供应商制度管理制度

供应商制度管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司与供应商之间的合作关系，确保采购活动的顺利进行，保证所采购物资和服务的质量，降低采购成本，提高公司整体运营效率，实现与供应商的互利共赢。2.适用范围本制度适用于公司所有与供应商相关的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则公平公正原则：在供应商选择、采购合同签订、执行及评估等环节，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会。质量优先原则：优先选择能够提供高质量产品和服务的供应商，以保障公司产品质量和生产运营的稳定性。诚实守信原则：公司与供应商应诚实守信，履行合同约定，维护双方的良好合作关系。合作共赢原则：通过与供应商建立长期稳定的合作关系，实现双方在成本、质量、技术、服务等方面的共同提升和发展。二、供应商选择与准入1.供应商信息收集采购部门应通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户反馈等。建立供应商信息库，对收集到的供应商信息进行整理和归档，信息内容应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.供应商筛选采购部门根据采购需求和公司标准，对供应商信息库中的供应商进行初步筛选。筛选标准可包括供应商资质、生产能力、产品质量、价格竞争力、信誉等方面。对于初步筛选合格的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、物流配送能力、售后服务等，以进一步了解供应商的实际情况。3.供应商评估采购部门会同质量控制部门、技术部门等相关部门，对实地考察后的供应商进行综合评估。评估指标可包括质量、价格、交货期、服务、技术能力、环保等方面，并根据重要性赋予不同的权重。根据评估结果，对供应商进行打分排序，选择得分较高的供应商作为潜在合作对象。4.供应商准入审批采购部门将潜在合作供应商的评估报告及相关资料提交给公司管理层进行审批。审批通过后，该供应商方可进入公司合格供应商名录。对于新准入的供应商，采购部门应与其签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。三、采购合同管理1.合同签订采购部门根据审批通过的供应商名录，与选定的供应商签订采购合同。合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、准确、完整。合同条款应包括但不限于采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购部门应严格审核合同条款，确保合同符合公司利益和法律法规要求。2.合同执行采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交货。如因特殊原因需要变更交货期或交货地点等，供应商应提前通知采购部门，并经采购部门书面同意。采购部门应及时对到货物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量等方面，确保与合同约定相符。如发现物资存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购部门应及时通知供应商处理。3.合同变更在采购合同执行过程中，如因市场变化、产品规格调整、不可抗力等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等事项，并经双方签字盖章确认。采购部门应将合同变更协议及时归档保存。4.合同终止采购合同履行完毕后，双方应按照合同约定办理结算手续，合同自行终止。如因供应商违约或其他原因导致合同提前终止，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施减少公司损失。四、供应商质量管理1.质量协议签订采购部门在与供应商签订采购合同的同时，应与其签订质量协议。质量协议应明确双方的质量责任和义务，包括产品质量标准、检验方法、验收程序、不合格品处理等内容。质量协议应作为采购合同的附件，与采购合同具有同等法律效力。2.供应商质量辅导采购部门应定期对供应商进行质量辅导，帮助供应商提高质量管理水平。质量辅导内容可包括质量管理体系建设、质量控制方法、质量改进措施等方面。采购部门可邀请公司内部的质量专家或第三方机构对供应商进行质量培训和指导，提高供应商的质量意识和能力。3.质量检验与验收公司质量控制部门应按照质量协议和相关标准对采购物资进行检验和验收。检验和验收内容包括物资的外观、尺寸、性能、质量证明文件等方面，确保物资符合质量要求。对于重要物资或关键工序的采购，质量控制部门可采取驻厂检验、抽检等方式进行质量监控，确保物资质量稳定可靠。如发现采购物资存在质量问题，质量控制部门应及时通知采购部门，并按照不合格品处理程序进行处理。采购部门应与供应商协商解决质量问题，如退货、换货、补货、降价等，确保公司利益不受损失。4.质量改进采购部门应定期对供应商的质量表现进行评估和分析，总结质量问题和改进机会，与供应商共同制定质量改进措施，并跟踪改进效果。对于质量表现优秀的供应商，公司可给予适当的奖励和表彰，激励供应商持续提高产品质量和服务水平。对于质量问题严重且整改不力的供应商，公司可采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施，以维护公司的质量安全和利益。五、供应商交货管理1.交货计划制定采购部门应根据生产计划和库存情况，与供应商共同制定交货计划。交货计划应明确交货时间、交货数量、交货地点等内容，并确保供应商能够按时、按质、按量交货。采购部门应提前将交货计划通知供应商，以便供应商做好生产和发货准备。2.交货跟踪与提醒采购部门应跟踪供应商的交货情况，及时掌握物资的运输进度和预计到达时间。如发现供应商可能无法按时交货，采购部门应及时与供应商沟通协调，了解原因，并采取相应的措施。采购部门可通过电话、邮件、短信等方式对供应商进行交货提醒，确保供应商按时履行交货义务。3.交货验收物资到货后，采购部门应及时通知质量控制部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量等方面，确保与采购合同和质量协议约定相符。如验收合格，采购部门应及时办理入库手续；如验收不合格，采购部门应按照不合格品处理程序进行处理，并与供应商协商解决问题。4.逾期交货处理如供应商未能按时交货，采购部门应及时与供应商沟通，了解逾期原因。如因供应商自身原因导致逾期交货，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，如扣除违约金、暂停合作等。如逾期交货对公司生产经营造成严重影响，采购部门应及时向上级领导汇报，并采取相应的应急措施，如调整生产计划、寻找替代供应商等，以减少公司损失。六、供应商价格管理1.价格调研与分析采购部门应定期对市场价格进行调研和分析，了解同类物资或服务的价格水平和价格走势，为采购谈判提供参考依据。采购部门可通过网络搜索、行业报告、市场调研机构、供应商报价等方式获取价格信息，并对价格信息进行整理和分析。2.采购谈判采购部门在与供应商进行采购谈判时，应根据价格调研结果和公司采购策略，与供应商协商确定合理的采购价格。采购谈判应遵循公平公正、互利共赢的原则，争取获得最优的采购价格。采购部门应在谈判前充分准备，明确谈判目标和底线，并制定谈判策略。谈判过程中，采购部门应灵活应对，根据供应商的报价和谈判态度，适时调整谈判策略，确保达成双方都能接受的价格协议。3.价格调整在采购合同执行过程中，如因市场价格波动、原材料价格变化、产品规格调整等原因需要调整采购价格，采购部门应及时与供应商协商，并签订价格调整协议。价格调整协议应明确调整的原因、价格调整幅度、调整时间等事项，并经双方签字盖章确认。采购部门应将价格调整协议及时归档保存。4.价格评估与监控采购部门应定期对采购价格进行评估和监控，对比不同供应商的价格水平和价格走势，分析采购价格的合理性和成本效益情况。如发现采购价格过高或存在不合理情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，寻求降低价格的途径；如确实无法降低价格，采购部门应向上级领导汇报，评估对公司成本和利润的影响，并采取相应的措施。七、供应商付款管理1.付款政策制定公司财务部门应根据公司经营情况和资金状况，制定供应商付款政策。付款政策应明确付款方式、付款期限、信用额度等内容，并确保符合公司利益和法律法规要求。付款政策应经公司管理层审批后执行，并向供应商公布。2.付款申请与审批采购部门应在收到供应商的发票和送货单等相关凭证后，及时核对物资的数量、规格、质量等情况，并填写付款申请单。付款申请单应包括供应商名称、采购合同编号、付款金额、付款方式、付款期限等内容。采购部门将付款申请单提交给财务部门进行审核。财务部门应审核付款申请单的真实性、准确性和完整性，以及采购合同的执行情况和供应商的信用状况等。审核通过后，财务部门将付款申请单提交给公司管理层进行审批。公司管理层根据付款政策和资金状况对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照审批结果安排付款。3.付款执行财务部门应按照付款审批结果及时安排付款。付款方式可包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等，具体付款方式应根据公司与供应商的约定执行。财务部门在付款后，应及时将付款凭证复印件提供给采购部门，采购部门应将付款凭证与采购合同等相关资料一并归档保存。4.逾期付款管理如因公司资金紧张等原因需要延迟付款，采购部门应及时与供应商沟通协商，争取供应商的理解和支持。采购部门应向供应商说明延迟付款的原因和预计付款时间，并承诺按照合同约定支付逾期利息。如供应商同意延迟付款，采购部门应与供应商签订延迟付款协议，并将协议及时归档保存。公司应尽量避免逾期付款情况的发生，维护与供应商的良好合作关系。如因逾期付款给供应商造成损失，公司应承担相应的赔偿责任。八、供应商绩效评估1.评估指标设定采购部门会同相关部门，根据公司采购目标和供应商管理要求，设定供应商绩效评估指标。评估指标应包括质量、价格、交货期、服务、技术能力、环保等方面，并根据重要性赋予不同的权重。质量指标可包括产品合格率、退货率、质量投诉率等；价格指标可包括采购价格合理性、价格下降率等；交货期指标可包括按时交货率、交货延迟率等；服务指标可包括售后服务响应时间、服务满意度等；技术能力指标可包括新产品开发能力、技术支持能力等；环保指标可包括环保措施执行情况、污染物排放达标情况等。2.评估周期与方式供应商绩效评估周期可根据实际情况设定，一般为季度或年度。采购部门负责组织供应商绩效评估工作，评估方式可包括数据统计分析、问卷调查、现场评估、供应商自评等多种方式相结合。采购部门应收集和整理供应商的相关数据和信息，并按照评估指标进行打分和排名。3.评估结果反馈与沟通采购部门应将供应商绩效评估结果及时反馈给供应商，并与供应商进行沟通，共同分析评估结果，查找存在的问题和改进机会。对于绩效评估结果优秀的供应商，采购部门应给予表扬和奖励，并在采购订单分配、合作机会等方面给予优先考虑；对于绩效评估结果较差的供应商，采购部门应提出整改意见和要求，督促供应商采取措施改进绩效。4.改进措施制定与跟踪供应商应根据采购部门反馈的绩效评估结果，制定具体的改进措施，并提交给采购部门。改进措施应明确改进目标、改进方法、责任人、改进时间等内容，并具有可操作性。采购部门应跟踪供应商改进措施的执行情况，定期对供应商的改进效果进行评估和验证。如供应商的改进措施取得明显成效，采购部门可适当放宽对供应商的要求；如供应商未能按照要求改进绩效，采购部门可采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。九、供应商关系维护1.定期沟通与交流采购部门应定期与供应商进行沟通与交流，了解供应商的生产经营情况、市场动态、产品研发等方面的信息，同时向供应商介绍公司的采购需求、质量要求、政策变化等情况，增进双方的了解和信任。沟通与交流方式可包括电话、邮件、会议、实地拜访等多种形式。采购部门应根据实际情况选择合适的沟通方式，并确保沟通的及时、准确和有效。2.合作项目推进采购部门应与供应商共同推进合作项目的实施，协调解决项目实施过程中遇到的问题和困难，确保项目顺利进行。在合作项目推进过程中，采购部门应与供应商保持密切联系，及时了解项目进展情况，对项目进度、质量、成本等方面进行监控和管理。如发现问题，采购部门应及时与供应商协商解决，确保项目目标的实现。3.投诉与纠纷处理公司或供应商如对合作过程中的某些事项存在疑问或不满，可向对方提出投诉。采购部门应及时受理投诉，并进行调查和处理，确保投诉得到妥善解决。对于供应商的投诉，采购部门应认真对待，及时了解供应商的诉求，并按照公司相关规定和合同约定进行处理。处理结果应及时反馈给供应商，确保供应商满意。如双方在合作过程中发生纠纷，采购部门应积极协调双方进行沟通和协商，寻求解决方案。如协商不成，可根据合同约定或相关法律法规，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。4.战略合作关系建立对于长期合作且绩效优秀的供应商，公司可考虑与其建立战略合作