规范基层资料管理制度

规范基层资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司基层资料管理，确保资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高工作效率，为公司决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司基层各部门、各岗位所涉及的各类资料管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司基层资料实行集中统一管理，确保资料的完整性和一致性。2.规范有序原则：资料的收集、整理、归档、存储等环节应遵循规范的流程和标准。3.安全保密原则：严格资料的安全保密措施，防止资料泄露、丢失和损坏。4.便捷高效原则：在保证资料质量的前提下，提高资料管理的效率，便于查询和使用。二、资料分类及定义（一）行政文件资料1.公司红头文件：包括公司发布的各类规章制度、决定、通知等正式文件。2.部门文件：各基层部门自行制定的工作文件、通知等。3.会议纪要：公司及各部门组织召开会议形成的纪要文件。（二）业务资料1.项目资料：与公司业务项目相关的可行性研究报告、项目计划、合同协议、技术文档、验收报告等。2.市场资料：市场调研分析报告、客户资料、竞争对手资料等。3.财务资料：财务报表、预算报告、成本核算资料等。（三）人事资料1.员工档案：包括员工个人简历、入职申请表、劳动合同、培训记录、绩效考核表、奖惩记录等。2.考勤资料：员工考勤记录、请假申请及审批文件等。（四）其他资料1.资质证书：公司及员工获得的各类资质证书、荣誉证书等。2.宣传资料：公司宣传册、产品说明书、宣传海报等。三、资料收集（一）收集责任1.各部门指定专人负责本部门资料的收集工作，确保资料及时、准确、完整。2.涉及多个部门的资料，由牵头部门负责组织相关部门共同收集。（二）收集范围1.与本部门业务工作相关的各类文件、报表、记录等。2.公司内部流转的各类文件、通知等。3.外部单位发送的与公司业务有关的文件、函件等。（三）收集时间1.日常工作中形成的资料应及时收集，每周进行一次小整理，每月进行一次全面整理。2.重要项目或活动结束后，应在[x]个工作日内完成相关资料的收集。（四）收集要求1.资料应真实、准确、完整，不得遗漏重要信息。2.收集的资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造。3.对于电子资料，应确保文件格式正确、内容清晰，并存放在指定的存储位置。四、资料整理（一）整理原则1.按照资料的类别、时间顺序、重要程度等进行分类整理。2.资料应简洁明了，便于查阅和管理。（二）整理方法1.行政文件资料：按照文件编号、发文日期、文件主题等进行分类排序，编制文件目录。2.业务资料：根据项目阶段、资料类型等进行整理，建立项目资料档案，每个项目资料档案应包含项目概述、项目计划、项目执行过程中的各类资料、项目验收资料等，并编制资料清单。3.人事资料：按照员工个人信息、工作经历、培训记录、绩效考核等类别进行整理，建立员工个人档案，每个员工档案应包含相关资料清单，并确保资料的完整性和准确性。4.其他资料：根据资料性质进行分类整理，如资质证书按照证书类别、颁发时间等排序，宣传资料按照宣传主题、发布时间等整理。（三）整理流程1.资料收集人员对收集到的资料进行初步筛选和分类。2.将初步分类后的资料交部门负责人进行审核，确保资料的准确性和完整性。3.审核通过后，由专人按照整理方法进行详细整理，编制资料清单和目录。五、资料归档（一）归档责任各部门资料整理完成后，由部门负责人指定专人负责将资料归档至公司统一的档案管理部门。（二）归档要求1.归档资料应按照档案管理部门的要求进行分类存放，标识清晰。2.纸质资料应装订成册，电子资料应刻录成光盘或存储在服务器指定文件夹中，并建立相应的索引目录。3.归档资料应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）归档时间每月末[x]个工作日内，各部门应将整理好的资料归档至档案管理部门。六、资料存储（一）存储方式1.纸质资料应存放在专用的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。2.电子资料应存储在服务器的专用文件夹中，服务器应具备数据备份、安全防护等功能。同时，重要电子资料应定期刻录成光盘进行异地备份。（二）存储环境1.档案存储场所应保持干燥、通风、温度适宜，避免阳光直射和潮湿环境。2.定期对存储场所进行清洁和消毒，防止虫害和霉变。（三）存储期限1.行政文件资料、业务资料等重要资料应长期保存。2.人事资料中的员工档案应按照国家法律法规的要求进行保存，一般为员工离职后[x]年。3.其他资料根据实际情况确定存储期限，到期后经审批可进行销毁。七、资料查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅资料的，应填写《资料查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的资料，查阅人应严格遵守公司保密制度，未经批准不得复制、传播。（二）借阅手续1.因工作需要借阅资料的，借阅人应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、数量、借阅时间等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、污损，如发现资料有损坏或丢失，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。（三）查阅与借阅记录档案管理部门应建立资料查阅与借阅台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、资料名称、数量、审批情况等信息，以便查询和统计。八、资料保密（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务数据等重要信息的资料。2.公司内部尚未公开的规章制度、决策文件等。（二）保密措施1.对涉及保密的资料，应在资料上加盖"保密"标识，并采取加密存储、专人保管等措施。2.接触保密资料的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在资料查阅、借阅过程中，严格遵守保密规定，限制查阅和借阅范围。4.对保密资料的存储场所应加强安全防范，设置门禁系统、监控设备等。（三）泄密处理如发现资料泄密情况，应立即采取措施进行制止，并及时报告公司管理层。对泄密责任人，公司将按照相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。九、资料销毁（一）销毁条件1.资料存储期限已满，且不再具有保存价值。2.资料因自然灾害、人为事故等原因造成损坏，无法修复且无备份。（二）销毁流程1.由档案管理部门提出资料销毁申请，填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、存储期限等信息。2.经部门负责人、财务部门、审计部门等相关部门审核同意后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责监督销毁过程，并填写《资料销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.资料销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全环保的方式进行。十、资料信息化管理（一）建立资料管理系统公司应建立统一的资料管理系统，实现资料的电子化存储、检索、借阅等功能。各部门应将整理好的资料及时录入资料管理系统，确保系统数据与实际资料一致。（二）数据维护1.资料管理系统管理员应定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。2.及时更新资料管理系统中的数据，确保资料的准确性和时效性。3.对系统用户的操作权限进行严格管理，根据用户工作职责分配相应的权限。（三）信息安全1.加强资料管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对资料管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时修复发现的安全问题。3.用户应妥善保管个人账号和密码，不得泄露给他人。十一、监督与检查（一）监督部门公司成立资料管理监督小组，由行政部门、档案管理部门等相关人员组成，负责对基层资料管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.资料收集、整理、归档、存储等环节是否符合本制度要求。2.资料查阅与借阅手续是否齐全，记录是否完整。3.资料保密措施是否落实到位。4.资料管理系统的运行情况和数据准确性。（三）检查频率1.日常工作中，档案管理部门应对各部门资料管理情况进行不定期抽查。2.每季度进行一次全面的资料管理检查，并