造价单位档案管理制度

造价单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强造价单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在造价业务及单位管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本造价单位各部门及全体员工在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指在造价咨询业务开展过程中，包括但不限于项目承接、造价编制、审核、咨询服务等各个环节形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作由单位综合管理部门统一负责，对各类档案进行集中收集、整理、保管和利用。2.完整性原则：确保档案内容完整，涵盖业务活动的全过程，避免重要信息缺失。3.准确性原则：保证档案信息准确无误，如实反映业务实际情况。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。5.服务性原则：档案管理工作要以服务单位业务发展和员工利用为宗旨，提高档案利用效率。二、档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.负责档案工作的组织、协调和监督，对各部门档案管理工作进行指导和检查。3.集中收集、整理、分类、编号、装订各类档案，并进行日常保管。4.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等，方便档案查询利用。5.定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后实施。6.负责档案的数字化处理，建立电子档案库，实现档案信息的电子化管理和共享。7.组织开展档案利用工作，为单位内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务。8.参与档案管理信息化建设，推进档案管理工作的现代化进程。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步分类，确保档案资料的真实、完整，并在规定时间内移交综合管理部门。2.明确专人作为兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合综合管理部门做好档案管理相关工作。3.根据业务需要，向综合管理部门提出档案查阅、借阅申请，并在使用后及时归还。4.协助综合管理部门对涉及本部门的档案进行鉴定、销毁等工作。（三）员工个人职责1.严格遵守档案管理制度，在业务活动中及时形成和积累档案资料，并妥善保管，不得擅自销毁或丢失。2.按照规定的流程和要求，将个人手中的档案资料及时移交部门兼职档案员或综合管理部门。3.如需查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续，并在使用过程中爱护档案，不得涂改、损坏、转借他人。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目承接阶段：包括项目委托书、投标文件、中标通知书、合同协议等。2.造价编制与审核阶段：工程图纸、工程量计算书、造价文件初稿、审核意见及回复、与委托方及相关方的沟通记录等。3.咨询服务过程中形成的各类文件：会议纪要、往来信函、电话记录、咨询报告、专家论证意见等。4.项目成果文件：正式的造价咨询报告、成果文件审核表、交付记录等。5.项目相关的财务资料：费用报销凭证、收费发票、成本核算资料等。6.其他与造价业务相关的文件资料，如市场调研资料、行业动态信息等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期收集本部门在业务活动中产生的档案资料，确保档案收集的及时性和完整性。2.对于重要项目或紧急项目，应在项目完成后及时整理并移交档案，不得拖延。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。4.对于电子文件，应确保其格式通用、内容可读，并按照规定进行命名和存储，与相应的纸质文件建立关联。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于档案的保管、查阅和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般可分为项目档案、行政管理档案、业务管理档案、财务档案等大类，再根据具体情况细分小类。例如，项目档案可按照项目名称进一步细分，行政管理档案可分为文件类、会议类、人事类等。2.编号：对每一份档案进行编号，以便于识别和管理。编号应具有唯一性和系统性，可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。例如，项目档案编号可按照"项目编号档案类别代码顺序号"的格式编制。3.编目：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印或书写清晰，一式多份，分别用于档案管理部门留存、提供利用等。4.装订：对纸张较多、较厚的档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件内容。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放方式1.按照档案分类编号顺序，将档案存放在档案密集架或档案柜中，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，并有明显的标识。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。如单位重大项目的造价咨询报告、长期保存的财务档案等。2.定期保管：分为30年和10年两种。定期保管的档案主要是在一定时期内对单位工作有查考利用价值的文件材料。例如，一般性项目的造价文件、短期的业务往来信函等可保管10年；重要项目的阶段性资料、中期的财务报表等可保管30年。（四）档案清查与盘点1.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的实际数量与档案目录记录一致，档案实体无损坏、丢失等情况。2.清查盘点工作每年至少进行一次，由综合管理部门组织，各部门兼职档案员配合。清查盘点结束后，应形成清查报告，对发现的问题及时进行处理。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即查明原因，采取补救措施，并向上级领导报告。同时，对相关责任人进行责任追究。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和单位的档案管理制度，确保档案利用工作的合法性、规范性。2.在保证档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为单位业务发展、内部管理和外部服务提供支持。3.档案利用应遵循"先批准、后查阅"的原则，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅：单位内部员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制部分档案内容，应经档案管理部门负责人批准。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，除填写《档案查阅申请表》外，还需经单位分管领导批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，确保档案归还时完好无损。3.出具证明：外单位因工作需要要求本单位出具档案证明的，应持单位介绍信或相关证明文件，经单位分管领导批准后，由综合管理部门根据档案内容如实出具证明，并加盖单位公章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、档案名称及编号、归还日期等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析。通过对档案利用情况的分析，可以了解档案的利用需求和规律，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各业务部门负责人、档案管理人员等。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。2.档案鉴定工作应定期进行，一般每[X]年开展一次。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行全面审查。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可考虑予以销毁；对于仍有一定利用价值的档案，应继续保存。2.审查档案的内容是否涉及国家机密、商业秘密等敏感信息，对于涉及敏感信息的档案，应按照相关保密规定进行处理，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单，清单应包括档案名称、编号、保管期限、销毁原因等详细信息。2.将销毁清单报单位分管领导审批，经批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在销毁记录上签字，注明销毁日期、地点、方式等信息。4.销毁记录应与销毁清单一并归档保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案信息的共享和协同办公，为单位内部各部门提供便捷的档案服务，促进业务工作的开展。3.确保档案信息化系统的安全性和稳定性，保障档案信息的安全可靠，防止信息泄露和数据丢失。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为通用格式，如PDF等。2.在数字化过程中，应建立准确的索引关系，将电子文件与相应的纸质档案进行关联，方便查询和利用。同时，对电子文件进行命名和分类，使其符合档案管理的要求。3.对数字化后的档案进行质量检查，确保图像清晰、完整，索引准确无误。对于不符合质量要求的扫描图像，应及时进行重新扫描处理。（三）信息化系统功能1.档案录入与管理：实现档案信息的在线录入、编辑、修改、删除等功能，方便档案管理人员对档案进行日常维护和管理。同时，系统应具备自动编号、分类存储、权限控制等功能，确保档案信息的规范性和安全性。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速准确地查找所需档案信息。检索结果应显示档案的基本信息、存储位置、利用记录等详细内容。3.借阅管理：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节。系统应自动记录借阅信息，提醒借阅人员按时归还档案，并对逾期未还的情况进行预警。4.统计分析：对档案的利用情况、保管期限、类别分布等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。例如，统计不同部门的档案利用频率，分析各类档案的利用率变化趋势等。5.安全管理：设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。同时，采用数据加密、备份恢复、安全审计等技术手段，保障档案信息化系统的安全稳定运行。（四）数据备份与恢复1.定期对档案信息化系统中的数据进行备份，备份周期应根据数据量和重要程度确定，一般每周或每月进行一次全量备份，每天进行增量备份。2.备份数据应存储在异地的存储设备上，确保在本地数据出现故障时能够及时恢复。同时，定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据的可用性。3.制定数据恢复应急预案，在系统出现故障或数据丢失等情况时，能够迅速启动应急响应机制，按照预定的恢复流程进行数据恢复，确保档案业务的正常开展。八、档案管理的监督与检查（一）监督检查机制1.综合管理部门负责对本单位档案管理工作进行日常监督检查，定期对各部门档案管理情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。2.建立档案管理工作考核制度，将档案管理工作纳入单位绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的部门和个人进行通报批评，并责令限期整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况：检查各部门是否严格按照本制度的要求开展档案管理工作，档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节是否符合规定流程。2.档案资料的完整性和准确性：检查档案资料是否齐全、完整，内容是否真实、准确，签字盖章等手续是否完备。3.档案保管条件：检查档案库房的环境条件是否符合要求，档案存放是否规范，设施设备是否正常运行。4.档案信息化管理情况：检查档案信息化系统的建设和运行情况，数据录入是否及时、准确，系统功能是否正常使用，数据备份与安全管理是否到位。5.档案利用服务质量：检查档案查阅、借阅等利用服务是否便捷高效，是否满足用户需求，利用登记是否规范。（三）问题整改1.