公司车报销管理制度

公司车报销管理制度一、总则（一）目的为加强公司车辆使用管理，规范车辆费用报销流程，合理控制费用支出，提高车辆使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有车辆（包括公司自有车辆、租赁车辆）的费用报销管理。（三）基本原则1.确保车辆使用符合公司业务需求，保障工作顺利开展。2.严格控制费用支出，厉行节约，降低运营成本。3.明确报销标准和流程，做到公平、公正、公开。二、车辆费用分类及报销标准（一）燃油费1.根据车辆的实际油耗情况，结合车型和使用频率，制定每辆车的燃油消耗定额标准。2.员工在使用车辆过程中产生的燃油费用，凭正规发票在定额标准内实报实销。3.如因特殊原因超出燃油消耗定额标准，需提前向部门负责人及行政部门申请说明情况，经批准后方可报销超出部分。（二）过路费1.车辆在行驶过程中产生的高速公路、桥梁、隧道等过路费，凭有效票据实报实销。2.过路费报销时应注明行驶路线、起止地点及出行事由。（三）停车费1.因公停车产生的费用，包括停车场停车费、路边临时停车费等，凭正规发票实报实销。2.停车费报销需注明停车时间、地点及停车事由。（四）车辆维修保养费1.车辆定期保养（如更换机油、机滤、空气滤清器等）及一般性维修费用，需提前向行政部门提交申请，经批准后到指定的维修保养点进行维修保养。2.维修保养费用凭维修清单及正规发票报销，报销金额不得超过预算金额。3.如遇车辆突发故障需要紧急维修，应及时通知行政部门，维修后补填申请单并说明情况，经审批后报销。（五）车辆保险费1.公司统一为车辆购买的保险费用，根据保险合同及缴费凭证报销。2.保险费报销时应注明保险期限、险种等信息。（六）车辆年检费车辆年检费用凭年检发票实报实销。（七）其他费用与车辆使用相关的其他合理费用，如洗车费、车辆清洁用品费等，凭正规发票在规定标准内报销。三、车辆使用申请与审批（一）用车申请1.员工因工作需要使用公司车辆，需提前填写《车辆使用申请表》，详细注明用车时间、地点、事由、预计用车时长等信息。2.申请表应提交至部门负责人审核，部门负责人根据工作实际情况对用车申请进行审批，确保用车需求合理。（二）审批流程1.普通员工用车申请由部门负责人审批。2.部门负责人用车申请由上级领导审批。3.涉及跨部门或重要业务用车申请，需经相关部门负责人及分管领导审批。4.行政部门负责对用车申请进行汇总和统筹安排，根据车辆使用情况合理调配车辆资源。四、车辆调度与使用（一）车辆调度原则1.优先保障公司重要业务和紧急工作的用车需求。2.根据车辆分布情况和使用需求，合理安排车辆调度，提高车辆使用效率。3.尽量减少空驶里程，降低车辆运营成本。（二）车辆使用规定1.驾驶员应严格按照批准的《车辆使用申请表》中的时间、地点、事由等信息使用车辆，不得擅自更改行车路线或延长用车时间。2.未经批准，严禁将公司车辆借给外单位或个人使用。3.车辆使用过程中，驾驶员要遵守交通法规，确保行车安全。如因违反交通规则产生的罚款、扣分等费用由驾驶员自行承担。4.驾驶员应定期对车辆进行检查和维护，保持车辆整洁卫生，确保车辆性能良好。5.车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆停放在指定地点，并做好车辆交接工作。五、车辆费用报销流程（一）报销凭证准备1.驾驶员或相关费用报销人应妥善保存车辆费用的相关凭证，包括发票、收据、维修清单、过路费票据、停车费票据等。2.发票应真实、合法、有效，发票抬头必须为公司全称。（二）填写报销单1.报销人根据费用类型填写相应的《费用报销单》，详细注明费用明细、金额、报销事由、用车时间、地点等信息。2.将费用报销凭证粘贴在报销单背面，确保凭证粘贴整齐、牢固，便于审核。（三）部门初审报销人所在部门负责人对报销单及相关凭证进行初审，核实费用的真实性、合理性和必要性，审核通过后在报销单上签字确认。（四）财务审核1.财务部门对报销单进行审核，重点审核报销凭证的合法性、合规性、报销金额是否符合标准、报销流程是否完整等。2.财务人员如有疑问，可向报销人或相关部门进行核实。审核无误后，在报销单上签字。（五）审批1.根据公司审批权限，报销单依次提交至分管领导、总经理进行审批。2.审批人应认真审核报销内容，对不符合规定的报销申请予以驳回，并注明原因。（六）报销支付1.经审批通过的报销单，财务部门按照公司财务制度进行报销支付。2.报销款项原则上通过银行转账方式支付至报销人银行账户，特殊情况需现金支付的，需经财务负责人批准。六、车辆费用核算与统计（一）核算方式财务部门每月对车辆费用进行分类核算，准确记录每辆车的各项费用支出情况。（二）统计报表1.每月末，财务部门编制《车辆费用统计报表》，详细列出每辆车的燃油费、过路费、停车费、维修保养费、保险费等各项费用明细及总计金额。2.统计报表应报送至行政部门、分管领导及总经理，以便及时了解车辆费用支出情况，进行成本分析和控制。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对车辆费用报销情况进行审计，检查报销流程是否合规、报销标准是否执行到位、费用支出是否合理等。（二）违规处理1.对于发现的违规报销行为，一经查实，将根据情节轻重对相关责任人进行严肃处理。2.违规行为包括但不限于：虚报费用、伪造报销凭证、未经批准擅自使用车辆、将车辆借给外单位或个人使用等。3.处理方式包括但不限于：责令退