车队票据收纳管理制度

车队票据收纳管理制度一、总则（一）目的为加强车队票据收纳管理，规范票据的开具、收取、保管及核销流程，确保车队财务收支清晰、准确、合规，保障公司资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司车队所有涉及票据收纳的业务活动，包括但不限于车辆运营收入票据、费用支出票据等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及财务制度，确保票据的使用和管理合法合规。2.准确性原则：票据信息填写准确无误，保证财务数据的真实可靠。3.完整性原则：票据的开具、收取、保管及核销等环节资料完整，不得缺失。4.及时性原则：及时开具票据、收取款项，并按时进行票据核销，避免积压。二、票据种类及使用规定（一）发票1.增值税发票用于车队与具有一般纳税人资格的客户发生业务往来时开具，如车辆租赁给企业客户等。开具要求：按照税务部门规定的格式和内容准确填写，包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。由财务部门指定专人负责开具，开票人员应具备相应的开票资质，并经过税务部门培训。2.普通发票适用于与小规模纳税人或个人客户发生业务时开具，如零散的车辆运输服务收费等。开具要求：同样需填写完整的客户信息及业务内容、金额等，确保字迹清晰、内容准确。（二）收据1.内部收据用于车队内部往来款项的收取，如员工预借备用金归还、车辆维修备用金的收回等。格式统一，由财务部门设计并印制，内容包括收据编号、日期、交款单位（人）、收款事由、金额、收款单位（盖章）、收款人等。开具后应及时登记入账，并妥善保管存根联。2.外部收据当收到不属于应税范围的款项时开具，如收到客户的押金等。需按照规定的格式和要求填写，注明收款事项及金额等。三、票据开具流程（一）业务发起1.车队业务人员在与客户签订合同或达成业务意向后，应及时将业务信息传递给财务部门，包括业务内容、金额、收款方式等。2.对于需要开具发票的业务，业务人员应明确客户的开票信息要求，确保准确无误。（二）开票申请1.财务部门收到业务信息后，根据业务性质和客户要求，确定应开具的票据类型。2.开票人员填写开票申请单，详细注明开票日期、客户名称、业务内容、金额、票据类型等信息，并提交给财务主管审核。（三）审核批准1.财务主管对开票申请单进行审核，重点审核业务的真实性、开票信息的准确性、票据类型的适用性等。2.审核无误后，在开票申请单上签字批准，交由开票人员开具票据。（四）票据开具1.开票人员按照审核通过的开票申请单内容，使用规定的票据开具软件或手工填写票据。2.开具发票时，应确保发票联和记账联内容一致，加盖发票专用章；开具收据时，应加盖财务专用章。3.票据开具完成后，将发票联或收据联交给业务人员，记账联留存作为记账凭证附件。（五）台账登记开票人员在开具票据后，应及时在票据开具台账上进行登记，记录票据编号、开票日期、客户名称、业务内容、金额、票据类型等信息，以便于后续查询和核对。四、票据收取流程（一）收款通知1.车队业务人员在与客户约定收款时间前，应提前向客户发送收款通知，告知收款金额、收款方式、收款期限等信息。2.收款通知可以通过邮件、短信、电话等方式发送，确保客户及时知晓。（二）款项收取1.业务人员按照收款通知要求及时收取款项，对于现金收款，应在收款当场开具收据，并在收据上加盖财务专用章；对于银行转账收款，应及时确认款项到账情况。2.收取的款项应及时缴存公司指定的银行账户，不得坐支现金。（三）收款记录1.业务人员收取款项后，应在收款记录簿上详细记录收款日期、客户名称、收款金额、收款方式、票据号码（如有）等信息。2.收款记录簿应定期与财务部门核对，确保收款信息一致。（四）票据交接1.业务人员将收取的票据（如发票、收据等）整理后，及时交接给财务部门。2.交接时应填写票据交接清单，注明交接日期、票据种类、票据号码、份数、金额等信息，交接双方签字确认。五、票据保管制度（一）保管责任1.财务部门负责车队票据的统一保管，指定专人负责票据保管工作，确保票据安全。2.票据保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守票据保管规定。（二）保管方式1.设立专门的票据保管柜，对票据进行分类存放，确保票据存放有序，便于查找。2.对于空白票据，应与已开具的票据分开保管，并设置明显的标识。3.电子票据应存储在安全的电子介质中，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）安全防护1.加强票据保管场所的安全防护措施，安装防盗门窗、监控设备等，确保票据存放环境安全。2.票据保管人员离开保管场所时，应确保票据存放安全，锁好保管柜等。（四）盘点核对1.定期对票据进行盘点核对，确保票据的实际数量与台账记录一致。2.每月末，票据保管人员应编制票据盘点表，详细记录盘点日期、票据种类、票据号码、期初数量、本期增加数量、本期减少数量、期末数量等信息，与票据台账进行核对。3.如发现账实不符，应及时查明原因，并报告财务主管进行处理。六、票据核销流程（一）核销申请1.业务部门在完成相关业务后，如需对已开具的票据进行核销，应填写票据核销申请单，注明核销票据的号码、业务内容、金额、核销原因等信息。2.核销申请单应提交给财务部门审核。（二）审核批准1.财务部门对票据核销申请单进行审核，重点审核业务的真实性、票据开具与收取的一致性、款项到账情况等。2.审核无误后，由财务主管签字批准核销申请。（三）核销操作1.票据保管人员根据审核批准的核销申请单，对相应的票据进行核销处理。2.在票据存根联或电子票据记录上注明核销日期、核销原因等信息，并在票据台账上进行核销记录。（四）归档整理1.已核销的票据应按照会计档案管理规定进行归档整理，装订成册。2.归档后的票据应妥善保管，以备后续查阅和审计等需要。七、监督与检查（一）内部监督1.财务部门定期对车队票据收纳管理情况进行内部检查，检查内容包括票据开具、收取、保管、核销等环节的合规性、准确性和完整性。2.内部检查可以采取抽查票据、核对台账、检查业务记录等方式进行，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部审计1.公司定期聘请外部审计机构对车队财务收支及票据管理情况进行审计。2.外部审计机构应按照审计准则和相关法律法规要求，对票据管理的各个环节进行全面审计，并出具审计报告。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚。2.对票据开具不规范、未及时收取款项