门诊住院发票管理制度

门诊住院发票管理制度总则目的为加强公司门诊住院发票的管理，规范发票的开具、使用、保管等流程，确保发票使用的合法性、准确性和安全性，保障公司财务工作的正常运转，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有涉及门诊住院发票业务的部门和员工，包括但不限于财务部门、医疗服务部门、报销审核部门等。基本原则1.合法性原则：严格遵守国家税收法律法规及发票管理相关规定，确保发票的开具、使用和保管符合法律要求。2.真实性原则：发票内容必须真实反映经济业务实际情况，不得虚开发票。3.准确性原则：发票开具信息准确无误，包括发票抬头、金额、项目等，避免因信息错误导致的财务风险和业务纠纷。4.完整性原则：妥善保管发票存根联、记账联等相关资料，保证发票使用记录的完整性。发票的领购与保管领购1.指定专人负责：公司财务部门指定专人负责门诊住院发票的领购工作。领购人员应具备相关财务知识和责任心，熟悉发票领购流程。2.领购计划制定：根据公司门诊住院业务量及发票使用情况，领购人员定期制定发票领购计划。领购计划应合理预估未来一段时间内的发票使用量，确保发票供应充足，避免因发票短缺影响业务开展。3.领购流程：领购人员持税务登记证副本、经办人身份证明、发票领购簿等相关资料，按照当地税务机关规定的时间和方式到主管税务机关办理发票领购手续。领购发票时，应仔细核对发票的种类、数量、号码等信息，确保领购的发票与税务机关发放的一致。保管1.专用存放场所：公司应设立专门的发票保管场所，配备必要的安全设施，如保险柜、防盗门窗等，确保发票存放安全。发票保管场所应保持干燥、通风，防止发票受潮、霉变。2.分类存放：门诊住院发票应按照发票种类、号码顺序进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立发票存放台账，详细记录发票的领购、使用、结存等情况。3.专人保管：发票保管场所应指定专人负责管理，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守发票保管制度。保管人员不得擅自将发票转借他人或带出保管场所。4.安全防范措施：加强发票保管场所的安全防范工作，安装监控设备，设置门禁系统，防止发票被盗、丢失或损坏。如发生发票丢失或被盗等情况，保管人员应立即向公司财务部门报告，并及时采取措施向税务机关挂失，配合税务机关进行调查处理。发票的开具开具范围1.门诊业务：公司医疗服务部门在为患者提供门诊医疗服务后，应根据实际收费情况为患者开具门诊发票。门诊发票应包括患者姓名、性别、年龄、门诊科室、诊断、收费项目、金额等信息。2.住院业务：患者办理出院结算时，公司财务部门应根据住院期间的实际费用情况为患者开具住院发票。住院发票应包括患者姓名、性别、年龄、住院科室、住院时间、出院时间、诊断、收费项目、金额等信息。开具要求1.真实准确：发票开具人员应根据实际发生的经济业务如实开具发票，确保发票内容真实、准确、完整。发票上的各项信息应与医疗服务记录、收费明细等一致，不得虚开、多开或错开。2.字迹清晰：发票开具应使用规定的笔具，字迹清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖补。如填写有误，应按照税务机关规定的方法进行作废或红冲处理，并重新开具发票。3.加盖印章：发票开具后，应在发票联和抵扣联加盖公司发票专用章。发票专用章应清晰、完整，不得模糊不清或加盖其他印章。4.及时开具：医疗服务部门或财务部门应在患者缴费后及时为其开具发票，不得拖延或拒绝开具。如因特殊情况无法及时开具发票，应向患者说明原因，并约定开具发票的时间。开具流程1.门诊发票开具流程：患者缴费后，收费人员根据收费系统生成的收费明细，在门诊发票开具系统中录入患者信息、收费项目、金额等内容。发票开具人员核对录入信息无误后，点击"打印"按钮，系统自动生成门诊发票。发票开具人员在发票联和抵扣联加盖发票专用章后，将发票交给患者。2.住院发票开具流程：患者办理出院结算时，结算人员根据住院收费系统生成的结算清单，在住院发票开具系统中录入患者信息、住院费用明细、医保报销情况等内容。发票开具人员核对录入信息无误后，点击"打印"按钮，系统自动生成住院发票。发票开具人员在发票联和抵扣联加盖发票专用章后，将发票交给患者或其家属。发票的使用使用规范1.按规定用途使用：门诊住院发票只能用于公司为患者提供医疗服务后的收费结算，不得转借、转让、代开或用于其他非医疗收费项目。2.逐份开具：发票应逐份开具，不得拆本使用或跳号开具。如因业务需要确需开具多份发票的，应按照顺序依次开具。3.妥善保管发票存根联：发票开具后，应妥善保管发票存根联，保存期限按照国家税收法律法规规定执行。发票存根联应与记账联、发票联等一起装订成册，以备税务机关检查。使用登记1.建立使用台账：公司财务部门应建立门诊住院发票使用台账，详细记录发票的开具日期、发票号码、患者姓名、金额、用途等信息。使用台账应定期核对，确保账实相符。2.登记信息准确：发票使用台账的登记信息应准确无误，不得遗漏或错误登记。如发现登记信息有误，应及时更正，并注明更正原因。发票的作废与红冲作废条件1.当月开具的发票：当月开具的发票，如发生销货退回、开票有误等情形，且收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。2.符合作废条件：同时具有下列情形的，为本条所称作废条件：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为"纳税人识别号认证不符"、"专用发票代码、号码认证不符"。作废流程1.系统操作：发票开具人员在发票开具系统中找到需要作废的发票记录，点击"作废"按钮，系统自动将该发票标记为作废状态。2.纸质发票处理：将纸质发票的所有联次注明"作废"字样，并全联次留存。作废后的发票应与其他发票存根联一起妥善保管。红冲条件1.跨月发票：跨月的发票，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，按红冲处理。2.税务机关要求：因税务机关检查等原因需要开具红字发票的，按照税务机关的要求进行红冲处理。红冲流程1.申请开具红字发票：由原发票开具方或购买方在增值税发票管理系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》）。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。2.开具红字发票：发票开具人员根据税务机关系统校验通过的《信息表》，在发票开具系统中开具红字发票。红字发票应注明"红字发票"字样，并在备注栏注明对应的蓝字发票的发票代码、号码及开具原因。3.纸质红字发票处理：开具红字发票后，应将纸质红字发票与对应的蓝字发票存根联、记账联等一起装订成册，并在红字发票联和抵扣联上加盖"作废"戳记。发票的审核与报销审核1.财务审核：公司财务部门在收到门诊住院发票后，应安排专人进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性、准确性等。审核人员应仔细核对发票的开具日期、发票号码、发票专用章、收费项目、金额等信息，确保发票符合规定要求。2.业务部门审核：医疗服务部门应协助财务部门对门诊住院发票进行审核。业务部门审核人员应核对发票上的患者信息、医疗服务项目、收费标准等是否与实际业务相符。如发现问题，应及时与财务部门沟通，并要求相关人员进行更正或说明。3.审核结果处理：经审核无误的发票，财务部门予以入账处理；审核发现问题的发票，应及时与开票方联系，要求其重新开具正确的发票或进行更正处理。如因发票问题导致公司遭受经济损失的，应追究相关责任人的责任。报销1.报销流程：员工发生门诊住院费用后，应按照公司规定的报销流程进行报销。报销时，员工应填写报销申请表，附上门诊住院发票原件、费用明细清单、病历等相关资料，并经所在部门负责人签字审批后，提交给财务部门。2.报销标准：公司应根据国家相关政策及公司实际情况制定门诊住院费用报销标准。报销标准应明确规定各项医疗费用的报销比例、报销限额等。财务部门在审核报销申请时，应严格按照报销标准进行审核，确保报销金额准确无误。3.报销支付：财务部门审核通过员工的报销申请后，应按照公司规定的支付方式及时将报销款项支付给员工。支付方式可包括银行转账、现金支付等。如采用银行转账方式支付的，应确保转账信息准确无误；如采用现金支付的，应要求员工签字确认。发票的遗失与补办遗失处理1.发票遗失报告：如发生门诊住院发票遗失情况，员工应及时向所在部门报告，并填写发票遗失报告表。报告表应注明发票的种类、号码、开具日期、金额、遗失原因等信息。2.登报声明：公司财务部门应根据员工提供的发票遗失报告表，及时在当地报纸上刊登发票遗失声明。登报声明应包括发票的种类、号码、开具日期、金额等信息，声明该发票作废，以免被他人冒用。3.税务处理：根据税务机关的要求，公司财务部门应协助员工办理发票遗失相关的税务手续。如提供发票存根联复印件、登报声明等资料，经税务机关审核后，方可作为记账凭证或报销凭证。补办1.补办申请：员工在完成发票遗失处理后，可向公司医疗服务部门或财务部门提出补办发票的申请。补办申请应附上发票遗失报告表、登报声明等相关资料。2.补办流程：医疗服务部门或财务部门收到员工的补办申请后，应核实相关资料的真实性和完整性。如资料齐全，应按照原发票开具流程为员工补办发票。补办发票时，应在发票备注栏注明"补开发票，原发票号码[具体号码]已遗失"字样。3.费用承担：因发票遗失补办产生的费用，如登报费用等，由遗失发票的员工自行承担。发票的监督与检查内部监督1.定期自查：公司财务部门应定期对门诊住院发票的管理情况进行自查。自查内容包括发票的领购、保管、开具、使用、作废、红冲、审核、报销等环节。自查应形成书面报告，对发现的问题及时进行整改。2.专项检查：公司可根据实际情况，不定期组织对门诊住院发票管理情况的专项检查。专项检查可由财务部门牵头，联合审计、纪检等部门共同进行。专项检查应深入细致，对发现的违规问题严肃处理，并追究相关责任人的责任。外部检查1.配合税务机关检查：公司应积极配合税务机关对门诊住院发票的检查工作。税务机关检查时，公司应如实提供发票存