附属学校资料管理制度

附属学校资料管理制度一、总则（一）目的为加强附属学校资料管理，确保学校各类资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高资料利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于附属学校各部门、各年级、各学科组以及全体教职员工所涉及的各类资料管理。（三）基本原则1.集中统一原则：学校设立专门的资料管理部门或岗位，对全校资料进行集中统一管理。2.分类管理原则：根据资料的性质、用途、来源等进行分类，便于查找和使用。3.安全保密原则：确保资料的安全，防止资料丢失、损坏、泄露，对涉及学校机密的资料严格保密。4.动态更新原则：资料应根据学校发展和工作需要及时更新，保持资料的时效性。二、资料分类及定义（一）教学资料1.课程标准：国家和地方教育行政部门颁发的各学科课程标准。2.教材教案：教师根据课程标准编写的教学计划、教案、课件等。3.教学参考资料：包括各类教学辅导书、教学案例集、试题库等。4.学生作业：学生完成的课堂作业、课后作业、测试试卷等。（二）行政资料1.学校规划：学校的长期发展规划、年度工作计划、工作总结等。2.会议文件：学校各类会议的通知、议程、纪要、决议等文件。3.规章制度：学校制定的各项管理制度、规定、办法等。4.人事档案：教职员工的个人基本信息、工作经历、考核评价、奖惩情况等资料。5.财务资料：学校的财务预算、决算、会计凭证、报表等。（三）科研资料1.课题研究资料：学校承担的各级各类课题研究的申请书、研究方案、开题报告、中期检查报告、结题报告等。2.学术论文：学校教师发表的学术论文、著作等。3.教学研究成果：教师的教学改革成果、教学反思、教学经验总结等。（四）学生资料1.学生学籍档案：学生的入学登记表、学籍卡片、成绩单、奖惩记录等。2.学生综合素质评价资料：学生的品德表现、学业水平、身心健康、艺术素养、社会实践等方面的评价资料。3.学生活动资料：学校组织的各类学生活动的策划方案、活动记录、照片、视频等。（五）其他资料1.学校荣誉资料：学校获得的各级各类荣誉证书、奖牌、奖杯等。2.对外交流资料：学校与其他学校、机构开展交流合作的相关资料，如合作协议、交流活动记录等。3.校园文化建设资料：学校的校园文化建设方案、活动记录、文化作品等。三、资料管理职责（一）资料管理部门职责1.制定和完善学校资料管理制度，并组织实施。2.负责学校各类资料的收集、整理、归档、保管和查阅服务工作。3.定期对学校资料进行清查盘点，确保资料的完整性和准确性。4.指导和监督各部门、各年级、各学科组的资料管理工作。5.负责学校资料的数字化建设，建立电子资料档案库。（二）各部门、各年级、各学科组职责1.负责本部门、本年级、本学科组资料的收集、整理和初步分类工作。2.按照学校资料管理制度的要求，定期将整理好的资料移交学校资料管理部门。3.负责本部门、本年级、本学科组资料的日常查阅和使用，并做好记录。4.协助学校资料管理部门做好资料的清查盘点和数字化建设工作。（三）教职员工职责1.负责个人教学、科研、行政等工作中产生资料的收集、整理和保管。2.按照学校资料管理制度的要求，及时将相关资料移交所在部门或学科组。3.遵守学校资料查阅和使用规定，未经许可不得擅自查阅、复印、转借学校资料。四、资料收集与整理（一）收集渠道1.学校各部门、各年级、各学科组定期报送。2.教职员工主动提交。3.学校组织的各类活动中产生的资料由活动组织者负责收集。4.外部机构或个人提供的与学校相关的资料。（二）收集要求1.各部门、各年级、各学科组应明确专人负责资料收集工作，确保资料收集的及时性和完整性。2.收集的资料应真实、准确、完整，不得弄虚作假或遗漏重要信息。3.对于时效性较强的资料，应及时收集，避免延误。（三）整理方法1.资料管理部门对收集到的资料进行集中整理，按照分类标准进行分类。2.对每份资料进行编号，建立资料索引目录，便于查找和管理。3.对资料进行装订、编页码、加封面等处理，确保资料的规范性。4.对于电子资料，应按照统一的命名规则进行命名，并建立电子文件夹结构，进行分类存放。五、资料归档与保管（一）归档流程1.各部门、各年级、各学科组整理好的资料经负责人审核签字后，移交学校资料管理部门。2.资料管理部门对移交的资料进行再次审核，无误后进行归档。3.归档后的资料应按照类别和时间顺序排列存放，并建立相应的档案目录。（二）保管方式1.纸质资料应存放在专用的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止资料受潮、发霉、虫蛀。2.电子资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.对于重要的资料，应采取加密存储、异地备份等措施，确保资料的安全性。（三）保管期限1.教学资料中的课程标准、教材教案等长期保存。2.行政资料中的学校规划、会议文件、规章制度等根据其性质和用途确定保管期限，一般为510年。3.科研资料中的课题研究资料、学术论文等在课题结题或论文发表后保存510年。4.学生资料中的学籍档案长期保存，学生综合素质评价资料、学生活动资料等保存35年。5.其他资料根据实际情况确定保管期限。（四）定期清查1.资料管理部门每年定期对学校资料进行清查盘点，确保资料的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查盘点过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理，如补充缺失资料、修复损坏资料、调整存放位置等。3.清查盘点结束后，应撰写清查报告，报学校领导审阅。六、资料查阅与使用（一）查阅权限1.学校教职员工因工作需要查阅学校资料的，可向资料管理部门提出申请，经部门负责人批准后，在资料管理部门指定的地点查阅。2.外单位人员因工作需要查阅学校资料的，须持单位介绍信或相关证明材料，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应在资料管理部门工作人员的陪同下进行，不得擅自摘抄、复印、转借资料。3.涉及学校机密的资料，未经学校保密工作领导小组批准，任何人不得查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、内容、用途、查阅时间等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字，涉及重要资料的还需报学校主管领导批准。3.申请表经批准后，查阅人持申请表到资料管理部门办理查阅手续，资料管理部门工作人员根据申请表提供相应的资料，并做好查阅记录。4.查阅人查阅完毕后，应及时将资料归还资料管理部门，资料管理部门工作人员对归还的资料进行核对，确认无误后办理归还手续。（三）使用规定1.查阅人应爱护资料，不得在资料上涂改、圈画、污损，不得擅自抽取、撤换资料中的内容。2.如需复印资料，应经资料管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复印。复印后的资料应妥善保管，不得随意传播。3.查阅人在查阅资料过程中发现问题或有疑问的，应及时向资料管理部门工作人员咨询，不得自行处理。4.未经许可，查阅人不得将查阅的资料用于与申请用途无关的其他事项。七、资料借阅与归还（一）借阅权限1.学校教职员工因工作需要借阅学校资料的，可向资料管理部门提出申请，经部门负责人批准后，办理借阅手续。2.外单位人员因特殊原因需要借阅学校资料的，须持单位介绍信或相关证明材料，经学校主管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过一周，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（二）借阅流程1.借阅人填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、内容、用途、借阅时间等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字，涉及重要资料的还需报学校主管领导批准。3.申请表经批准后，借阅人持申请表到资料管理部门办理借阅手续，资料管理部门工作人员根据申请表提供相应的资料，并填写《资料借阅登记册》，记录借阅人姓名、部门、借阅资料名称、借阅时间、预计归还时间等信息。4.借阅人在借阅期限届满前，应将资料归还资料管理部门，资料管理部门工作人员对归还的资料进行核对，确认无误后办理归还手续，并在《资料借阅登记册》上注明归还时间。（三）归还要求1.借阅人应按时归还所借资料，如有特殊情况需要延期归还的，应提前向资料管理部门说明原因，并办理续借手续。2.归还的资料应保持完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应负责修复或赔偿。3.资料管理部门工作人员在办理归还手续时，应认真检查资料的完整性和质量，如发现问题应及时向借阅人提出，并做好记录。八、资料销毁（一）销毁范围1.超过保管期限且无保存价值的资料。2.因工作失误或其他原因形成的重复、无效资料。3.涉及学校机密且已不再需要保密的资料，经学校保密工作领导小组批准后销毁。（二）销毁流程1.资料管理部门定期对拟销毁的资料进行清理和造册，填写《资料销毁申请表》，注明资料名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.将申请表提交学校主管领导审批，涉及重要资料或机密资料的还需报学校保密工作领导小组批准。3.申请表经批准后，资料管理部门组织专人对拟销毁的资料进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.销毁记录应存档保存，以备查阅。（三）销毁方式1.对于纸质资料，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。2.对于电子资料，可采用格式化、删除等方式进行销毁，并确保数据无法恢复。九、资料数字化建设（一）建设目标建立学校电子资料档案库，实现资料的数字化存储、检索和利用，提高资料管理效率和服务水平。（二）数字化流程1.资料扫描：对纸质资料进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将扫描图像中的文字信息进行识别和录入，建立电子索引目录。4.数据存储：将数字化后的资料存储在专用的服务器或存储设备上，按照分类标准进行分类存放。5.系统建设：建立资料数字化管理系统，实现资料的在线检索、查询、借阅、统计等功能。（三）维护与更新1.定期对电子资料档案库进行维护，检查数据的完整性和可用性，及时修复损坏的数据。2.随着学校资料的不断增加和更新，及时对数字化资料进行补充和更新，确保电子资料档案库与实际资料保持一致。十、监督与检查（一）监督机制1.学校设立资料管理监督小组，由学校领导、资料管理部门负责人及相关人员组成，负责对学校资料管理工作进行监督检查。2.监督小组定期对学校资料管理工作进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。