餐饮公司釆购管理制度

餐饮公司釆购管理制度一、总则1.目的为规范餐饮公司采购工作流程，确保采购的食品原料、物品等符合质量要求，降低采购成本，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于餐饮公司所有采购活动，包括食品原料、厨房设备、餐具、办公用品等各类物资的采购。3.采购原则质量第一原则：所采购的物资必须符合国家相关标准和餐饮行业要求，确保食品安全和质量。性价比原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判，获取最优的价格和服务，降低采购成本。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。及时供应原则：根据公司经营需求，及时采购物资，确保供应的连续性。二、采购组织与职责1.采购部门负责制定采购计划，根据公司经营情况和库存状况，合理安排采购数量和时间。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护良好的合作关系。执行采购任务，与供应商进行谈判、签订采购合同，并跟进合同执行情况。负责采购物资的质量检验和验收工作，确保所采购物资符合要求。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。2.使用部门根据本部门实际需求，及时向采购部门提交物资采购申请。参与采购物资的质量检验和验收工作，提供专业意见和建议。协助采购部门对供应商进行评估和管理。3.财务部门审核采购合同，确保合同条款符合财务规定。负责采购资金的预算安排和支付审核，确保资金使用合理、安全。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。4.质量管理部门制定采购物资的质量标准和验收规范。参与采购物资的质量检验和验收工作，对不合格物资提出处理意见。监督采购过程中的质量管理情况，确保采购物资符合质量要求。三、采购流程1.采购申请使用部门根据经营需求和库存情况，填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求日期等信息。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对申请内容进行审核。对于金额较大或重要物资的采购申请，需提交公司管理层审批。审批通过后，采购部门开始执行采购任务。3.供应商选择与评估采购人员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。实地考察部分供应商，了解其生产经营状况和管理水平。根据评估结果，选择合适的供应商建立合作关系，并将供应商信息录入供应商档案。4.采购谈判与合同签订采购人员与选定的供应商就采购物资的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行谈判。谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的合法性和规范性。采购合同经公司相关部门审核后生效，并由采购部门负责跟踪合同执行情况。5.采购执行采购人员按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，明确物资的规格、数量、交货时间、交货地点等信息。跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，确保物资按时、按质、按量供应。如遇供应商交货延迟、质量问题等异常情况，及时与供应商协商解决，并采取相应的措施减少对公司经营的影响。6.验收采购物资到货前，采购部门通知质量管理部门、使用部门等相关人员做好验收准备。物资到货后，由质量管理部门、使用部门等组成验收小组，按照质量标准和验收规范对物资进行验收。验收合格的物资，填写《验收单》，办理入库手续；验收不合格的物资，及时与供应商联系退换货事宜，并做好记录。7.付款采购物资验收合格且发票收到后，采购部门填写《付款申请单》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证。《付款申请单》经采购部门负责人、财务部门审核、公司管理层审批后，由财务部门办理付款手续。财务部门按照合同约定的付款方式和期限，及时支付货款，确保公司信誉。四、采购预算管理1.预算编制采购部门根据公司年度经营计划和实际需求，编制年度采购预算。年度采购预算应明确各类物资的采购金额、采购时间等，并分解到季度和月度。采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、库存状况等因素，确保预算的合理性和准确性。2.预算执行与控制采购部门严格按照采购预算执行采购任务，控制采购成本。如遇特殊情况需要调整采购预算，应提前提交预算调整申请，说明调整原因和金额，经公司管理层审批后执行。财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。五、供应商管理1.供应商开发采购部门定期收集供应商信息，建立供应商资源库。根据公司采购需求，从供应商资源库中筛选潜在供应商，并进行实地考察和评估。对于符合要求的供应商，与其建立联系，洽谈合作事宜。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。采用定量和定性相结合的评估方法，对供应商进行综合评分。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.供应商激励与淘汰对于优秀供应商，给予一定的奖励措施，如优先合作、增加采购量等。对于不合格供应商，及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，予以淘汰。定期对供应商进行重新评估，调整供应商分类，确保供应商队伍的质量和稳定性。六、采购风险管理1.风险识别采购部门对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、交货延迟风险等。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。3.风险应对措施针对不同等级的风险，制定相应的应对措施。对于市场价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对。对于供应商违约风险，加强对供应商的管理和监督，增加备用供应商。对于质量风险，加强质量检验和验收工作，建立质量追溯体系。对于交货延迟风险，提前与供应商沟通，合理安排采购计划，预留缓冲时间。七、采购监督与审计1.内部监督公司内部设立监督部门，对采购活动进行定期监督检查。监督内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购物资的质量和价格等方面。对于监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.审计监督定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、