借支款冲账管理制度

借支款冲账管理制度一、总则（一）目的为规范公司借支款的管理，确保借支款项及时、准确冲账，加强财务管理，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务需要借支款项的冲账管理。（三）基本原则1.前款不清，后款不借：员工在未结清前次借支款的情况下，不得再次借支。2.专款专用：借支款项必须用于预先申请的特定公务用途，不得挪作他用。3.及时冲账：借支事项完成后，应在规定时间内办理冲账手续，结清借支款项。二、借支款申请（一）借支事由员工因公务需要借支款项，应详细说明借支事由，如业务招待、差旅费、办公用品采购、设备维修等。借支事由应真实、合理、与工作相关。（二）借支金额借支金额应根据实际公务需求合理确定，不得虚报、多报。对于大额借支（具体金额标准由公司另行规定），需提前提交详细的费用预算和资金使用计划。（三）申请流程1.填写借支申请单：员工应填写《借支申请单》，注明借支事由、借支金额、预计还款日期等信息，并签字确认。2.部门负责人审批：部门负责人对借支事项的真实性、合理性进行审核，签署审批意见。3.财务审核：财务部门对借支申请进行财务审核，重点审核借支金额是否合理、是否符合公司财务规定等。如审核通过，财务负责人签字确认。4.总经理审批：根据公司规定，超过一定金额的借支申请需经总经理审批。总经理对借支申请进行最终审批，决定是否批准借支。（四）特殊情况处理如遇紧急公务需要借支款项，且无法按照正常流程提前申请的，员工应在借支后及时补办申请手续，并向相关领导说明情况。三、借支款发放（一）发放方式借支申请经批准后，财务部门根据审批意见办理借支款发放手续。借支款原则上以现金形式发放，特殊情况（如借款金额较大、支付对象要求转账等）可通过银行转账方式发放。（二）发放时间借支款发放时间应在借支申请批准后的[x]个工作日内完成，确保员工能够及时拿到借支款项，满足公务需求。四、借支款使用（一）专款专用员工必须按照借支申请单上注明的用途使用借支款项，不得擅自改变用途。如因特殊情况需要变更用途的，应提前向原审批领导申请，经批准后方可变更。（二）费用控制员工在使用借支款项时，应严格控制费用支出，确保费用支出合理、合规。对于超过借支金额的费用，应提前申请追加借支或自行垫付。（三）报销凭证收集员工在借支事项完成后，应及时收集相关报销凭证，如发票、收据、清单等。报销凭证应真实、合法、有效，且与借支事项相关。五、借支款冲账（一）冲账期限1.一般情况下，员工应在借支事项完成后的[x]个工作日内办理冲账手续。2.对于差旅费借支，应在出差返回后的[x]个工作日内办理冲账手续。3.对于业务招待费借支，应在招待活动结束后的[x]个工作日内办理冲账手续。（二）冲账流程1.整理报销凭证：员工将收集到的报销凭证进行整理、粘贴，确保凭证整齐、规范。2.填写报销单：员工填写《费用报销单》，将借支款相关信息填写完整，并注明本次报销金额、冲账金额等。3.部门负责人审核：部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行再次审核，签署审批意见。4.财务审核：财务部门对报销凭证和报销单进行详细审核，重点审核凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额的准确性，借支款冲账情况等。如审核通过，财务负责人签字确认。5.总经理审批：根据公司规定，超过一定金额的报销申请需经总经理审批。总经理对报销申请进行最终审批，决定是否批准报销。6.冲账处理：财务部门根据审批意见办理借支款冲账手续。如报销金额大于借支金额，补足差额；如报销金额小于借支金额，收回差额。（三）冲账方式1.现金冲账：对于以现金形式借支的款项，如报销金额小于借支金额，财务部门收回多余现金，并开具收款收据；如报销金额大于借支金额，补足差额现金。2.银行转账冲账：对于以银行转账形式借支的款项，财务部门通过银行转账方式进行冲账处理，将报销金额与借支金额的差额在员工银行账户之间进行划转。六、逾期未冲账处理（一）提醒通知财务部门在借支款冲账期限届满前，对逾期未冲账的员工进行提醒通知，告知其应及时办理冲账手续。（二）逾期费用计算如员工逾期未办理冲账手续，自逾期之日起，按照公司规定的逾期利率（一般为每日[x%]）计算逾期费用。逾期费用由员工个人承担，并从其工资或其他应付款项中扣除。（三）限制借支对于逾期未冲账的员工，在未结清借支款项及逾期费用前，限制其再次借支款项。（四）其他措施如员工逾期未冲账情况严重，且经多次提醒仍未办理冲账手续的，公司将采取进一步措施，如暂停其工作、扣除绩效奖金、通过法律途径追讨借支款项等。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对借支款冲账情况进行审计检查，核实借支款项的用途、金额、冲账情况等是否符合本制度规定。（二）财务监督财务部门应加强对借支款冲账的日常监督，对发现的问题及时进行处理，并定期向公司领导汇报借支款管理情况。（三）违规处理对于违反本制度规定的借支款冲账行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。对于因违规行为给公司造成损失的，相关责任人应承担赔偿责任。八、附则（一）制度解