借用会议室管理制度

借用会议室管理制度总则1.目的为了规范公司会议室的使用管理，提高会议室的使用效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目组及全体员工。3.会议室分类公司会议室分为大会议室、中会议室和小会议室，具体信息如下：大会议室：可容纳[x]人，配备投影仪、音响系统、麦克风等设备，适用于公司全体会议、大型培训、重要客户接待等活动。中会议室：可容纳[x]人，配备投影仪、音响系统等设备，适用于部门会议、项目小组会议、中型培训等。小会议室：可容纳[x]人，配备投影仪或白板等设备，适用于小型会议、一对一沟通、小组讨论等。会议室借用流程1.申请借用部门或个人需提前[x]个工作日填写《会议室借用申请表》，详细注明借用时间、会议主题、参会人数、所需设备等信息。《会议室借用申请表》可在公司内部办公系统或行政部领取，填写完毕后提交至行政部。2.审批行政部收到《会议室借用申请表》后，根据会议室使用情况进行审批。如申请借用的会议室在预定时间内无其他冲突安排，行政部将予以批准，并在申请表上注明批准意见和使用时间。如申请借用的会议室在预定时间内已有其他安排，行政部将与借用部门或个人沟通，协调调整借用时间或更换会议室。3.确认借用部门或个人收到行政部的批准通知后，需再次确认借用信息，并在借用时间前[x]分钟到达会议室进行准备。如因特殊情况需要更改借用时间或取消借用申请，借用部门或个人需提前[x]小时通知行政部。4.使用借用部门或个人在使用会议室期间，应遵守会议室管理制度，爱护会议室设备，保持会议室整洁。如需使用会议室的设备，应提前向行政部说明，由行政部安排专业人员进行操作。使用完毕后，借用部门或个人应清理会议室，关闭设备电源，将桌椅摆放整齐，并在《会议室使用登记表》上签字确认。会议室使用规定1.使用时间会议室的使用时间为工作日上午[x]点至下午[x]点，如需在非工作时间使用会议室，需提前向行政部申请，并经相关领导批准。每次会议室的使用时间不得超过[x]小时，如有特殊情况需要延长使用时间，需提前向行政部说明，并经行政部同意。2.使用范围会议室仅用于公司内部的会议、培训、活动等，未经行政部批准，不得用于其他用途。严禁在会议室进行与工作无关的活动，如娱乐、聚餐等。3.设备使用借用部门或个人在使用会议室设备时，应按照操作规程进行操作，如因操作不当造成设备损坏，需照价赔偿。如需使用会议室的投影仪、音响系统等设备，应提前向行政部预约，由行政部安排专业人员进行调试和操作。使用完毕后，借用部门或个人应将设备关闭，并将设备恢复至初始状态。4.环境卫生借用部门或个人在使用会议室期间，应保持会议室的环境卫生，不得在会议室乱扔垃圾、随地吐痰。使用完毕后，借用部门或个人应清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭门窗和设备电源。5.安全管理借用部门或个人在使用会议室期间，应注意安全，不得在会议室吸烟、使用明火。如发现会议室存在安全隐患，应及时向行政部报告，由行政部安排人员进行处理。会议室设备管理1.设备清单行政部负责建立会议室设备清单，详细记录会议室的设备名称、型号、数量、购置时间、维修记录等信息。2.设备维护行政部定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行。如发现设备故障，行政部应及时联系专业维修人员进行维修，并记录维修情况。3.设备更新根据会议室设备的使用情况和技术发展，行政部定期对会议室设备进行更新和升级，以满足公司会议、培训等活动的需求。4.设备保管会议室设备由行政部指定专人负责保管，保管人员应定期对设备进行检查和维护，确保设备完好无损。如因保管不善造成设备损坏或丢失，保管人员应照价赔偿。会议室费用管理1.费用标准会议室的使用不收取费用，但如因使用会议室产生的水电费、设备维修费用等，由使用部门或个人承担。如因特殊情况需要使用会议室的外部设备或服务，如投影仪租赁、音响设备调试等，费用由使用部门或个人承担。2.费用结算行政部每月对会议室的使用情况进行统计，将水电费、设备维修费用等明细清单发送至各使用部门或个人。各使用部门或个人应在收到明细清单后的[x]个工作日内完成费用结算，将费用支付至公司指定账户。违规处理1.如发现借用部门或个人违反本制度，行政部将视情节轻重给予警告、罚款等处理。2.如因违规行为造成会议室设备损坏、环境卫生破坏等损失，借用部门或个人应照价赔偿。3.如