装潢公司合同管理制度

装潢公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类装潢相关合同，包括但不限于家装合同、工装合同、材料采购合同、设计服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同文本的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。2.参与重大合同的谈判，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷，提供法律支持。（二）业务部门1.负责合同的前期洽谈、起草、发起签订流程。2.跟踪合同的履行情况，及时解决履行过程中出现的问题。3.收集、整理与合同相关的资料，建立合同档案。（三）财务部门1.负责审核合同中的付款条款、结算方式等财务内容。2.根据合同履行情况进行款项收付，并做好财务记录。3.协助业务部门对合同执行情况进行财务分析。（四）行政管理部门1.负责合同用印的审核与管理，确保用印符合规定。2.协助业务部门做好合同的归档工作。三、合同签订流程（一）合同洽谈1.业务部门与客户或合作方就装潢项目的具体内容、要求、价格、工期等进行洽谈，达成初步意向。2.洽谈过程中应做好记录，包括洽谈时间、地点、参与人员、洽谈内容等。（二）合同起草1.业务部门根据洽谈结果起草合同文本，合同内容应明确双方的权利义务、装潢项目明细、价格、付款方式、工期、质量标准、违约责任等。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免模糊不清、歧义或容易引起纠纷的条款。（三）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交给法务部门进行合法性审查。法务部门应在[x]个工作日内完成审查，并出具审查意见。2.业务部门根据法务部门的审查意见对合同文本进行修改完善。如双方对审查意见存在争议，由业务部门与法务部门共同协商解决。3.修改后的合同文本提交给财务部门进行财务审核。财务部门应重点审核付款条款、结算方式等财务内容，并在[x]个工作日内完成审核，出具审核意见。4.业务部门根据财务部门的审核意见再次对合同文本进行修改，确保合同条款符合财务要求。（四）合同审批1.经法务和财务审核通过的合同文本，提交给公司管理层进行审批。审批流程应明确各级审批人员的职责和审批权限。2.公司管理层应在[x]个工作日内完成审批。如审批通过，合同进入签订环节；如审批不通过，业务部门应根据审批意见对合同进行修改后重新提交审批。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方签订合同。签订合同时应确保双方签字（盖章）齐全、合同份数符合要求。2.合同签订后，业务部门应及时将合同原件一份交行政管理部门进行用印登记，另一份交财务部门作为付款依据，同时自留一份作为业务执行参考，并建立合同台账进行记录。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等。2.履行计划应提交给相关部门和人员进行沟通协调，确保各部门之间工作衔接顺畅。（二）进度跟踪1.业务部门应定期对合同履行进度进行跟踪检查，及时掌握项目进展情况。2.对于合同履行过程中出现的问题，如客户提出变更要求、施工进度延误、质量问题等，业务部门应及时与对方沟通协商，并采取有效措施加以解决。（三）质量控制1.业务部门应按照合同约定的质量标准对装潢项目进行质量控制，确保工程质量达到要求。2.施工过程中应加强对施工队伍的管理，定期进行质量检查，发现问题及时整改。3.工程竣工后，应按照合同约定组织验收，确保验收合格。（四）付款管理1.财务部门应根据合同约定的付款方式和时间节点进行款项收付。付款前，业务部门应提交付款申请，并提供相关的合同执行情况证明材料。2.财务部门在审核付款申请时，应严格按照合同条款进行把关，确保付款金额准确无误。对于不符合付款条件的申请，应及时反馈给业务部门并说明原因。（五）变更管理1.合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时与对方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。业务部门应将变更协议及时提交给法务、财务等部门进行备案。五、合同变更与终止（一）合同变更1.合同变更应遵循协商一致、书面形式的原则。变更内容涉及合同主要条款的，应重新签订合同或签订补充协议。2.合同变更的流程与合同签订流程相同，需经过法务审查、财务审核、管理层审批等环节。（二）合同终止1.合同终止的情形包括：合同履行完毕、双方协商一致解除合同、一方违约导致合同无法履行、不可抗力导致合同无法履行等。2.合同终止时，业务部门应及时清理合同履行情况，办理相关的结算手续。对于因一方违约导致合同终止的，应按照合同约定追究违约方的责任。3.合同终止后，业务部门应将合同原件及相关资料交行政管理部门进行归档保存。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.业务部门在合同签订和履行过程中应严格遵守法律法规和合同约定，加强与对方的沟通协调，及时解决出现的问题，预防合同纠纷的发生。2.法务部门应定期对公司合同进行审查和风险评估，提出防范措施和建议，提高公司合同管理水平。（二）纠纷处理流程1.当发生合同纠纷时，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，并提出初步的处理意见。2.业务部门将纠纷情况及处理意见报告给公司管理层，由公司管理层决定是否启动纠纷处理程序。3.如需通过法律途径解决纠纷，法务部门应负责聘请律师，代表公司参与诉讼或仲裁活动。在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部门提供相关证据材料和信息。4.纠纷处理结束后，业务部门应及时总结经验教训，提出改进措施，避免类似纠纷再次发生。七、合同档案管理（一）档案收集1.业务部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、洽谈记录、审批文件、付款凭证、验收报告、变更协议、纠纷处理文件等，均应及时收集整理。2.行政管理部门负责对业务部门提交的合同档案资料进行统一接收，并进行分类、编号、装订等整理工作。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。2.合同档案应按照年度、类别、项目等进行分类存放，便于查找和查阅。同时，应建立电子档案目录，便于检索和管理。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到行政管理部门办理查阅手续。2.查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。3.涉及公司商业秘密或重要信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。（四）档案借阅1.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和公司分管领导审批后，到行政管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延期借阅，应重新办理审批手续。借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，行政管理部门应及时催还。3.借阅人员应对借阅的合同档案妥善保管，不得转借他人或用于非工作目的。如因保管不善导致档案丢失或损坏的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（五）档案销毁1.对于已超过保管期限或已无保存价值的合同档案，由行政管理部门提出销毁申请，经公司管理层批准后进行销毁。2.合同档案销毁应指定专人负责，并进行登记记录。销毁过程中应确保档案信息无法恢复，防止泄露公司商业秘密。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、终止、档案管理等环节。2.监督检查可采取自查、抽查等方式进行。业务部门应定期进行自查，并将自查情况报告给公司管理层。公司管理层可根据需要进行抽查，对发现的问题及时提出整改意见。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价制度，对业务部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的规范性、履行的及时