资产租赁合同管理制度

资产租赁合同管理制度一、总则（一）目的为规范公司资产租赁行为，加强资产管理，维护公司合法权益，提高资产使用效益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有资产（包括但不限于房屋建筑物、机器设备、运输工具、办公设备等）的租赁活动，涵盖租赁资产的选型、租赁谈判、合同签订、履行、变更、终止以及后续管理等全过程。（三）原则1.合法性原则资产租赁活动必须遵守国家法律法规，确保合同的有效性和合法性。2.效益性原则通过合理租赁资产，优化资源配置，提高资产使用效率，实现公司经济效益最大化。3.规范性原则严格按照规定的流程和标准进行租赁业务操作，确保租赁活动规范有序。4.风险可控原则充分评估租赁业务中的各种风险，采取有效措施进行防范和控制，保障公司资产安全。二、职责分工（一）资产管理部门1.负责制定资产租赁计划，根据公司业务需求和资产状况，提出租赁资产的种类、数量、期限等建议。2.组织开展租赁资产的市场调研，收集租赁信息，建立租赁供应商库。3.参与租赁谈判，负责租赁资产的交付、验收、日常管理和维护等工作。4.定期对租赁资产进行清查盘点，确保资产安全完整。（二）财务部门1.参与租赁预算编制，审核租赁费用预算。2.负责租赁费用的核算、支付和账务处理，对租赁成本进行分析和控制。3.协助资产管理部门进行租赁项目的财务评估，提供财务意见和建议。4.监督租赁业务的资金使用情况，防范财务风险。（三）法务部门1.审查租赁业务相关合同文本，确保合同条款合法合规，维护公司利益。2.参与重大租赁项目的谈判，提供法律支持和风险防范建议。3.处理租赁业务中的法律纠纷，维护公司合法权益。（四）使用部门1.根据实际业务需求，提出资产租赁申请，明确租赁资产的规格、数量、用途和租赁期限等要求。2.配合资产管理部门做好租赁资产的验收、使用和归还等工作，确保资产的正常使用。3.及时反馈租赁资产在使用过程中出现的问题，协助资产管理部门进行处理。（五）决策机构1.公司管理层根据业务发展需要和租赁项目的重要性，对重大租赁项目进行决策。2.涉及金额较大、期限较长或存在重大风险的租赁项目，需提交公司董事会审议通过。三、租赁计划管理（一）计划制定1.资产管理部门应于每年末根据公司下一年度业务发展规划、资产使用状况以及新增业务需求，制定下一年度资产租赁计划。2.租赁计划应明确租赁资产的种类、数量、预计租赁期限、租赁预算等内容，并详细说明租赁资产的用途及必要性。（二）计划审批1.租赁计划经资产管理部门负责人审核后，报公司财务部门进行预算审核。2.财务部门审核通过后，提交公司管理层审批。对于重大租赁项目，需经公司董事会审议通过。3.经审批后的租赁计划作为公司开展租赁业务的依据，不得随意变更。如因特殊情况需要调整租赁计划，应按照原审批程序进行审批。四、租赁供应商管理（一）供应商选择1.资产管理部门应通过多种渠道收集租赁供应商信息，建立租赁供应商库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的经济实力和专业的服务能力。2.在选择租赁供应商时，应采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式进行，确保选择过程公平、公正、公开。3.对于新加入供应商库的供应商，需进行严格的资质审查和实地考察，评估其综合实力和信誉状况。（二）供应商评价与管理1.建立租赁供应商评价机制，定期对供应商的服务质量、租赁价格、资产维护情况、合同履行能力等方面进行评价。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予适当的奖励和优先合作机会；对于存在问题的供应商，及时提出整改要求，如整改后仍不符合要求，应取消其合作资格。3.加强与供应商的沟通与协调，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的意见和建议，共同解决租赁业务中出现的问题。五、租赁谈判与合同签订（一）租赁谈判1.资产管理部门牵头组织租赁谈判，财务部门、法务部门、使用部门等相关人员参与。谈判前应制定详细的谈判方案，明确谈判目标、策略和底线。2.谈判过程中，应充分了解供应商的租赁条件、价格、服务条款等内容，同时向供应商介绍公司的需求和要求，争取达成双方都能接受的合作协议。3.对于重大租赁项目，可聘请专业的中介机构或法律顾问参与谈判，提供专业的意见和建议。（二）合同签订1.租赁谈判达成一致意见后，由法务部门负责起草租赁合同文本。合同应明确双方的权利和义务、租赁资产的名称、规格、数量、租赁期限、租金及支付方式、资产交付与验收、维修保养责任、违约责任等条款。2.合同文本起草完成后，提交法务部门进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。审查通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订租赁合同。3.签订后的租赁合同应及时归档，并分发给资产管理部门、财务部门、使用部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。六、租赁资产交付与验收（一）交付准备1.在租赁合同签订后，资产管理部门应与供应商沟通租赁资产的交付时间、地点和方式等事项，并提前做好接收准备工作。2.准备好接收所需的文件和资料，如租赁合同、验收标准等，安排专人负责接收工作。（二）资产交付1.供应商应按照租赁合同约定的时间和要求，将租赁资产交付至指定地点。交付时，应提供资产清单、质量检验报告、使用说明书等相关资料。2.资产管理部门应组织使用部门、财务部门等相关人员对租赁资产进行现场清点和检查，核对资产的名称、规格、数量、质量等是否与合同约定一致。（三）验收1.根据合同要求和相关标准，对租赁资产进行验收。验收内容包括资产的外观、性能、运行状况、配套设施等方面。2.对于验收合格的租赁资产，由验收人员签署验收报告；对于验收不合格的租赁资产，应及时与供应商沟通，要求其限期整改或更换，直至验收合格为止。3.验收合格后，租赁资产正式交付使用部门投入使用，并办理资产交接手续。七、租赁费用管理（一）费用核算1.财务部门应按照租赁合同约定的租金及支付方式，对租赁费用进行准确核算。租金应按照权责发生制原则进行确认和计量，确保费用核算的准确性和及时性。2.租赁费用应根据租赁资产的用途，分别计入相应的成本或费用科目，如生产成本、管理费用、销售费用等。（二）费用支付1.财务部门应根据租赁合同约定的付款时间和方式，及时安排租赁费用的支付。支付前，需对付款申请进行审核，确保付款金额、付款对象等信息准确无误。2.对于采用银行转账方式支付的租赁费用，应通过公司银行账户进行支付，并取得有效的付款凭证。对于采用现金方式支付的租赁费用，应严格按照公司现金管理制度执行，确保资金安全。（三）费用分析与控制1.财务部门应定期对租赁费用进行分析，对比实际租赁费用与预算费用的差异，分析差异产生的原因。2.根据费用分析结果，采取有效的措施进行费用控制。如通过与供应商协商调整租金价格、优化租赁资产配置、加强资产使用管理等方式，降低租赁成本。八、租赁资产使用与维护（一）使用管理1.使用部门应按照租赁合同约定的用途使用租赁资产，不得擅自改变资产用途或转租给他人。2.建立租赁资产使用台账，记录资产的使用情况、维修保养记录、归还时间等信息，确保资产使用过程可追溯。3.定期对租赁资产进行清查盘点，及时发现和解决资产使用过程中出现的问题，确保资产的正常使用。（二）维护管理1.根据租赁合同约定，明确租赁资产的维修保养责任。属于供应商负责维修保养的资产，使用部门应及时通知供应商进行维修；属于公司负责维修保养的资产，资产管理部门应安排专人进行维修。2.制定租赁资产维修保养计划，定期对资产进行检查、保养和维修，确保资产性能良好，延长资产使用寿命。3.建立维修保养记录档案，详细记录维修保养的时间、内容、费用等信息，为资产的后续管理提供依据。九、租赁合同变更与终止（一）变更1.在租赁合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，应由合同双方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并按照原合同审批程序进行审批。3.变更后的租赁合同应及时归档，并分发给相关部门，确保各部门按照变更后的合同要求履行职责。（二）终止1.租赁合同期满或因其他原因需要终止时，合同双方应按照合同约定办理终止手续。2.使用部门应在租赁合同期满前，将租赁资产归还至资产管理部门，并确保资产完好无损。资产管理部门应对归还的资产进行验收，如发现资产存在损坏或缺失，应按照合同约定要求使用部门或供应商进行赔偿。3.租赁合同终止后，财务部门应及时结清租赁费用，并对租赁合同进行归档整理，妥善保管相关资料。十、租赁业务监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对租赁业务进行审计监督，检查租赁业务的流程是否合规、合同执行是否到位、租赁费用是否合理等。2.审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改，确保租赁业务规范运作。（二）外部监督1.积极配合国家有关部门对公司租赁业务的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.关注租赁市场动态和法律法规变化，及时调整公司租赁业务管理策略，确保公司租赁业务合法合规。十一、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自开展租赁业务。2.在租赁业务中存在违规操作，如签订无效合同、泄露公司商业机密等。3.未按照合同约定使用租赁资产或未履行维修保养责任，导致资产损坏或丢失。4.擅自变更租赁合同条款或未经授权终止租赁合同。5.在租赁费用管理中存在违规行为，如虚报、冒领租赁费用等。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理措施。处理措施包括责令改正、警告、罚款、解除租赁合同、追究法律责任等。2.对