规范廉洁档案管理制度

规范廉洁档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司廉洁文化建设，规范公司员工廉洁档案管理，强化对员工廉洁从业情况的监督和管理，预防和遏制腐败行为的发生，根据国家法律法规及公司相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣员工等。（三）基本原则1.真实性原则：廉洁档案内容应如实记录员工廉洁从业情况，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集员工廉洁相关信息，涵盖各类廉洁风险点及涉及的活动，保证档案内容完整。3.保密性原则：严格保密廉洁档案信息，未经授权不得泄露，维护员工隐私。4.动态管理原则：根据员工岗位变动、廉洁情况变化等，及时更新档案内容，实施动态跟踪管理。二、廉洁档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族。2.政治面貌、学历、学位、专业。3.入职时间、所在部门、岗位、职务。4.联系方式（手机号码、电子邮箱）。（二）廉洁从业承诺员工入职时签署的廉洁从业承诺书，明确廉洁从业责任和义务。（三）廉洁培训记录1.参加公司组织的廉洁培训课程、讲座、研讨会等活动的记录，包括培训时间、内容、培训师等信息。2.个人自主学习廉洁相关知识的情况说明，如阅读的书籍、文章，参加的线上学习课程等。（四）廉洁风险防控1.个人对所在岗位廉洁风险点的识别及分析情况，包括风险点内容、可能产生的后果、风险等级等。2.针对岗位廉洁风险点制定的防控措施及落实情况。（五）廉洁从业情况记录1.受到的各类廉洁表彰、奖励情况，包括表彰时间、表彰单位、奖励名称等。2.发生的违规违纪行为记录，详细说明违规违纪事实、发生时间、涉及金额、处理结果等。违规违纪行为包括但不限于：接受供应商、客户或其他利益相关方的贿赂、回扣、礼品、宴请、旅游等不正当利益。利用职务之便为本人或他人谋取私利，如违规承揽业务、插手干预项目招投标、物资采购等。违反公司财务制度，进行虚假报销、挪用公款等行为。泄露公司商业机密或敏感信息，给公司造成损失。其他违反廉洁从业规定的行为。（六）廉洁谈话记录1.公司开展的廉洁谈话情况，包括谈话时间、谈话人、谈话对象、谈话内容等。2.员工主动要求进行廉洁谈话的记录，以及谈话结果。（七）其他廉洁相关材料1.员工提交的廉洁自律情况报告，定期汇报个人廉洁从业情况。2.涉及廉洁问题的信访举报材料及调查处理结果。3.其他与员工廉洁从业相关的重要文件、资料等。三、廉洁档案建立与更新（一）建立流程1.员工信息收集：人力资源部门负责收集员工基本信息，形成廉洁档案基础资料。2.廉洁承诺签署：新员工入职时，由人力资源部门组织其签署廉洁从业承诺书，并将承诺书原件存入廉洁档案。3.培训记录登记：培训管理部门定期将员工廉洁培训情况反馈至人力资源部门，由人力资源部门负责登记在廉洁档案中。4.风险防控信息录入：员工根据岗位实际情况，填写廉洁风险防控相关信息，经所在部门负责人审核后，录入廉洁档案。5.初始档案建立：人力资源部门根据收集到的各项信息，建立员工初始廉洁档案，并进行编号管理。（二）更新流程1.定期更新：员工每年应在规定时间内，对个人廉洁档案内容进行自查更新，重点更新廉洁从业情况记录、廉洁谈话记录等内容。自查更新后，将档案提交至所在部门负责人审核。2.即时更新：如员工发生岗位变动、廉洁相关事件等，应在事件发生后[x]个工作日内，将相关信息告知人力资源部门，由人力资源部门及时更新廉洁档案。3.审核归档：所在部门负责人对员工提交的廉洁档案更新内容进行审核，审核通过后签字确认。人力资源部门负责将更新后的廉洁档案进行归档保存。四、廉洁档案查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅公司纪检监察部门因工作需要，可查阅员工廉洁档案。查阅时需填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到人力资源部门查阅相关档案。员工所在部门负责人在必要时，可查阅本部门员工廉洁档案，但需提前向人力资源部门提出申请，说明查阅目的和范围，经人力资源部门负责人同意后方可查阅。人力资源部门在办理员工晋升、调动、奖惩等人事手续时，可根据工作需要查阅廉洁档案。2.外部查阅因司法机关、政府监管部门等依法履行职责需要查阅员工廉洁档案的，公司应积极配合。查阅时需出具相关单位的正式函件和查阅人员的有效证件，经公司分管领导批准后，由人力资源部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。其他外部单位或个人因特殊原因需要查阅员工廉洁档案的，必须经公司董事长批准，并签订保密协议，方可查阅相关档案。（二）查阅程序1.申请：查阅人需填写廉洁档案查阅申请表，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表经审批通过后，提交至人力资源部门。2.登记：人力资源部门对查阅申请表进行登记，记录查阅人信息、查阅时间、查阅档案编号等内容。3.查阅：人力资源部门安排专人负责提供廉洁档案，并在现场监督查阅过程。查阅人只能查阅与申请目的相关的档案内容，不得擅自复印、拍照、传播档案信息。4.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将廉洁档案归还人力资源部门，由人力资源部门核对档案完整性后，将档案归档保存。（三）使用规定1.廉洁档案仅供查阅人在规定的查阅范围内使用，不得用于其他任何目的。2.查阅人应对查阅过程中知悉的档案信息严格保密，不得泄露给无关人员。如因查阅人原因导致档案信息泄露，查阅人应承担相应的法律责任。3.公司严禁利用廉洁档案对员工进行打击报复或其他不正当行为。五、廉洁档案保管与保密（一）保管方式1.廉洁档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案由人力资源部门负责整理、装订，并存放于专门的档案柜中，实行分类管理。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护，确保电子档案数据的完整性和可读性。（二）保管期限1.员工在职期间，廉洁档案应妥善保管。2.员工离职后，廉洁档案继续保管[x]年，以确保对员工离职后的廉洁情况进行持续监督。3.对于涉及严重违规违纪行为的员工廉洁档案，应长期保管。（三）保密措施1.人力资源部门应指定专人负责廉洁档案的保管工作，保管人员应严格遵守保密制度，不得擅自将档案带出档案室或泄露档案内容。2.档案室应具备必要的安全防范设施，如防火、防潮、防虫、防盗等，确保廉洁档案的安全。3.对廉洁档案的查阅、借阅等情况应进行详细记录，以备查询和审计。六、廉洁档案考核与应用（一）考核指标1.廉洁档案完整性：考核廉洁档案内容是否齐全，各项记录是否完整。2.信息真实性：通过调查核实等方式，考核档案信息是否真实可靠，有无虚假记录。3.更新及时性：检查员工是否按照规定时间更新廉洁档案内容，档案更新是否及时反映员工廉洁从业情况变化。（二）考核方式1.人力资源部门定期对员工廉洁档案进行检查和考核，每年至少进行一次全面考核。2.考核可采用查阅档案、数据比对、实地调查等方式进行，确保考核结果客观公正。（三）结果应用1.与绩效挂钩：将廉洁档案考核结果纳入员工绩效考核体系，作为员工绩效评定、薪酬调整、晋升晋级的重要参考依据。对于廉洁档案考核优秀的员工，在绩效评定中给予加分奖励；对于存在廉洁问题的员工，根据问题严重程度相应扣减绩效分数，并取消当年评优评先资格。2.岗位调整参考：在进行岗位调整时，人力资源部门应参考员工廉洁档案情况。对于廉洁从业表现不佳的员工，原则上不得晋升到关键岗位或涉及重要业务的岗位。3.纪律处分依据：廉洁档案中的违规违纪记录可作为公司对员工进行纪律处分的重要依据。对于违反廉洁从业规定的员工，公司将根据相关规定给予严肃处理，处理结果将记录在廉洁档案中，并作为后续监督管理的重要参考。七、监督与检查（一）监督主体1.公司纪检监察部门负责对廉洁档案管理制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效实施。2.内部审计部门可定期对廉洁档案管理情况进行审计，检查档案管理是否规范、信息是否安全等。（二）检查内容1.廉洁档案的建立、更新、查阅、使用、保管等环节是否符合本制度规定。2.档案信息的真实性、完整性、保密性是否得到有效保障。3.各部门在廉洁档案管理工作中的职责履行情况。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督检查部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定详细的整改措施，并在规定时间内将整改情况书面报告监督检查部门。3.监督检查部门对整改情况进行跟踪复查，