公司电话卡管理制度

公司电话卡管理制度一、总则（一）目的为了加强公司电话卡的管理，规范电话卡的使用行为，保障公司通讯业务的正常开展，降低通讯成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及电信运营商的规定，确保电话卡使用合法合规。2.节约性原则：倡导节约使用通讯资源，避免浪费，合理控制通讯费用支出。3.实名制原则：所有电话卡均需实名登记，确保使用人身份可追溯。二、电话卡的申请与发放（一）申请流程1.员工因工作需要申请电话卡，需填写《电话卡申请表》，详细说明申请原因、预计使用量等信息。2.申请表经部门负责人审核，确认确因工作需要后签字批准。3.将审核通过的申请表提交至人事部门。（二）发放标准1.根据员工工作岗位和业务需求，确定电话卡的发放类型（如移动、联通、电信）及套餐标准。2.一般情况下，销售岗位、经常需要外出联系客户的岗位可配备较高套餐额度的电话卡；行政、后勤等岗位根据实际工作需要配备相应合适套餐的电话卡。（三）发放流程人事部门收到申请表后，根据审批意见，统一向电信运营商申请办理电话卡。电话卡办理完成后，由人事部门通知员工领取，并做好发放记录。三、电话卡的使用规范（一）工作用途1.电话卡仅限员工本人用于公司业务相关的通讯联络，不得转借他人使用。2.主要用于与客户沟通、业务洽谈、工作协调、信息传递等工作场景。（二）费用报销1.员工应按照公司规定的报销流程，凭电话卡消费发票申请通讯费用报销。2.报销金额应与电话卡套餐内包含的费用及公司补贴标准相符，超出部分原则上不予报销（特殊情况经审批除外）。3.员工需确保报销发票的真实性、合法性，如有虚假报销行为，将按照公司相关规定严肃处理。（三）禁止行为1.禁止利用公司电话卡从事个人营利活动，如拨打私人长途电话、发送私人短信等。2.禁止使用电话卡进行违法违规、损害公司利益的行为，如骚扰他人、传播不良信息等。3.未经许可，不得擅自更改电话卡套餐内容或进行其他影响费用的操作。四、电话卡的费用管理（一）套餐管理1.人事部门定期与电信运营商沟通，了解电话卡套餐使用情况，根据公司业务发展和员工通讯需求变化，适时调整套餐内容，确保费用合理。2.对于因业务调整导致电话卡套餐使用量明显低于或高于原套餐标准的情况，人事部门应及时评估并提出调整建议。（二）费用监控1.财务部门每月对公司电话卡费用进行统计分析，监控费用支出情况，如发现异常高额费用，及时通知人事部门进行调查。2.人事部门负责对费用异常的电话卡使用情况进行核实，查明原因，如属员工个人违规使用导致，责令其整改并按规定处理。（三）成本控制1.鼓励员工合理使用通讯资源，倡导采用电子邮件、即时通讯工具等低成本方式进行内部沟通，减少不必要的电话费用支出。2.对于长期通讯费用过高且无合理原因的员工，人事部门将与其沟通，必要时调整电话卡套餐或采取其他措施控制费用。五、电话卡的遗失与补办（一）遗失报告员工发现电话卡遗失后，应立即向人事部门报告，并说明遗失时间、地点等相关情况。（二）补办流程1.人事部门接到遗失报告后，核实情况属实，通知员工填写《电话卡补办申请表》。2.员工需在申请表中注明原电话卡号码、套餐情况等信息，并承诺承担因电话卡遗失可能产生的一切费用及风险。3.申请表经部门负责人审核签字后，提交至人事部门。4.人事部门统一向电信运营商申请补办电话卡，补办完成后通知员工领取，并更新相关记录。（三）费用承担电话卡补办费用原则上由员工个人承担。六、电话卡的停用与回收（一）停用情形1.员工离职、调岗不再需要使用公司电话卡时，应及时办理停用手续。2.电话卡出现损坏、丢失且无法补办，或因其他原因无法正常使用时，予以停用。（二）停用流程1.员工填写《电话卡停用申请表》，注明停用原因及电话卡号码等信息，经所在部门负责人审核签字后提交至人事部门。2.人事部门核实情况后，通知电信运营商办理电话卡停用手续，并做好相关记录。（三）回收处理1.对于停用的电话卡，人事部门负责回收。2.回收的电话卡如有可利用价值（如未使用完的话费余额等），由人事部门统一协调处理，处理结果报财务部门备案。七、监督与考核（一）监督检查1.人事部门定期对公司电话卡使用情况进行检查，包括电话卡是否实名使用、是否用于工作用途、费用报销是否合规等。2.财务部门负责对电话卡费用报销进行审核监督，确保费用支出符合公司规定。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用电话卡的员工，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.如因员工违规使用电话卡给公司造成经济损失的，公司有权要求其赔偿相应损失。3.对于多次违规或情节严重的员工，公司将按照相关规定解除劳动合同。（三）考核机制将电话卡使用管理情况纳入员工绩效考核体系，对严格遵守制度、通讯费用控制良好的员工给予适当奖励；对违反制度、造成不良影响的员工进行相应扣分处理，影响绩效考核结果。八、附则