进京备案合同管理制度

进京备案合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司进京备案合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高合同管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在北京市行政区域内从事各类经营活动所签订的合同，包括但不限于工程承包合同、劳务分包合同、物资采购合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和北京市相关规定。2.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。3.风险防范原则：加强合同风险评估与防范，确保公司利益不受损失。4.分级管理原则：根据合同金额、重要性等因素，实行分级管理。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.业务部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查。2.要求对方提供营业执照副本、资质证书、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件，并进行核实。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，必要时可委托律师事务所或专业调查机构进行尽职调查。（二）合同条款拟定1.业务部门负责合同条款的拟定，应明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等内容。2.合同条款应符合法律法规和公司利益要求，避免出现模糊不清、歧义或显失公平的条款。3.涉及专业技术条款的，应征求相关技术部门或专家的意见。（三）合同审核会签1.合同拟定后，业务部门应将合同文本及相关资料提交公司内部审核。2.审核流程包括业务部门初审、法务部门审核、财务部门审核、主管领导审批等环节。3.各审核部门应根据职责对合同条款进行审查，提出修改意见或建议。4.业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同内容合法合规、条款清晰明确。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订后，业务部门应及时将合同文本副本交至法务部门、财务部门等相关部门备案。三、进京备案管理（一）备案申请1.业务部门负责在合同签订后及时办理进京备案手续。2.准备备案所需材料，包括合同原件、企业营业执照副本、资质证书副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、项目经理证书等。3.在北京市住房和城乡建设委员会指定的平台上进行备案申请，填写相关信息并上传备案材料。（二）备案审核1.北京市住房和城乡建设委员会对备案申请进行审核，审核内容包括合同主体资格、合同条款、备案材料等。2.如审核通过，业务部门应及时领取备案证明文件；如审核不通过，应根据审核意见进行整改，重新提交备案申请。（三）备案变更1.合同履行过程中，如发生合同主体变更、合同标的变更、合同价款调整等情况，业务部门应及时办理备案变更手续。2.办理备案变更手续所需材料及流程与备案申请基本相同。（四）备案注销1.合同履行完毕或提前终止后，业务部门应及时办理备案注销手续。2.办理备案注销手续时，应提交合同终止证明、备案证明文件等材料。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.履行计划应报主管领导审批后实施。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责对合同履行情况进行跟踪与监督，及时掌握合同履行进度。2.定期召开合同履行协调会，解决合同履行过程中出现的问题。3.如发现合同对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，要求对方限期整改或承担违约责任。（三）合同款项支付管理1.财务部门根据合同约定和业务部门提交的付款申请，审核付款条件是否成就。2.付款申请应附合同副本、发票、验收报告等相关证明文件。3.经审核通过后，按照公司资金管理制度办理付款手续。五、合同变更与解除管理（一）变更条件1.合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同的，经双方协商一致，可以变更合同。2.变更合同应采用书面形式，并经双方签字盖章确认。（二）变更程序1.业务部门提出合同变更申请，说明变更原因、变更内容等。2.按照合同签订审核流程进行审核，经审核通过后签订变更协议。3.及时办理进京备案变更手续。（三）解除条件1.合同双方协商一致，可以解除合同。2.因不可抗力致使合同目的不能实现、一方明确表示或以自己的行为表明不履行主要债务、一方迟延履行主要债务经催告后在合理期限内仍未履行等法定情形出现时，另一方可以解除合同。（四）解除程序1.业务部门提出合同解除申请，说明解除原因、解除时间等。2.按照合同签订审核流程进行审核，经审核通过后签订解除协议。3.及时办理进京备案注销手续。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现潜在风险并采取措施加以防范。（二）纠纷处理原则1.协商解决原则：优先通过协商方式解决合同纠纷，尽量保持双方合作关系。2.依法处理原则：如协商不成，应依据法律法规和合同约定，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。（三）纠纷处理流程1.业务部门发现合同纠纷后，应及时向公司领导汇报，并会同法务部门制定纠纷处理方案。2.根据纠纷处理方案，与对方进行沟通协商，争取达成和解协议。3.如协商不成，需提起仲裁或诉讼的，由法务部门负责办理相关法律手续，业务部门提供必要的协助。4.纠纷处理过程中，应及时向公司领导汇报进展情况，听取领导意见和建议。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、备案材料、往来信函、会议纪要、验收报告、付款凭证等，均应及时收集整理。2.业务部门负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号、装订。2.建立合同档案目录，便于查询和检索。（三）档案保管1.合同档案应指定专人保管，存放于安全、保密的场所。2.定期对合同档案进行检查和维护，确保档案资料的安全。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人或主管领导批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。3.查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、备案、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理等环节。2.业务部门、法务部门、财务部门等相关部门应配合监督检查工作，如实提供相关资料和情况。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对合同管理工作进行量化考核。2.考核指标包括合同签订合规率