顾客采购订单管理制度

顾客采购订单管理制度一、总则1.目的为了规范公司顾客采购订单的管理流程，确保订单处理的准确性、及时性和高效性，满足顾客需求，提高客户满意度，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司接收的所有顾客采购订单的管理，包括订单的接收、评审、下达、执行、变更、跟踪及关闭等环节。3.职责分工销售部门负责顾客采购订单的接收、初步评审，并及时传递给相关部门。与顾客沟通订单相关事宜，处理顾客反馈和投诉。负责订单执行过程中的协调工作，确保订单按时交付。生产部门负责对订单进行生产评审，评估生产能力和资源需求。根据订单要求组织生产，确保产品质量和生产进度。及时反馈生产过程中的问题和异常情况。采购部门负责根据订单需求进行采购评审，确定原材料和零部件的采购计划。选择合格的供应商，进行采购谈判和合同签订。跟踪采购进度，确保原材料和零部件按时供应。质量部门参与订单评审，提出质量要求和控制措施。负责对原材料、零部件和成品进行检验和试验，确保产品质量符合标准。处理质量问题和不合格品，提出改进措施。物流部门负责根据订单安排产品的包装、运输和交付。跟踪物流进度，确保产品安全、及时送达顾客手中。处理物流过程中的问题和异常情况。其他部门各相关部门按照职责分工，配合做好订单管理的各项工作，确保订单顺利执行。二、订单接收1.订单渠道顾客通过以下方式向公司下达采购订单：书面订单：顾客以纸质形式填写并加盖公章或签字的采购订单。电子订单：顾客通过电子邮件、传真、电子数据交换（EDI）等电子方式发送的采购订单。口头订单：在紧急情况下，顾客通过电话等口头方式下达的采购订单，但事后需及时补签书面订单。2.接收要求销售部门指定专人负责接收顾客采购订单，并确保订单信息的完整性和准确性。订单信息应包括但不限于以下内容：顾客名称、地址、联系方式。订单编号、订单日期。产品名称、规格型号、数量、价格。交货日期、交货地点。质量要求、包装要求。付款方式、结算周期。对于口头订单，接收人员应在接到订单后立即记录订单内容，并请顾客在[X]个工作日内补签书面订单。销售部门在收到订单后，应及时对订单进行初步审核，检查订单信息是否完整、准确，如有疑问或不明确的地方，应及时与顾客沟通确认。三、订单评审1.评审流程销售部门在接到顾客采购订单后，应立即组织相关部门进行订单评审。评审内容包括但不限于以下方面：订单要求的产品是否为本公司的经营范围。公司是否具备满足订单要求的生产能力、技术能力和资源条件。原材料、零部件的采购是否有保障。订单的交货期是否能够满足顾客要求。订单的价格是否合理，是否符合公司的定价政策。订单的质量要求是否明确，公司是否能够达到。订单的包装要求是否能够满足运输和储存要求。各相关部门应在接到评审通知后的[X]个工作日内完成评审工作，并将评审意见反馈给销售部门。销售部门根据各部门的评审意见，综合评估订单的可行性和风险，如订单存在问题或风险，应及时与顾客沟通协商解决。2.评审结果处理若订单评审通过，销售部门应在订单评审表上签字确认，并将订单下达给相关部门执行。若订单评审不通过，销售部门应及时与顾客沟通，说明原因，并提出解决方案。如顾客同意修改订单要求，销售部门应重新组织订单评审；如顾客不同意修改订单要求，销售部门应及时向公司领导汇报，由公司领导决定是否接受订单。四、订单下达1.下达方式销售部门根据订单评审结果，将评审通过的订单以书面形式或电子形式下达给相关部门。订单下达应明确订单编号、产品名称、规格型号、数量、交货日期、交货地点、质量要求、包装要求、价格、付款方式等信息。对于需要多部门协同执行的订单，销售部门应组织召开订单协调会，明确各部门的职责和工作要求。2.下达时间销售部门应在订单评审通过后的[X]个工作日内将订单下达给相关部门。对于紧急订单，销售部门应优先安排下达，并及时通知相关部门采取紧急措施，确保订单按时交付。五、订单执行1.生产部门生产部门接到订单后，应根据订单要求制定生产计划，并组织生产。生产计划应包括生产进度安排、人员安排、设备安排、原材料和零部件需求计划等内容。生产部门应按照生产计划组织生产，确保产品质量和生产进度。在生产过程中，如发现问题或异常情况，应及时反馈给销售部门和相关部门，并采取措施解决。生产部门应做好生产记录，包括生产数量、生产时间、质量检验情况等，以便追溯和查询。2.采购部门采购部门接到订单后，应根据订单需求进行采购评审，确定原材料和零部件的采购计划。采购计划应包括采购数量、采购时间、供应商选择等内容。采购部门应选择合格的供应商，进行采购谈判和合同签订。在采购过程中，如发现供应商无法按时供应原材料或零部件，应及时与供应商沟通协商解决，并通知生产部门调整生产计划。采购部门应跟踪采购进度，确保原材料和零部件按时供应。对于采购过程中出现的问题和异常情况，应及时反馈给销售部门和相关部门，并采取措施解决。采购部门应做好采购记录，包括采购订单、采购合同、采购发票、到货记录等，以便追溯和查询。3.质量部门质量部门应参与订单评审，提出质量要求和控制措施。在原材料、零部件到货后，质量部门应按照检验标准进行检验和试验，确保原材料和零部件的质量符合要求。在生产过程中，质量部门应加强质量控制，对产品进行抽检和巡检，及时发现和解决质量问题。对于成品，质量部门应按照检验标准进行最终检验和试验，确保产品质量符合订单要求和相关标准。质量部门应做好质量记录，包括检验报告、试验报告、不合格品记录等，以便追溯和查询。4.物流部门物流部门应根据订单安排产品的包装、运输和交付。包装应符合订单要求和运输要求，确保产品在运输过程中不受损坏。物流部门应选择合适的运输方式和运输公司，确保产品安全、及时送达顾客手中。在运输过程中，物流部门应跟踪物流进度，及时反馈物流信息。如发现物流问题或异常情况，应及时与销售部门和相关部门沟通协商解决。物流部门应做好物流记录，包括发货清单、运输合同、物流跟踪记录等，以便追溯和查询。六、订单变更1.变更提出顾客或公司内部各部门均可提出订单变更申请。变更申请应包括变更原因、变更内容、变更时间等信息。变更申请应以书面形式或电子形式提交给销售部门。2.变更评审销售部门接到订单变更申请后，应立即组织相关部门进行变更评审。评审内容包括但不限于以下方面：变更对产品质量、生产进度、交货期、成本等方面的影响。公司是否具备满足变更要求的生产能力、技术能力和资源条件。原材料、零部件的采购是否需要调整。订单价格是否需要调整。各相关部门应在接到评审通知后的[X]个工作日内完成评审工作，并将评审意见反馈给销售部门。销售部门根据各部门的评审意见，综合评估订单变更的可行性和风险，如变更存在问题或风险，应及时与顾客沟通协商解决。3.变更处理若订单变更评审通过，销售部门应在订单变更评审表上签字确认，并将变更通知下达给相关部门执行。相关部门应按照变更通知的要求，及时调整生产计划、采购计划、质量控制措施等，并做好记录。若订单变更评审不通过，销售部门应及时与顾客沟通，说明原因，并提出解决方案。如顾客同意修改变更要求，销售部门应重新组织订单变更评审；如顾客不同意修改变更要求，销售部门应及时向公司领导汇报，由公司领导决定是否接受变更。七、订单跟踪1.跟踪方式销售部门负责对订单执行情况进行跟踪，及时了解订单的生产进度、质量情况、物流进度等信息。销售部门可通过以下方式进行订单跟踪：定期召开订单协调会，各部门汇报订单执行情况。建立订单跟踪台账，记录订单执行过程中的各项信息。与生产部门、采购部门、质量部门、物流部门等相关部门保持密切沟通，及时了解订单执行情况。定期向顾客反馈订单执行情况，解答顾客疑问，处理顾客投诉。2.异常处理在订单跟踪过程中，如发现订单执行出现异常情况，销售部门应及时通知相关部门进行处理。异常情况包括但不限于以下方面：生产进度延迟。产品质量问题。原材料、零部件供应不足。物流运输延误。顾客变更订单要求。相关部门接到异常通知后，应立即采取措施进行处理，并及时向销售部门反馈处理结果。销售部门应根据异常处理情况，及时调整订单跟踪计划，确保订单按时交付。八、订单关闭1.关闭条件订单产品全部交付给顾客，且顾客对产品质量、数量、交货期等方面无异议，订单即为关闭。对于有售后服务要求的订单，在售后服务期结束后，订单方可关闭。2.关闭流程销售部门在确认订单产品全部交付且顾客无异议后，应填写订单关闭申请表，并提交给相关部门审核。相关部门审核通过后，销售部门应在订单管理系统中关闭订单，并将订单关闭情况通知相关部门。订单关闭后，各相关部门应做好订单资料的整理和归档工作，以便日后查询和追溯。九、订单档案管理1.档案内容订单档案应包括以下内容：顾客采购订单原件（书面订单或电子订单）。订单评审表及评审意见。订单下达通知。生产计划、采购计划、质量控制措施等相关文件。订单执行过程中的各项记录，如生产记录、采购记录、质量检验记录、物流记录等。订单变更申请及变更评审表、变更通知。订单跟踪记录及异常处理记录。订单关闭申请表及相关审核文件。与订单相关的其他文件和资料。2.档案保存订单档案由销售部