装修装饰材料管理制度

装修装饰材料管理制度一、总则1.目的为加强公司装修装饰材料的管理，规范材料的采购、验收、储存、使用及核销等环节，确保工程质量，控制成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有装修装饰工程项目中涉及的各类材料管理，包括但不限于建筑材料、装饰材料、五金配件等。3.基本原则满足工程需求原则：确保所采购的材料符合装修装饰工程设计要求和质量标准，能够满足工程进度和质量要求。成本控制原则：在保证材料质量的前提下，通过合理的采购、库存管理等措施，降低材料成本，提高公司经济效益。规范管理原则：建立健全材料管理流程和标准，加强各环节的监督和控制，确保材料管理工作规范、有序进行。责任追究原则：对材料管理过程中出现的违规行为和造成的损失，追究相关责任人的责任。二、管理职责1.采购部门职责根据工程需求和预算，制定材料采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同。负责与供应商沟通协调，确保材料按时、按质、按量供应。跟踪采购合同执行情况，及时处理采购过程中的问题。2.仓库管理部门职责负责材料的验收入库、储存保管、发放领用等工作。建立材料库存台账，定期盘点库存，确保账物相符。做好仓库的安全、防火、防潮等工作，保证材料质量不受损。3.工程部门职责根据工程进度和实际需求，提前向采购部门提交材料需求计划。负责对施工现场的材料使用情况进行监督和管理，确保材料合理使用，避免浪费。配合仓库管理部门做好材料的盘点工作，核实工程实际用料情况。4.质量控制部门职责负责对采购材料的质量进行检验和验收，确保材料符合质量标准。对施工现场使用的材料进行抽检，发现质量问题及时督促整改。5.财务部门职责负责审核材料采购合同、发票等相关财务凭证，办理付款手续。对材料成本进行核算和分析，提供财务数据支持。三、材料采购管理1.采购计划编制工程部门应根据施工图纸、工程进度计划等，提前[x]天编制详细的材料需求计划，明确材料的名称、规格、型号、数量等信息，并提交给采购部门。采购部门结合工程部门的需求计划、库存情况以及市场供应情况，综合考虑采购成本、交货期等因素，编制材料采购计划。采购计划应包括采购材料的明细清单、预计采购时间、采购预算等内容。采购计划需经相关部门负责人审核，报公司主管领导批准后实施。如因工程变更等原因导致材料需求计划发生变化，工程部门应及时通知采购部门，采购部门对采购计划进行相应调整。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、招标、询价、供应商推荐等方式，选择具备良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货能力强的供应商。对拟选用的供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量检验报告、业绩证明等相关资料，并实地考察供应商的生产经营状况、质量管理体系等。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料的规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应报公司法律合规部门审核备案。定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，给予相应的评价和奖惩。对表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、取消合作等措施。3.采购实施采购人员按照批准的采购计划，向供应商发送采购订单或签订采购合同。采购订单应明确采购材料的详细信息、交货时间、交货地点等要求。跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保材料按时、按质、按量供应。如遇供应商无法按时交货或材料质量问题等情况，采购人员应及时采取措施解决，并向相关部门反馈。采购过程中发生的运输费用、装卸费用等，应根据采购合同约定执行。如无约定，采购部门应根据实际情况合理选择运输方式和装卸方式，控制费用支出。采购人员应妥善保管采购过程中的相关文件和资料，如采购订单、采购合同、发票、送货单、检验报告等，以备查阅和审计。四、材料验收管理1.验收准备仓库管理部门在收到采购材料到货通知后，应提前做好验收场地、工具、人员等准备工作。质量控制部门根据材料的质量标准和检验规范，制定验收方案，明确验收项目、验收方法、验收标准等内容。2.到货验收材料到货后，仓库管理人员应会同采购人员、质量检验人员等共同进行验收。验收人员应按照验收方案和相关标准，对材料的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对和检验。对于重要材料或批量采购的材料，质量控制部门应进行抽样检验，检验合格后方可办理入库手续。抽样检验应遵循随机抽样原则，确保样品具有代表性。验收过程中发现材料的规格、型号、数量、质量等不符合要求时，验收人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。如协商不成，应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。3.验收记录与报告验收人员应填写材料验收记录，详细记录验收时间、验收地点、材料名称、规格、型号、数量、质量状况、供应商名称等信息，并签字确认。质量检验人员根据验收结果出具材料检验报告，明确材料是否合格。检验报告应加盖质量检验专用章，并由检验人员签字。验收记录和检验报告应及时归档保存，作为材料管理和质量追溯的依据。五、材料储存管理1.仓库规划与布局根据材料的类别、特性、用途等因素，合理规划仓库布局，设置不同的储存区域，如原材料区、半成品区、成品区、易燃易爆品区等，并做好明显标识。按照材料的储存要求，配备相应的仓储设施和设备，如货架、货柜、托盘、通风设备、消防器材等，确保材料储存安全、完好。2.入库管理验收合格的材料应及时办理入库手续，仓库管理人员根据验收记录和检验报告，将材料准确无误地存入相应的储存区域，并更新库存台账。对入库材料进行分类存放，做到标识清晰、摆放整齐，便于查找和盘点。对于有特殊储存要求的材料，如防潮、防火、防盗等，应采取相应的防护措施。3.库存保管仓库管理人员应定期对库存材料进行检查和盘点，查看材料的质量状况、数量是否相符、储存环境是否良好等。如发现问题，应及时采取措施处理，并记录相关情况。做好仓库的安全管理工作，加强防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保库存材料不受损。对易燃易爆等危险物品，应按照相关规定进行单独存放和管理。根据材料的保质期和使用频率，合理安排材料的出库顺序，遵循先进先出原则，避免材料积压过期。4.库存盘点定期进行库存盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面盘点，每年进行一次年终大盘点。盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，整理库存账目，核对库存数量，准备盘点工具等。盘点过程中，应如实记录盘点结果，发现账实不符的情况，应及时查明原因，并编制盘点报告。盘点报告应包括盘点时间、盘点范围、盘点结果、差异原因分析及处理建议等内容。经相关部门审核后，根据盘点结果进行账务调整和库存管理改进。六、材料使用管理1.领料管理工程部门根据施工进度和实际需求，填写材料领料单，注明材料的名称、规格、型号、数量等信息，并经部门负责人审批。领料人持审批后的领料单到仓库领取材料，仓库管理人员按照领料单上的信息进行发料，并在领料单上签字确认。发料时应遵循先进先出原则，确保发出材料的质量。仓库管理人员应及时更新库存台账，记录材料的发出数量和结存数量。2.现场使用管理施工人员应按照施工图纸和规范要求，合理使用材料，避免浪费。在施工过程中发现材料质量问题或与设计要求不符时，应及时报告工程部门和质量控制部门。工程部门应加强对施工现场材料使用情况的监督和管理，定期检查材料的使用情况，发现浪费现象及时制止，并采取相应的处罚措施。对于剩余材料，施工人员应及时清理并退库，仓库管理人员应认真核对退库材料的数量、质量等情况，办理退库手续，并做好记录。3.材料核销管理工程竣工后，工程部门应根据实际用料情况，编制材料核销清单，与仓库管理部门的库存台账进行核对，确保账实相符。财务部门根据工程部门提交的材料核销清单和采购发票等资料，对工程材料成本进行核算和核销。如发现材料成本超支或节约情况，应进行分析和说明。材料核销结果作为考核项目成本控制情况和相关部门及人员工作绩效的重要依据。七、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门定期对装修装饰材料管理情况进行审计监督，检查采购、验收、储存、使用等环节的制度执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。各部门应加强对本部门材料管理工作的自查自纠，发现问题及时整改。采购部门应定期检查采购合同的执行情况；仓库管理部门应加强库存管理，确保账物相符；工程部门应监督施工现场材料的合理使用。2.考核评价建立材料管理考核评价机制，对各部门和相关人员在材料管理工作中的表现进行考核评价。考核内容包括采购成本控制、材料质量