面粉出厂记录管理制度

面粉出厂记录管理制度一、总则1.目的为了规范面粉出厂记录管理，确保产品质量可追溯，保障消费者权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司面粉生产、加工、储存、销售等各个环节的出厂记录管理。3.职责分工生产部门：负责面粉生产过程中各项数据的记录，包括原材料投入量、生产时间、设备运行参数等，并确保记录的准确性和及时性。质量检验部门：对出厂面粉进行质量检验，记录检验结果，包括各项指标的检测数据、检验结论等。仓库管理部门：负责面粉出入库的记录，包括入库时间、数量、批次，出库时间、去向、数量等。销售部门：记录面粉的销售情况，包括客户信息、销售数量、销售日期等。管理部门：负责对各部门的出厂记录进行监督、审核和归档管理，确保记录的完整性和规范性。二、记录内容及要求（一）原材料采购记录1.供应商信息详细记录原材料供应商的名称、地址、联系方式等，确保信息准确无误。2.采购日期明确记录每次采购原材料的具体日期。3.采购数量精确记录采购原材料的数量，以千克为单位。4.原材料规格注明所采购原材料的品种、等级、质量标准等规格信息。5.批次号为每批采购的原材料赋予唯一的批次号，以便追溯。（二）生产过程记录1.生产批次为每个生产批次设定独立的编号，便于识别和管理。2.生产时间记录生产开始时间和结束时间，精确到分钟。3.设备运行参数磨粉机：记录磨粉机的转速、温度、压力等参数。筛粉机：记录筛网规格、筛粉速度、筛下物和筛上物的重量等信息。其他关键设备：如搅拌机、输送机等，记录其运行状态、相关参数等。4.原材料投入量详细记录每种原材料在本次生产中的投入数量，与采购记录相对应。5.生产人员信息记录参与本次生产的操作人员姓名、岗位等。（三）质量检验记录1.检验项目涵盖面粉的各项质量指标，如水分含量、灰分、粗细度、面筋含量、含砂量等。2.检验方法明确使用的检验方法和依据的标准，如国家标准、行业标准或企业内部标准。3.检验数据如实记录每个检验项目的具体检测数据，数据应精确到规定的小数位数。4.检验结论根据检验数据，给出面粉是否合格的明确结论。5.检验人员信息记录负责本次检验的人员姓名、资质等。（四）包装记录1.包装材料信息记录所使用包装材料的名称、规格、供应商等。2.包装日期明确包装完成的日期。3.包装规格如袋装面粉的重量、包装形式（如编织袋、塑料袋等），盒装或罐装面粉的规格等。4.包装数量记录本次包装的面粉数量。（五）入库记录1.入库日期记录面粉入库的具体日期。2.入库数量准确记录入库面粉的数量，与包装记录一致。3.生产批次注明入库面粉的生产批次，以便查找和追溯。4.质量状态记录面粉的质量检验结论，合格或不合格。（六）库存记录1.库存位置明确面粉在仓库中的具体存放位置，如仓库区域、货架编号等。2.库存数量实时记录每个库存位置的面粉数量。3.出入库动态详细记录每次面粉出入库的时间、数量、批次等信息，确保库存数量的准确性。（七）出库记录1.出库日期记录面粉出库的日期。2.出库数量准确记录出库面粉的数量。3.销售订单号（如有）对于销售出库的面粉，记录对应的销售订单号。4.客户信息记录购买面粉的客户名称、地址、联系方式等。5.生产批次注明出库面粉的生产批次。（八）销售记录1.销售日期记录面粉销售的具体日期。2.销售数量明确销售面粉的数量。3.客户信息详细记录客户名称、地址、联系方式、购买用途等。4.销售价格记录每笔销售的单价和总价。5.销售订单号为每个销售订单赋予唯一的编号。三、记录方式及载体1.记录方式采用纸质记录和电子记录相结合的方式。纸质记录应使用不易褪色、保存期限长的纸张进行书写或打印，确保字迹清晰、内容完整。电子记录应采用电子表格、数据库等形式进行存储，确保数据的准确性和可查询性。生产过程中的实时数据可通过自动化设备进行采集，并自动生成电子记录。质量检验数据应在检验完成后及时记录在纸质检验报告和电子文档中。2.记录载体纸质记录应分类装订成册，存放在专门的文件柜中，便于查阅和保管。电子记录应定期进行备份，备份存储介质可采用硬盘、光盘、磁带等，备份数据应存放在安全可靠的地方，并按照规定的时间间隔进行更新。四、记录的填写规范1.字迹工整记录内容应使用黑色或蓝色中性笔书写，字迹工整、清晰，不得潦草、模糊。2.内容完整按照规定的记录项目逐一填写，不得遗漏重要信息。记录中的数字应填写完整，不得省略。3.数据准确记录的数据应真实、准确，不得随意涂改。如发现记录错误，应采用规范的更正方法进行修改，即在错误的数字或文字上划一条横线，在其上方填写正确的内容，并由修改人签字确认。4.及时填写各项记录应在规定的时间内及时填写，不得拖延。生产过程中的记录应在操作完成后立即填写，质量检验记录应在检验结果出来后及时记录，出入库记录应在出入库操作完成后及时更新。五、记录的审核与监督1.部门内部审核各部门应定期对本部门的出厂记录进行内部审核，确保记录的准确性、完整性和规范性。审核人员应对记录内容进行仔细核对，发现问题及时整改，并做好审核记录。2.管理部门监督管理部门应定期对各部门的出厂记录管理情况进行监督检查，检查内容包括记录的填写是否规范、审核是否到位、存储是否安全等。对于发现的问题，管理部门应下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。3.审核与监督频率部门内部审核每周至少进行一次。管理部门监督每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次专项检查。六、记录的保存期限1.原材料采购记录保存期限为自采购之日起[X]年。2.生产过程记录保存期限为自生产之日起[X]年。3.质量检验记录保存期限为自检验之日起[X]年。4.包装记录保存期限为自包装之日起[X]年。5.入库记录保存期限为自入库之日起[X]年。6.库存记录保存期限为自库存建立之日起[X]年。7.出库记录保存期限为自出库之日起[X]年。8.销售记录保存期限为自销售之日起[X]年。七、记录的查阅与使用1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅出厂记录的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到管理部门指定地点查阅。查阅人员应遵守查阅规定，不得擅自复制、涂改、损毁记录。外部单位（如监管部门、客户等）需要查阅出厂记录的，应按照相关法律法规和公司规定办理查阅手续。公司应指定专人陪同查阅，并对查阅范围进行严格限制。2.使用规定出厂记录仅供内部质量追溯、产品召回、客户查询等合法用途使用，不得用于其他任何非法目的。查阅和使用出厂记录的人员应对记录内容严格保密，不得泄露给无关人员。八、记录的销毁1.销毁条件当记录保存期限届满或因其他原因需要销毁时，由管理部门提出销毁申请。2.销毁程序管理部门应组织相关人员对拟销毁的记录进行审核，确认符合销毁条件后，编制销毁清单。销毁清单应包括记录名称、保存期限、数量、销毁原因、销毁时间、销毁地点等信息