运输公司台账管理制度

运输公司台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司运输业务管理，规范台账记录，确保运输信息准确、完整、可追溯，提高运输效率和服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有运输业务台账的建立、记录、保管和使用。（三）基本原则1.真实性原则：台账记录应如实反映运输业务的实际情况，不得虚报、瞒报。2.完整性原则：涵盖运输业务的各个环节，包括车辆信息、货物信息、运输任务安排、运输过程跟踪、费用结算等，确保无遗漏。3.及时性原则：各项运输业务信息应在规定时间内准确记录，保证台账的时效性。4.规范性原则：统一台账格式、记录方法和数据标准，确保台账的规范性和一致性。二、台账分类及内容（一）车辆台账1.车辆基本信息车辆型号、车牌号、车架号、发动机号等。购置时间、购置价格、车辆原值、累计折旧等财务信息。车辆技术参数，如载重、容积、轴距等。2.车辆档案车辆行驶证、驾驶证、营运证等证件复印件。车辆定期维护保养记录，包括保养时间、保养项目、更换零部件等。车辆维修记录，包括维修时间、故障原因、维修费用、维修单位等。3.车辆保险信息交强险、商业险的保险期限、保险金额、保险公司等。车辆事故记录，包括事故时间、地点、事故经过、责任认定、理赔情况等。（二）货物台账1.货物基本信息货物名称、规格、型号、数量、重量、体积等。货物性质，如普通货物、危险货物、贵重货物等。2.托运信息托运单位名称、联系人、联系方式、地址等。收货单位名称、联系人、联系方式、地址等。托运时间、预计到货时间、运输价格、运输方式等。3.货物运输记录装车时间、装车地点、卸车时间、卸车地点。运输过程中的货物状态记录，如是否有损坏、丢失等情况及处理结果。（三）运输任务台账1.任务下达信息任务编号、任务来源（客户订单、内部调度等）。运输任务要求，包括货物运输起止地点、运输时间要求、运输质量要求等。2.车辆调度安排调度时间、调度车辆车牌号、驾驶员姓名。车辆分配原则及依据说明。3.任务执行情况跟踪车辆出发时间、到达时间、行驶里程。运输过程中的异常情况及处理措施，如交通拥堵、车辆故障等。（四）费用台账1.运输费用明细运费收入，按运输任务分别记录应收运费金额、实收运费金额及差异原因。运输成本，包括车辆燃油费、过路费、过桥费、车辆折旧费、驾驶员薪酬、车辆维修保养费、保险费等各项成本支出明细。2.费用结算记录与托运方的结算时间、结算方式、结算金额。与供应商（如加油站、维修厂等）的结算时间、结算方式、结算金额。（五）驾驶员台账1.驾驶员基本信息姓名、性别、年龄、身份证号、联系方式。驾驶证准驾车型、初次领证时间、有效期。从业资格证编号、有效期、发证机关等。2.驾驶员档案安全驾驶记录，包括违章次数、事故记录等。培训记录，包括参加公司组织的安全培训、业务培训时间及内容。健康状况记录，如定期体检结果等。3.驾驶员绩效记录月度、年度运输任务完成情况，包括运输趟数、运输里程、货物完好率等指标。客户满意度评价，记录托运方对驾驶员服务质量的反馈意见及评价得分。三、台账建立与记录（一）台账建立1.由专人负责台账的建立工作，确保台账的格式规范、内容完整。2.根据不同类型的台账，确定相应的信息收集渠道和责任人，保证信息的准确获取。（二）记录要求1.台账记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得随意涂改。如确需修改，应在原记录上划一条横线，在其上方填写正确内容，并加盖修改人印章或签名。2.记录内容应详细、准确，按照规定的时间顺序和格式进行记录。对于运输业务中的重要事项，如车辆故障、货物损坏等，应详细记录事件发生的过程、处理措施及结果。3.每日运输业务结束后，相关责任人应及时将当天的运输信息录入台账，确保台账的及时性和准确性。四、台账保管（一）保管方式1.台账应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质台账应分类装订成册，建立档案盒进行存放；电子台账应进行备份存储，存储介质可选用移动硬盘、光盘等，并定期进行数据检查，确保数据的完整性和可读性。2.设立专门的台账保管室或档案柜，确保保管环境安全、干燥、通风，防止台账受潮、发霉、虫蛀等损坏。（二）保管期限1.车辆台账、驾驶员台账等涉及公司资产和人员信息的台账，保管期限为长期。2.货物台账、运输任务台账、费用台账等与运输业务直接相关的台账，保管期限为自运输任务完成之日起[X]年。（三）台账查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅台账时，应填写《台账查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人审批后，方可到台账保管处查阅。查阅过程中，应在台账保管人员的监督下进行，不得擅自复印、拍照或更改台账内容。2.因特殊情况需要借阅台账的，需填写《台账借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，并经公司分管领导审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管台账，不得转借他人，确保台账按时归还。归还时，台账保管人员应对台账进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。五、台账更新与维护（一）定期更新1.每月末，对车辆台账、驾驶员台账进行全面更新，包括车辆和驾驶员的基本信息变更、运输任务完成情况统计、绩效数据更新等。2.每季度末，对货物台账、运输任务台账进行集中梳理和更新，确保运输业务信息的准确性和完整性。（二）动态维护1.对于运输过程中发生的各类变更事项，如车辆维修、驾驶员变动、货物信息调整等，相关责任人应在变更发生后的[X]个工作日内，及时对相应台账进行更新维护。2.定期对台账数据进行核对和分析，发现问题及时查找原因并进行纠正。如发现台账数据与实际业务情况不符，应追溯相关业务记录，核实差异原因，并采取相应的调整措施。六、台账监督与考核（一）监督机制1.公司设立台账管理监督小组，由公司管理层、财务部门、运营部门等相关人员组成，定期对台账管理工作进行检查和监督。2.监督小组应重点检查台账记录的真实性、完整性、及时性和规范性，以及台账保管、更新维护等工作的执行情况。对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核办法1.将台账管理工作纳入各部门和相关责任人的绩效考核体系，制定明确的考核指标和评分标准。2.考核指标包括台账记录准确性、更新及时性、保管规范性、查阅借阅管理等方面。根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对未达标的部门和个人进行相应的处罚。具体考核办法如下：台账记录准确性：台账记录与实际运输业务情况完全相符，得[X]分；每发现一处记录错误，扣[X]分。更新及时性：按照规定时间及时更新台账，得[X]分；每逾期一次更新，扣[X]分。保管规范性：台账保管符合要求，无损坏、丢失等情况，得[X]分；出现台账保管不善问题，酌情扣分。查阅借阅管理