门店到货日常管理制度

门店到货日常管理制度一、总则（一）目的为了规范门店到货日常管理流程，确保货物及时、准确、安全地到达门店，满足销售需求，提高运营效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店的到货管理工作，包括但不限于商品、设备、物料等的到货验收、入库、存储、分发等环节。（三）职责分工1.采购部门负责与供应商沟通协调到货事宜，确保供应商按时、按质、按量发货。提前向门店提供到货预计信息，包括到货时间、货物清单等。2.物流部门负责货物的运输调度，保证货物安全、及时送达门店。提供货物运输过程中的相关信息，如运输单号、预计到达时间等。3.门店负责到货的接收、验收、入库及分发等具体操作。及时反馈到货过程中出现的问题，如货物损坏、数量不符等。4.质量管理部门对到货商品的质量进行抽检，确保符合质量标准。处理质量不合格商品的相关事宜。二、到货通知（一）采购通知1.采购部门在下达采购订单后，应及时跟进供应商的发货情况。当预计货物将到达门店时，提前[X]个工作日以邮件、短信或内部系统消息的方式向门店发送到货通知。2.到货通知应包含以下内容：订单编号货物名称、规格、数量预计到货日期供应商名称运输方式及单号（如有）（二）物流通知1.物流部门在货物发出后，应实时跟踪货物运输状态。当货物预计到达门店前[X]小时，再次向门店发送到货提醒，告知货物具体的预计到达时间。2.到货提醒可通过电话、短信或门店专用的物流跟踪系统进行发送。三、到货接收（一）准备工作1.门店在收到到货通知后，应安排专人负责到货接收工作。接收人员应熟悉货物验收流程和标准。2.清理到货区域，确保有足够的空间存放货物，并准备好验收所需的工具，如磅秤、卡尺、检验报告等。（二）现场核对1.货物到达门店后，接收人员应与物流人员共同核对货物的运输单号、数量、外包装等信息。2.检查货物外包装是否完好，有无破损、变形、受潮等情况。如发现外包装异常，应及时拍照记录，并与物流人员共同确认。（三）货物搬运1.根据货物的性质和数量，合理安排搬运人员和搬运工具，确保货物安全搬运至指定存储区域。2.在搬运过程中，要注意避免货物碰撞、损坏，轻拿轻放。四、到货验收（一）验收标准1.商品验收依据采购合同、订单要求及相关质量标准，检查商品的规格、型号、数量、质量等是否相符。检查商品的外观是否有瑕疵、破损、变质等情况。核对商品的标识、标签是否清晰、准确，包含产品名称、规格、生产日期、保质期、使用说明等信息。2.设备验收检查设备的型号、规格、数量是否与采购合同一致。对设备进行外观检查，查看是否有损坏、变形等情况。按照设备安装说明书和操作手册的要求，进行开机调试，检查设备的运行是否正常，各项功能是否齐全。3.物料验收核对物料的名称、规格、数量、质量等是否符合要求。检查物料的包装是否完好，有无泄漏、变质等现象。（二）验收流程1.验收人员按照验收标准对到货货物进行逐一检查。对于数量较多的货物，可采用抽检的方式进行验收，但抽检比例不得低于[X]%。2.在验收过程中，如发现货物存在问题，应及时做好记录，并与物流人员、供应商沟通协商解决。3.对于验收合格的货物，验收人员应在送货单或验收单上签字确认，并注明验收情况。（三）特殊情况处理1.如发现货物数量短缺，验收人员应立即与物流人员核实，并要求物流人员出具相关证明。同时，及时与采购部门沟通，协调供应商补货。2.对于质量不合格的商品，验收人员应将不合格商品单独存放，并填写《不合格商品报告》，详细说明不合格情况。质量管理部门应在接到报告后[X]个工作日内进行处理，处理方式包括退货、换货、补货等，具体由采购部门与供应商协商确定。3.如遇货物损坏，且责任明确属于物流运输过程中的问题，物流部门应负责按照货物的实际价值进行赔偿。如责任属于供应商，采购部门应督促供应商及时解决赔偿事宜。五、入库管理（一）入库登记1.验收合格的货物，门店应及时办理入库手续。入库人员根据验收单和送货单，在库存管理系统中录入货物的相关信息，包括货物名称、规格、数量、入库日期、供应商名称等。2.打印入库单，入库单应包含上述录入信息，并由入库人员、验收人员签字确认。入库单一式三联，一联留存门店仓库，一联交采购部门作为付款依据，一联交财务部门进行账务处理。（二）存储管理1.根据货物的性质、特点和销售情况，合理安排货物的存储位置。将货物分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.对于有特殊存储要求的货物，如易燃易爆物品、易腐食品等，应按照相关规定进行专门存储，并配备相应的安全防护设施。3.定期对仓库进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[X]月/季度/年，盘点结果应形成盘点报告，如发现账实不符，应及时查明原因并进行调整。六、到货分发（一）分发计划1.门店应根据销售情况和库存状况，制定到货分发计划。分发计划应明确货物的分发时间、数量、去向等信息。2.在制定分发计划时，要充分考虑商品的销售季节性、周转率等因素，确保货物能够及时供应到销售区域，避免积压或缺货。（二）分发流程1.根据分发计划，仓库管理人员按照订单要求，将货物从仓库中取出，并进行分拣、包装。2.在分拣过程中，要仔细核对货物的名称、规格、数量等信息，确保分发的准确性。3.将分拣好的货物交付给配送人员或销售人员，配送人员或销售人员在接收货物时，应在分发清单上签字确认。（三）库存调整1.货物分发完成后，仓库管理人员应及时在库存管理系统中更新库存信息，确保库存数据的准确性。2.根据库存调整情况，生成库存调整报表，报表应包含货物名称、规格、调整前数量、调整后数量、调整原因等信息。库存调整报表定期交财务部门进行账务处理。七、数据记录与存档（一）记录要求1.门店应建立到货管理相关的记录台账，包括到货通知记录、验收记录、入库记录、分发记录等。记录应及时、准确、完整，字迹清晰，不得随意涂改。2.所有记录应注明日期、人员、事件等关键信息，以便于追溯和查询。（二）存档管理1.定期对到货管理记录进行整理和归档，归档周期为[X]月/季度/年。2.记录档案应妥善保管，存放于安全、干燥、通风的地方，防止损坏、丢失或泄露。3.电子记录应进行备份存储，备份介质可采用光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的完整性和可用性。八、监督与考核（一）监督检查1.公司质量管理部门和运营管理部门应定期对门店到货管理工作进行监督检查，检查内容包括到货通知的及时性、验收流程的规范性、入库存储的合理性、分发的准确性等。2.监督检查可采用现场检查、查阅记录、数据分析等方式进行，对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求门店限期整改。（二）考核指标1.到货及时率：考核采购部门和物流部门到货通知的及时性，计算公式为：到货及时率=（按时到货次数÷应到货次数）×100%。2.验收合格率：考核门店验收工作的质量，计算公式为：验收合格率=（验收合格数量÷验收总数量）×100%。3.库存准确率：考核仓库库存管理的准确性，计算公式为：库存准确率=（账实相符数量÷库存总数量）×100%。4.分发差错率：考核门店分发工作的准确性，计算公式为：分发差错率=（分发差错数量÷分发总数量）×100%。（三）奖惩措施1.对于到货管理工作表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.对于未达到考核指标要求的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。九、培训与提升（一）培训计划1.公司人力资源部门应根据门店到货管理工作的实际需求，制定年度培训计划。培训计划应包括培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训人员等信息。2.培训内容应涵盖到货管理的相关流程、标准、操作技巧、质量控制等方面，确保培训的针对性和实用性。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训工作，培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、实地操作等多种形式。2.培训结束后，应对培训人员进行考核，考核方式可采用考试、实际操作、撰写培训心得等，确保培训人员掌握所学知识和技能。（三）持续改进1.鼓励门店员工在到货管理工作中提出合理化建议和改进措施，对于能够有效提高工作效率、降低成本、提升服务质量的建议，公司将给予采纳和奖励。2.定期对到货管理制度和流程进行评估和修订，根据业务发展和实际工作中出现的问题，及时调整和完善相关规定，确保制度的科学性和有