司领导审批后执行。（三）其他保证金1.定义：因公司经营活动中其他特定事项需要收取的保证金，如招投标保证金、租赁保证金等。2.收取标准：按照相关法律法规、行业惯例及公司实际情况确定，具体标准由相关业务部门提出，报公司领导审批后执行。三、保证金的收取（一）收取依据1.业务部门与供应商或客户签订的合同中明确约定收取保证金条款。2.公司内部规定及相关流程要求员工缴纳保证金。3.法律法规及行业规范要求公司收取的保证金。（二）收取流程1.业务发起业务部门根据业务需求，填写《保证金收取申请表》，详细说明收取保证金的业务背景、对方单位名称、保证金种类、预计收取金额、收取期限等信息，并提交相关合同或协议等证明材料。对于员工保证金的收取，由人力资源部门根据公司规定和员工岗位情况，填写《员工保证金收取申请表》，注明员工姓名、岗位、保证金种类、收取金额、收取原因等，提交相关审批材料。2.审批《保证金收取申请表》提交至部门负责人审核，部门负责人应重点审核业务的真实性、必要性以及保证金收取标准的合理性等，签署审核意见后提交至财务部门。财务部门对申请表及相关材料进行财务合规性审核，审核保证金金额计算是否准确、支付方式是否符合公司规定等，审核通过后提交至公司分管领导审批。公司分管领导根据业务情况和财务审核意见进行最终审批，审批通过后申请表返回业务部门或人力资源部门。3.通知缴纳业务部门或人力资源部门根据审批通过的申请表，向供应商、客户或员工发出《保证金缴纳通知书》，明确告知保证金的缴纳金额、缴纳方式、缴纳期限等信息。《保证金缴纳通知书》应加盖公司公章，并以书面形式或电子形式送达对方。对于重要的保证金缴纳通知，建议采用书面送达并要求对方签字确认回执的方式。4.缴纳供应商、客户或员工应在规定的缴纳期限内，按照《保证金缴纳通知书》的要求缴纳保证金。缴纳方式可采用银行转账、支票、现金等方式，具体方式在通知书中明确告知。财务部门收到保证金后，应及时进行账务处理，开具收款收据，并注明保证金的种类、缴纳单位或个人、缴纳金额等信息。收款收据应加盖财务专用章，并按照财务档案管理规定进行保存。四、保证金的管理（一）账户设立1.公司设立专门的保证金账户，用于存放各类保证金。保证金账户应独立核算，与公司其他账户严格区分。2.保证金账户的开设、变更、撤销等应按照银行相关规定及公司财务管理制度办理，并报公司财务部门备案。（二）账务处理1.财务部门应按照会计准则和公司财务制度，对保证金的收取、退还、结存等情况进行及时、准确的账务处理。2.设立专门的保证金明细账，详细记录每笔保证金的收取时间、缴纳单位或个人、金额、用途、退还时间等信息，确保账目清晰、可查。（三）定期核对1.财务部门应定期与保证金账户银行对账单进行核对，确保账实相符。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。2.业务部门或人力资源部门应定期与财务部门核对保证金的收取、退还情况，确保业务记录与财务记录一致。（四）安全管理1.加强保证金账户的安全管理，设置必要的安全防护措施，如密码、权限管理等，防止保证金被盗用或挪用。2.财务人员应妥善保管保证金相关的票据、凭证、合同等资料，按照财务档案管理规定进行归档保存，确保资料的完整性和安全性。五、保证金的退还（一）退还条件1.业务保证金：在供应商或客户按照合同约定履行完所有义务后，经业务部门验收合格，且无任何违约行为，按照合同约定退还保证金。2.员工保证金：员工在离职时，按照公司规定归还所有应归还的财物、资料等，且无任何违规行为，在办理完离职手续后的规定时间内退还保证金。3.其他保证金：根据相关合同约定或法律法规规定的退还条件，在条件成就时予以退还。（二）退还流程1.申请业务部门或人力资源部门在保证金符合退还条件时，填写《保证金退还申请表》，详细说明退还保证金的业务背景、对方单位名称或个人姓名、保证金种类、缴纳金额、退还原因等信息，并提交相关证明材料，如合同履行完毕证明、离职手续办理完毕证明等。2.审核《保证金退还申请表》提交至部门负责人审核，部门负责人应核实业务情况及证明材料的真实性，签署审核意见后提交至财务部门。财务部门对申请表及相关材料进行审核，重点审核保证金的缴纳记录、是否存在未结清款项或违约情况等，审核通过后提交至公司分管领导审批。公司分管领导根据审核意见进行最终审批，审批通过后申请表返回业务部门或人力资源部门。3.通知退还业务部门或人力资源部门根据审批通过的申请表，向供应商、客户或员工发出《保证金退还通知书》，明确告知保证金的退还金额、退还方式、退还时间等信息。《保证金退还通知书》应加盖公司公章，并以书面形式或电子形式送达对方。对于重要的保证金退还通知，建议采用书面送达并要求对方签字确认回执的方式。4.退还财务部门根据《保证金退还通知书》的要求，办理保证金的退还手续。退还方式应与缴纳方式一致，如采用银行转账方式退还的，应确保转账信息准确无误；如采用现金退还的，应要求对方签字领取。财务部门在完成保证金退还手续后，应及时进行账务处理，冲减相应的保证金账目记录，并将相关凭证按照财务档案管理规定进行保存。六、保证金的逾期处理（一）业务保证金逾期处理1.对于供应商或客户逾期未履行合同义务的，业务部门应及时跟进，查明原因，并按照合同约定采取相应措施，如扣除部分或全部保证金、追究违约责任等。2.扣除保证金后，业务部门应填写《保证金扣除申请表》，详细说明扣除原因、扣除金额等信息，并提交相关合同及违约证明材料，按照保证金收取流程进行审批。3.审批通过后，财务部门根据申请表进行账务处理，将扣除的保证金转为公司收入，并记录相关明细。4.如供应商或客户在逾期后仍履行了合同义务，且无其他违约行为，业务部门应根据实际情况，在审批通过后将扣除的保证金部分或全部退还供应商或客户，并进行相应的账务调整。（二）员工保证金逾期处理1.对于员工逾期未归还公司财物、资料等或存在违规行为的，人力资源部门应按照公司规定进行处理，如扣除部分或全部保证金、给予纪律处分等。2.扣除保证金后，人力资源部门应填写《员工保证金扣除申请表》，注明扣除原因、扣除金额、员工姓名、岗位等信息，并提交相关证明材料，按照保证金收取流程进行审批。3.审批通过后，财务部门进行账务处理，扣除相应的保证金金额，并记录员工保证金账户变动情况。4.如员工在逾期后完成了应尽义务且无其他违规行为，人力资源部门应根据公司规定，在审批通过后将扣除的保证金部分或全部退还员工，并进行账务调整。（三）其他保证金逾期处理参照业务保证金或员工保证金逾期处理的相关规定，根据具体情况进行相应处理。如涉及法律法规纠纷的，按照法律法规要求办理。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对保证金的收取、管理和退还情况进行审计监督，检查保证金管理制度的执行情况、账务处理的准确性、资金的安全性等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）业务部门自查1.业务部门应定期对本部门涉及的保证金业务进行自查，检查保证金的收取是否符合规定、合同履行情况与保证金管理是否匹配、退还手续是否齐全等。2.业务部门应将自查情况形成报告，报送公司分管领导和财务部门，发现问题及时整改。（三）违规处理1.对于在保证金管理过程中违反本制度规定的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、纪律处分等。