行政邮件收发管理制度

行政邮件收发管理制度总则目的为规范公司行政邮件的收发管理，确保信息传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工。基本原则1.及时高效原则：邮件收发应及时处理，避免延误，确保各项工作能够迅速推进。2.准确清晰原则：邮件内容应表达准确、清晰，避免模糊不清或产生歧义，确保信息传递的准确性。3.安全保密原则：严格遵守公司的保密规定，对涉及公司机密的邮件进行妥善处理，防止信息泄露。邮件系统使用规范邮箱账号管理1.员工入职后，由行政部门负责为其开通公司内部邮件账号，账号为员工姓名全拼，初始密码由员工入职培训时自行修改。2.员工离职时，行政部门应及时注销其邮件账号，并确保相关邮件数据得到妥善处理。3.员工应妥善保管个人邮件账号及密码，不得将账号转借他人使用，如发现账号异常应及时通知行政部门。邮件撰写要求1.主题：主题应简洁明了，准确概括邮件主要内容，避免使用模糊或含义不清的表述。2.正文：邮件正文应条理清晰，逻辑连贯，语言通顺，避免冗长、复杂的句子。开头应明确邮件目的，结尾应简洁得体，必要时可注明回复要求及时间期限。涉及重要事项或需要对方确认的内容，应在正文中突出显示，可采用加粗、下划线等方式。3.附件：如有附件，应在正文中明确说明附件内容，并确保附件命名规范，便于收件人识别。附件大小应符合公司邮件系统规定，如过大应进行压缩或分拆处理，并提前告知收件人。多个附件应进行打包压缩，并注明解压密码（如有）。邮件发送规范1.收件人：发送邮件时，应准确填写收件人邮箱地址，避免误发。如发送给多人，可采用抄送（CC）或密送（BCC）方式，但应明确区分不同收件人的角色和职责，避免不必要的信息干扰。2.发送时间：非紧急邮件应避免在节假日或下班后发送，以免打扰收件人。紧急邮件应根据实际情况及时发送，但需提前考虑收件人的工作时间和忙碌程度，确保收件人能够及时收到并处理。3.邮件审核：涉及公司重要决策、重大事项、对外发文等邮件，应提前提交相关负责人审核，审核通过后方可发送。审核内容包括邮件内容的准确性、合规性、格式规范性等。邮件接收与处理及时查收1.员工应每天定时查收邮件，确保及时获取重要信息。建议设置手机邮件提醒功能，以便随时接收邮件通知。2.对于重要邮件，应立即进行处理，避免积压。阅读与理解1.认真阅读邮件正文及附件内容，确保准确理解邮件意图。如有疑问，应及时与发件人沟通确认。2.对于需要回复的邮件，应在阅读后明确回复思路和要点，避免仓促回复。分类与标注1.根据邮件的重要性、紧急程度、所属部门等因素进行分类整理，可创建不同的文件夹或标签进行标识。2.对于重要且需长期保存的邮件，应及时进行备份，可采用本地硬盘存储、云盘备份等方式。回复与反馈1.对于需要回复的邮件，应在规定时间内给予回复。如无法及时回复，应向发件人说明原因及预计回复时间。2.回复邮件时应针对性强，紧扣发件人问题进行解答，避免答非所问。3.对于涉及多部门协作的邮件，应及时与相关部门沟通协调，确保工作顺利推进，并及时反馈进展情况。邮件存档与保密存档要求1.行政部门负责定期对公司邮件进行存档，存档周期为[具体周期]。2.邮件存档应按照年份、月份、部门等进行分类存储，确保存档文件的完整性和可查阅性。3.存档文件应包括邮件正文、附件、发件人及收件人信息等。保密规定1.严格遵守公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感内容的邮件进行保密处理。2.未经公司授权，不得将保密邮件转发给外部人员或在公司内部非相关人员间传播。3.在处理保密邮件时，应采取加密存储、访问控制等措施，防止信息泄露。邮件安全管理病毒防范1.安装正版杀毒软件，并定期更新病毒库，确保邮件系统的安全性。2.不随意打开来源不明的邮件附件，避免感染病毒。如对附件内容有疑问，应先与发件人核实后再决定是否打开。网络安全1.遵守公司网络安全规定，不通过邮件系统进行非法网络活动，如发送垃圾邮件、恶意攻击等。2.注意保护个人电脑及公司网络环境的安全，定期进行系统漏洞扫描和修复。数据备份1.定期对邮件数据进行备份，备份频率为[具体频率]。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。监督与考核监督机制1.行政部门负责对公司邮件收发情况进行日常监督，定期检查员工邮件处理的及时性、准确性和规范性。2.设立专门的邮件投诉渠道，如发现员工在邮件收发过程中存在违规行为，其他员工可通过投诉渠道进行举报。考核标准1.将邮件收发管理纳入员工绩效考核体系，考核指标包括邮件及时处理率、邮件回复准确率、邮件保密执行情况等。2.根据考核结果，对表现优秀的员工给予奖