饭店会议制度管理制度

饭店会议制度管理制度一、总则（一）目的为了规范饭店会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于饭店内所有部门组织召开的各类会议，包括但不限于部门例会、业务协调会、管理层决策会等。（三）会议原则1.精简高效原则：会议应注重实效，精简会议流程，提高会议效率，避免冗长、无效的讨论。2.准备充分原则：会前应做好充分准备，明确会议主题、目的、议程和参会人员，确保会议顺利进行。3.沟通协作原则：鼓励参会人员积极发言，充分沟通，促进部门间的协作与配合。4.决策落实原则：会议形成的决议应明确责任人和时间节点，确保得到有效落实。二、会议分类及组织（一）部门例会1.召开频率：各部门每周至少召开一次部门例会。2.参会人员：部门全体员工。3.会议内容：总结上周工作进展，分析存在的问题，安排本周工作计划，传达饭店相关工作要求和通知。4.组织要求：由部门负责人主持，提前确定会议时间、地点和议程，并提前通知参会人员。会议应做好记录，会后形成会议纪要，由部门负责人审核后发布给部门员工。（二）业务协调会1.召开频率：根据业务需要不定期召开。2.参会人员：涉及相关业务的部门负责人及相关人员。3.会议内容：协调解决业务工作中出现的问题，沟通业务进展情况，讨论业务合作事项，制定业务推进计划。4.组织要求：由涉及业务的主要部门发起，提前确定会议主题、参会人员和议程，并通知相关部门做好准备。会议由发起部门负责人主持，应做好会议记录，会后形成会议纪要，经参会部门负责人签字确认后发布。（三）管理层决策会1.召开频率：根据饭店运营情况不定期召开。2.参会人员：饭店管理层成员，包括总经理、副总经理、各部门负责人等。3.会议内容：审议饭店重大决策、重要规章制度、年度经营计划、财务预算等事项，分析饭店运营状况，研究解决重大问题。4.组织要求：由总经理办公室负责组织，提前收集会议议题，经总经理审核后确定会议议程。会议由总经理主持，应做好详细的会议记录，会后形成会议纪要，经总经理签发后执行。（四）专题会议1.召开频率：根据特定业务或问题需要不定期召开。2.参会人员：与专题相关的部门负责人及专业人员。3.会议内容：针对某一特定业务或问题进行深入讨论和研究，提出解决方案和建议。4.组织要求：由相关部门或项目负责人发起，提前确定会议主题、参会人员和议程，并通知相关人员准备相关资料。会议由发起部门或项目负责人主持，应做好会议记录，会后形成专题报告，经相关领导审核后存档或执行。三、会议准备（一）确定会议主题和目的1.会议发起部门或负责人应明确会议要解决的核心问题，确定会议主题和目的。2.主题应简洁明了，目的应具体、可衡量。（二）确定参会人员1.根据会议主题和目的，确定参会人员范围。2.提前通知参会人员会议的时间、地点、主题和议程，确保参会人员有足够的时间准备。（三）准备会议资料1.会议发起部门应根据会议内容准备相关资料，如汇报材料、数据报表、方案草案等。2.资料应准确、完整、清晰，提前发送给参会人员，以便参会人员提前熟悉和思考。（四）安排会议场地1.根据参会人数和会议类型，选择合适的会议场地。2.确保会议场地设施齐全，环境整洁，温度、光线适宜。（五）准备会议设备1.根据会议需要，准备好投影仪、音响设备、麦克风、白板、笔等会议设备。2.会前对会议设备进行检查和调试，确保设备正常运行。四、会议流程（一）会议开场1.主持人应提前到达会议场地，检查会议准备情况。2.会议开始时，主持人介绍会议主题、目的、议程和参会人员。3.主持人简要说明会议的规则和注意事项，鼓励参会人员积极发言。（二）会议讨论1.按照会议议程，依次进行各项议题的讨论。2.参会人员应围绕议题充分发表意见和建议，展开深入讨论。3.主持人应引导会议讨论方向，控制会议节奏，避免跑题和争论不休。4.对于重要议题或有争议的问题，可组织参会人员进行分组讨论，然后集中汇报讨论结果。（三）会议决策1.根据会议讨论情况，对需要决策的事项进行表决。2.表决方式可根据事项的性质和重要程度选择举手、投票等方式。3.决策应遵循少数服从多数的原则，确保决策的公正性和合理性。4.对于重大决策事项，应充分考虑各方面因素，必要时可进行深入调研和论证。（四）会议总结1.会议接近尾声时，主持人对会议进行总结。2.总结会议讨论的主要内容、达成的共识和做出的决策。3.明确各项决策的责任人和时间节点，确保决策得到有效落实。（五）会议结束1.主持人宣布会议结束。2.参会人员有序离开会议场地。3.会议组织人员清理会议场地，整理会议资料和设备。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议应安排专人负责记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力。2.记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程、讨论内容、决策结果、责任人和时间节点等。3.记录应准确、完整、客观，尽量采用原话记录，避免主观臆断和遗漏重要信息。4.会议记录可采用纸质记录或电子记录的方式，记录完成后应及时整理和保存。（二）会议纪要1.会议纪要由会议记录人员根据会议记录整理而成。2.会议纪要应突出会议重点，简洁明了地反映会议讨论的主要内容、达成的共识和做出的决策。3.会议纪要应经主持人审核后发布，发布范围根据会议性质和要求确定。4.会议纪要应作为重要的文件存档，以备查阅和追溯。六、会议执行与跟进（一）明确责任人和时间节点1.会议形成的决议应明确责任人和时间节点，确保各项工作得到有效落实。2.责任人应按照时间节点制定详细的工作计划，并组织实施。（二）定期检查与汇报1.责任部门或责任人应定期对工作进展情况进行检查和总结。2.按照规定的时间节点向相关领导或部门汇报工作进展情况，及时反馈工作中遇到的问题和困难。（三）协调解决问题1.对于工作中出现的问题和困难，责任部门或责任人应积极协调相关部门和人员，共同研究解决方案。2.如遇重大问题，应及时向主管领导汇报，寻求支持和指导。（四）监督考核1.饭店管理层应加强对会议决策执行情况的监督和考核。2.将会议决策执行情况纳入部门和个人的绩效考核体系，对执行不力的部门和个人进行问责。七、会议纪律（一）按时参会1.参会人员应提前安排好工作，确保按时参加会议。2.如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织者请假，并安排合适的人员代为参会。（二）遵守会议秩序1.参会人员应遵守会议纪律，保持会场安静，不得随意走动、交头接耳或接听电话。2.手机应调至静音或关机状态，如有紧急情况需要接听电话，应到会场外进行。（三）积极发言1.参会人员应积极参与会议讨论，充分发表自己的意见和建议。2.发言应简洁明了，切中要害