星物品采购管理制度

星物品采购管理制度目的为规范公司零星物品采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物品符合公司需求，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门因工作需要进行的零星物品采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、劳保用品、小型工具、维修配件等。基本原则1.按需采购原则：采购应根据实际工作需要，严格控制采购数量和规格，避免盲目采购和浪费。2.质量优先原则：确保所采购物品的质量符合相关标准和公司要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。3.成本控制原则：在保证物品质量的前提下，通过合理的采购渠道、谈判技巧和批量采购等方式，降低采购成本。4.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定，确保采购过程合法、合规、透明。采购申请与审批采购申请1.各部门根据工作需要，填写《零星物品采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、数量、用途、预计金额等信息。2.对于紧急采购需求，应在申请表中注明"紧急采购"字样，并说明紧急原因。审批流程1.部门负责人审批：采购申请表由部门负责人进行初审，审核采购物品的必要性、合理性以及预算情况，签署审批意见。2.财务部门审核：财务部门对采购申请的预算进行审核，确保采购费用在部门预算范围内，签署审核意见。3.分管领导审批：经部门负责人和财务部门审核通过后，采购申请表提交分管领导进行最终审批。分管领导根据公司整体情况和工作安排，决定是否批准采购申请。特殊情况处理对于预算外的采购申请，需额外提交详细的预算追加申请报告，说明采购原因、预计金额及资金来源等情况，按照公司预算管理相关规定进行审批。采购执行采购方式1.集中采购：对于通用性较强、采购频率较高的零星物品，如办公用品、办公设备耗材等，由公司统一进行集中采购。2.分散采购：对于具有特殊规格、特殊要求或零星采购金额较小的物品，经审批后可由各部门自行采购。供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门负责建立供应商数据库，通过多种渠道收集供应商信息，对潜在供应商进行筛选和评估，选择符合公司要求的供应商。2.供应商评估：定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评估，建立供应商评估档案。对于评估不合格的供应商，及时进行调整或淘汰。3.供应商合作：与选定的供应商签订采购合同或框架协议，明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等条款。采购实施1.集中采购实施：采购部门根据审批通过的采购申请，按照集中采购流程进行采购操作。通过招标、询价、议价等方式，选择合适的供应商进行采购，并签订采购合同。2.分散采购实施：各部门自行采购时，应按照公司规定的采购原则和流程进行操作。采购完成后，及时将采购情况报采购部门备案。采购合同管理1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、使用部门等，以便各部门做好相应的准备工作。2.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。对于合同执行过程中出现的问题，应及时采取措施解决，并向相关领导汇报。3.采购合同履行完毕后，采购部门应及时整理合同档案，将合同原件、相关审批文件、验收报告等资料归档保存，以备查阅。验收与付款验收标准1.采购物品到货后，使用部门应按照采购合同约定的质量标准、规格、数量等要求进行验收。2.对于涉及质量、性能等专业要求的物品，可邀请专业技术人员或相关部门进行联合验收。验收流程1.初步验收：使用部门收到采购物品后，首先进行外观、数量等方面的初步验收。如发现问题，应及时与采购部门联系，要求供应商进行处理。2.详细验收：初步验收合格后，使用部门组织相关人员进行详细验收。验收合格后，填写《零星物品采购验收单》，由验收人员签字确认。3.验收结果处理：如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。如因供应商原因给公司造成损失的，公司有权要求供应商进行赔偿。付款流程1.采购部门在收到供应商提供的发票及相关结算凭证后，应进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、准确性，以及结算金额是否与采购合同一致等。2.审核无误后，采购部门填写《零星物品采购付款申请单》，附上采购合同、验收单、发票等相关资料，按照公司财务审批流程进行审批。3.财务部门根据审批通过的付款申请单，办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，原则上采用银行转账方式支付。监督与审计内部监督1.公司内部审计部门负责对零星物品采购活动进行定期或不定期的审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范、采购成本是否合理等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部监督和考核。外部监督1.公司应积极配合相关政府部门、行业协会等的监督检查，确保采购活动合法合规。2.对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采购活动，可邀请外部专业机构进行审计或评估，提高采购活动的透明度和公信力。违规处理违规行为界定1.在采购过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：未按照规定的采购流程进行操作，擅自采购物品。与供应商串通，谋取不正当利益。采购物品质量不符合要求，给公司造成损失。虚报采购价格、数量等，骗取公司资金。违反廉洁自律规定，接受供应商贿赂或其他不正当利益。2.对于采购人员在采购活动中违反法律法规或公司内部规定的行为，将依法依规追究其责任。违规处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施，包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。3.对于涉嫌违法犯罪的行为，公司将依法移交司法机关处理。附则制